こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。ニュースで流れるたびに、ドキッとする「情報漏洩」。顧客情報や機密情報など、取り扱いに注意しなくてはいけないデータやそれに関する業務のすべてに、社内でのアクセス制限がついているかと言えば、それはなかなか難しいことです。
しかしながら、万が一顧客情報が流出してしまったとなれば、損害賠償額は膨大になります。
このような情報漏洩の多くは、内部の人間によるPC操作が原因のことが多いのです。
そこで注目したいのが「PC監視ツール」の導入です。故意であれ、誤操作であれ、パソコンの操作を監視することで、多くの情報漏洩の芽を摘むことができるでしょう。
今回は、パソコン管理の具体的な内容とメリット、導入時の注意点について考えていきたいと思います。最後に、オススメのツールの紹介もしますので、ぜひ最後までお読みください。
具体的に何を監視するの？PC監視ツールでできること
PC監視ツールって、何をどのように監視しているのでしょう？使用するツールやシステムによって、多少の違いはありますが、代表的な項目を紹介します。
従業員のパソコンをトータルに管理
個々が使うパソコンのハード部分だけでなく、インストールされているソフト、IPアドレスなどについても、トータルに管理するのが「PC監視ツール」の機能のひとつです。
有償ソフトの多くは、それぞれの規約に則り利用する必要があります。それらのソフトのライセンスを、従業員が悪用している可能性もないとは言えません。それらのソフトが適切に使用されているかの確認は、コンプライアンスの観点からも軽視できない事柄です。また、ライセンス契約の規約を遵守することはもちろん、バージョン情報の管理・更新も見落としてはいけません。ソフトのバージョン更新を放置し、古いバージョンのまま使い続けることは、セキュリティ面などが脆弱な状態かもしれないからです。「パソコンにトラブルがあっては仕事にならない！」という業種がほとんどです。普段見過ごされがちなパソコンの適切な管理は、日々の業務を支える重要な業務と言えますね。
稼働しているハード、ソフトのログを記録
PCの稼働状況はもちろん、ソフトの稼働状況や操作ログを取得することができます。どのソフトを使って、何時から何時まで、どんな操作をしたかなど、ログとして保存。
ウェブブラウザへのアクセス履歴、USBデバイスや外付けハードディスクなどへの接続状況、ファイルやフォルダの変更履歴、キーボードへの打込み履歴など、具体的な作業を確認することができます。
キャプチャの取得と保存
個々のPC画面を、そのまま録画。キャプチャとして残すことで、具体的にどのような作業が行われていたのかをチェックすることができます。
PC監視ツール導入のメリット
監視ツールの導入により、得られるメリットについて紹介します。
不正な操作をキャッチ！情報セキュリティのマネジメント
不正な操作や外部機器へのアクセスなど、業務から逸脱した行為に素早く気づくことができます。
機密情報の漏洩だけでなく、重要項目の消去や破棄、書き換えなど、「信頼して任せている従業員が、このような不正を行うとは…」と信じられない気持ちにはなりますが、実際に起こっていることなので、やはり対策は必要です。
企業としては、怪しい行為を見つけ次第、未然に防ぎたいものです。監視ツールを使用しないと、問題が明るみに出てからしか気づくことができませんし、実際に起こってしまった時の対処も情報が少なければ後手に回ってしまうことになります。
どのような作業が行われたかのログを残すこと、不正と思われる作業にアラートが付くなど、PC監視ツールには様々な機能があります。使用しているパソコンに監視ツールが導入されていることを従業員が知っていれば、魔が差すこと自体を抑制することにもつながります。
サボり防止！実際の勤務時間を正しく把握
「テレワークなど上司や同僚の目がないと、ついついサボってしまう」という人は多いと思います。オフィスワークであっても、思わず手が止まってしまうタイミングや苦手な作業など、すべての業務がスムーズに進行できているとは限りません。
PC監視ツールがあれば、業務と関係のないソフトの使用やキーボードへの打込みなども、すべて管理者がチェックすることができます。
また、PCの起動時間やログイン情報から、勤務時間の把握にも役立ちます。従業員の申告する勤怠時間と乖離がある時も、客観的な証拠とすることもできます。
さらに、サビ残業や隠れ残業などによる時間外労働時間の超過についても、早めに対応でき、従業員の健康を守るメリットもあります。
