こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
業務で使用するパソコンのログを、勤怠管理で役立てようとする企業が増えています。働き方改革関連法が2019年に施行されたのに伴い、労働基準法や労働安全衛生法も改正されました。そのため、企業には従業員の勤務状態をより正確に把握することが求められていることが背景にあります。
この記事では、PCログとはどのようなものか、PCログを勤怠管理に活用するメリット、PCログを勤怠管理に活用する際の注意点、PCログの収集方法などを解説します。記事後半では、おすすめしたいPCログ管理システムもご紹介しますので、勤怠管理にPCログを使いたいと考えている労務担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
勤怠管理にPCログを役立てよう
従業員の労働状態を把握しようとする際、どのように実態を把握すればよいのか考える労務担当者は多いのではないでしょうか。管理対象の従業員が日常的にパソコンを使っているなら、使用しているパソコンのPCログをとって実態を把握すると便利です。
そもそもPCログとは？
PCログを活用するメリットについて解説する前に、PCログとは何なのか確認しましょう。
PCログとは、パソコンの使用履歴です。具体的には、パソコンを起動した時間、どのようなサイトを閲覧したりソフトを使ったりしたのかなど操作内容、シャットダウン時間などの記録などが該当します。つまり、PCログを取るということは、そのパソコンの使用状況、ひいてはそのパソコンを業務で使用している従業員が、いつ、何をしていたのかを詳細に把握できることにつながるのです。
たとえば、ある従業員がタイムカード上では10時に始業して19時に退勤していたとしましょう。しかし、PCログを取ってみたところパソコンの起動時間が9時半、シャットダウン時間が21時だった場合、ステルス残業をしている可能性があると考えることができます。もちろん、タイムカードとPCログの時間が一致しないからといって、「ステルス残業をしている！」と即座に断言することはできません。しかし、「ステルス残業をしているかもしれない」と注意したり、該当する従業員に対して注意を促すきっかけになったりするでしょう。
PCログによる勤怠管理を推奨する理由
厚生労働省は『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』を定め公表しています。
ガイドラインでは、使用者（ここでは企業）には労働時間を適正に把握する責務があると冒頭で、次いで労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録することを明記しています。
近年、DX化を進めた企業が増えたこと、また新型コロナの流行を受けて、リモートワークやテレワークを導入する企業が増えました。自宅などオフィス以外の場所の場所で働く従業員の管理は、企業担当者にとって悩ましい問題ではないでしょうか。PCログによる勤怠管理は、根拠のある適正な管理方法です。ですので、遠隔地で勤務する従業員の勤怠管理に伴う問題を解消できるでしょう。PCログを使った勤怠管理を実施するメリットについて、より具体的な事例は次章でご紹介します。
厚生労働省『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』
労働時間の証拠としてPCログが認められたケースも
最後に、PCログが勤怠管理を裏付ける証拠として採用された事例をご紹介します。
2006年、従業員が企業を訴えたPE&HR事件において、PCログが労働時間の記録として認められました。当該従業員は同企業でパートナーとして採用され業務に従事、勤怠管理は責任者が直接入力・管理していたことから、退職後に勤務期間中に発生した時間外割増賃金の支払いを企業に対して求めました。東京地裁では、請求内容の一部を容認し、勤務中に使用していたパソコンのPCログをもとに、当該労働者の実際の残業時間を算定したとのことです。
勤怠管理にPCログを活用するメリット
PCログは客観的なデータとして使用可能であることから、勤怠管理に対するメリットはたくさんあります。ここでは、従業員の勤怠管理にPCログを使うメリットを詳しく解説します。
メリット１｜労働時間を客観的に把握しやすい
PCログはPC使用実績であることから、何より客観的な記録であると言えるでしょう。そのため、紙媒体への手書き管理、エクセル管理、タイムカードのような自己申告制に基づく管理と比較して、従業員の勤務時間をより正確に把握可能です。