生産性向上に役立つ情報の収集
従業員が実際にどのような手順で業務にあたっているのか、キャプチャと操作ログから、詳細に把握することができます。
「無駄な作業はないか」「もっと効率的な方法はないか」などを考える指標にすることも。
また、作業内容とその工数から、個々の能力を見極める助けにもなります。また、それらを踏まえて、適切なタスクの分配につなげることもできます。
ナレッジの共有や業務フローの見直しなど、今までデータとして蓄積してこなかった日々の業務が把握できるようになると、会社全体の生産性向上にも貢献できます。
外部協力会社などの作業や工数の管理
協力会社などの外部企業の従業員が使用するパソコンでも、監視ツールは能力を発揮します。不正な操作はないかの監視に加え、業務の工数管理も同時に行うことができます。セキュリティ管理のマネジメントだけでなく、報告された工数表から集計する手間も省くことができます。
外部からの攻撃検知にも！
社内の不正監視システムとして導入する企業が多いようですが、外部からの攻撃を未然に防止することにも役立ちます。
コンピュータウイルスやハッキングなどの入り口となるのは、不審なURLへのアクセスや外部機器との接続です。ネットワーク内に侵入された場合、必要なことは素早く検知することです。通常と異なる動作をキャッチすることができれば、被害が広がる前に対応することができるのです。
必要な情報共有の一部を自動化！より効率的に
このようなPC監視ツールや業務管理システムが登場する以前は、すべての共有事項は口頭か文書、メールやチャットに頼っていました。
例えば、タスクの進捗状況や滞っている作業など、部下からの報告を待つか、定期的にミーティングを行うか、上司がヒアリングするかなど、共有するにはそれなりの時間がかかってしまいます。
それらの共有事項は、ログを取得し、必要に応じ分析することで見えてくる内容が多く含まれています。
また、工数管理に関する日報について、いちいち記載していくより、データとしてそのまま管理者がチェックできれば、かなりの手間が省けます。
ミーティングなどの時間を、より有意義に活用することにもつながることでしょう。
PC監視ツール導入の問題点
「監視」というワードは、どことなく従業員のプライバシーを侵害するようなイメージがあるかもしれません。法律に抵触するような事例も無きにしも非ず。また、PC監視ツールの導入に、難色を示す従業員もいるかもしれません。
まずは問題点を洗い出し、どのような点に注意すべきかを考えていきましょう。
プライバシーの侵害になる？ならない？
管理者として職務に対して正しく履行されているかどうかを確認することは当然の権利です。しかしながら、「PCの中を覗くような行為は、行き過ぎなのでは？」という懸念も払拭できないのではないでしょうか？
平成13年12月3日、東京地裁で出された「監視の目的、手段及びその態様等を総合考慮し、監視される側に生じた不利益とを比較考量の上、社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り、プライバシー権の侵害となる」との判決が下っています。要するに「適正な範囲であれば、それはプライバシーの侵害には相当しない」ということです。
・業務時間内であること
・会社が業務のために貸与しているPCであること
この2点をクリアしているなら、法的に問われることはありません。
PC監視ツールの導入の具体的な手順
テレワークなどで、従業員自身が所有するPCを使用させる場合は、監視ツールの導入は不可と考えた方が賢明です。
当然ながら、プライベートな内容の電子文書やウェブブラウザの使用などを会社が監視することは、プライバシーの侵害にあたるのは確実でしょう。
また、会社から貸与するパソコンを用意し、いざ「PC監視ツールを導入」となった場合も、入社時や導入時に従業員に説明をし、承諾を得ることが、後々のトラブル回避につながります。
まずは、就業規則などで、PC監視ツールの運用方法やPC使用時の禁止事項、データの取扱い方法などを、きちんと明文化し、周知を進めましょう。
さらに、導入目的を明確にし、PC監視ツールで取得する情報や閲覧ルール、レポート内容やその開示範囲などの規定を作ることも大切です。管理者間の共有だけでなく、可能であれば従業員にも内容を提示することをオススメします。後になってから「そんなことまで監視されているなんて」や「自分の操作ログが、部長だけでなく課長にも共有されているなんて」など、従業員が「信頼されていない」と感じるようなことがあれば、当然その従業員のモチベーションは低下するでしょうし、離職の原因になるかもしれません。取得したログやキャプチャなどの情報の取扱いは、適正かつ最小限の範囲においての開示が望ましく、それぞれの組織の中でどう運用するのかは、予め話し合い、社内規定などに明記しておくようにしましょう。
ツールの選び方は？可視化できるかがポイントに！
「PC監視ツール」と言っても、多種多様なシステムが存在し、資料請求をするだけで疲れてしまうかもしれません。まずは、導入の目的を明確にすることで、自ずと選ぶべきシステムは絞ることができると思います。
「では、最終的にどのようなポイントに着目するのがいいか？」
それは、取得した情報の読み取りが「簡単か否か」ということに尽きると思います。
ただでさえ忙しい管理者の手を煩わせるようなシステムを導入しても、適切に活用できずにデータばかりが蓄積される事態になりかねません。
「膨大なデータを可視化して、直感的に把握することができること」または「詳細なデータから分析し、活用できる情報に昇華してくれること」ではないかと思います。
引き続き、PC監視ツールとしてオススメの業務管理システムを紹介します。
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
このようなツールを初めて導入するのであれば、初期投資無料、安心の月額制のシステムがオススメです。
アプリをダウンロードするだけで始められる「みえるクラウド ログ」は、大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供。
操作性の良さに加え、業務全体を可視化する業務管理システムとして、注目を集めています。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化(PC画面キャプチャ)
・会社や部署、プロジェクト、個々のタスク対応時間や内容の把握
個々のPCにインストールすることで、操作ログを記録。管理者が整理・管理がしやすいよう工夫されたダッシュボードも装備しています。また、可視化された情報をチェックすれば、業務内容はもちろん、なんのソフトをどれだけの時間使ったか、無駄な作業が入り込んでいないか、必要な確認作業が抜けていないかなど、詳細まで把握することができます。
管理者が理解することで、従業員を正しく評価することができるのも魅力。
さらに、「みえるクラウド ログ」なら、オンライン中だけでなく、オフラインでも操作ログを取得できます。PCの監視ツールとしても、最適な選択と言えるでしょう。
労働時間の正確な把握
PCの起動状況はすべて記録。起動回数や起動時間の算出により、タイムカードや勤怠打刻システムの代用としても利用できます。また、管理者は、テレワークを含む全従業員のログイン・ログオフ状態をリアルタイムに確認可能。手間のかかる労働時間や勤怠管理業務も、素早く正確に行うことができます。
安全安心のセキュリティ
操作履歴として「いつ、どこで、誰が、どのような操作したのか」など、詳細まで記録することができます。
誤操作や入力ミスだけでなく、情報漏洩や社内ルールの逸脱も、それらの記録がなければ気づくことさえできません。詳細なログと分析能力のおかげで、問題が大きくなる前に処理することができます。
テレワーク中の監視
在宅勤務中のサボり対策、または隠れ残業や休日勤務の把握にも、「みえるクラウド ログ」はオススメ。
時間外労働においても、労働時間超過になる前に管理者が気づくことができるので、法律遵守にも役立ちます。従業員の健康を守り、職場環境の改善にも、勤務時間の把握は重要な業務です。
タスク内容と対応時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、メンバーごとの対応時間を「見える化」できるのがポイント！
多面的なデータをもとに分析し、個々のタスクの最適化や業務内容の見直しが叶います。モチベーションアップだけでなく、組織全体の業績アップにつながります。
従業員のPCを監視するだけでなく、管理者にとって把握できることが格段に多くなります。タイムカードの打刻や日報の作成などの負担が軽減され、従業員にとっても便利なシステムと言えるでしょう。
「監視」というと少し気が引ける気もしますが、生産性の向上や残業の負担軽減など、会社全体にメリットがあるのが「みえるクラウド ログ」。
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