また、オフィスに出社せず勤怠を記録できること、そして記録後の実績を回収・集計する際の手間を減らせることも、PCログによる管理のメリットと言えるでしょう。
メリット２｜出勤・退勤時間の打刻漏れや修正にも対応できる
自己申告制に基づく勤怠管理では、出勤時間や退勤時間など、労働時間を管理する際に重要な情報を書き漏らしてしまう可能性があります。また、退勤時間の入力後に何らかの事情で残業が発生した場合、あとから退勤時刻を修正する手間が生じます。
PCログで勤怠管理をしていれば、こうした懸念点を払拭可能です。PCの起動時間やオフした時間から、実際の勤務時間を推定可能なためです。仮に勤怠時間の修正依頼を従業員から受けたとしても、労務担当者にとってPCログが申請内容の整合性を判断する材料にもなります。
メリット３｜テレワーク導入下でもメリハリをきかせた働き方が可能に
テレワークを導入している企業がPCログによる管理を導入すると、パソコンの稼働状況から従業員の労働時間を明確に管理できるようになります。
また、PCログから従業員の働き具合を客観的に把握できることから、特定の従業員に負担がかかりすぎるのを防ぐことにも役立つでしょう。実際の労働時間を把握し、必要に応じて業務配分を調整することは、従業員のモチベーション維持やオーバーワーク防止にもつながります。オーバーワーク防止は、生産性向上、従業員のワークライフバランス維持と労働力の定着に欠かせない要素です。
勤怠管理にPCログを活用する際の注意点
メリットがたくさんあるPCログによる勤怠管理ですが、一方で注意点も存在します。
注意点１｜勤務時間とPC稼働時間が一致するとは限らない
まず抑えていただきたい注意点として、「パソコンを立ち上げたからといって、即業務を開始しているとは限らない」、「業務終了にパソコンをシャットダウンしないまま退勤したケースも有り得る」ことです。
前者は、出勤後に紙資料を使用する業務から着手したりミーティングや電話対応に入ったりしていると、実際の勤務開始時間とパソコンの立ち上げ時間が乖離します。後者も、パソコンをロックした状態で退勤した場合では、正確な退勤時間を推測することは難しいです。
注意点２｜スリープモード対応をしていない可能性がある
次に注意したいポイントとして、勤怠管理システムによっては、スリープモードに対応していないケースもあり、当該製品を利用している場合、PCログが正確に収集できない可能性があります。
PCログは客観的なデータとして認められています。しかし、だからといってすべてをPCログに頼って管理するのは、やや性急な対応と言えるかもしれません。より正確な勤怠管理を実現するには、PCログによる記録管理をメインにしつつ、他の管理方法を組み合わせるのがよいでしょう。
注意点３｜Macに対応可能な製品が少ない
Macの使用率が高い職場では、勤怠管理システムを導入できない恐れがあります。なぜなら、現行製品ではWindowsにのみ対応可能で、Macは非対応なケースがあるためです。
「導入した勤怠管理システムはWindowsのみ対応しているタイプだったので、Macユーザーが多い自社には適していなかった」ということにならないよう、製品の仕様は事前にしっかり確認しましょう。
注意点４｜PCログの収集が手間
最後は、PCログの収集には手間が必要なことです。PCログ自体は、パソコン内部に自動的に蓄積されます。ところが、PCログを回収仕様となると端末ごとに操作が必要になることから、管理したい台数が増えるほどPCログを収集する手間も比例して増えるのです。
一定数以上の従業員を抱えている企業でPCログによる勤怠管理の導入を検討しているなら、PCログを自動収集できるシステムを搭載した製品を導入するか、PCログの自動取得ツールを同時契約して活用することも考えましょう。
PCログの収集方法
PCログを収集する方法は3種類あります。それぞれ特徴がありますので、企業の実情にあった方法を導入しましょう。
PCから直接収集
PCを使用している従業員本人、あるいは労務担当者がパソコンを操作して、PCログを直接収集する方法です。Windows10・11なら、Windowsマーク右クリックからイベントビューアを開くことで、WindowsログからPCの操作履歴を確認可能です。
この方法でも勤怠管理はできますが、実用性を考えると現実的ではありません。なぜなら、管理したいPC台数が増えるほど操作が必要になることと、PCやログについて詳しい人物ならログを改ざん可能なためです。
ログ管理システムから収集
ログ管理システムは、パソコン本体や接続したシステム上に記録されたログを自動収集したり保存したり、管理する機能です。稼働状況を自動で分析し出力するものや、不審な動作が認められた際にアラートを発するログ管理システムもあります。
ログ管理システムを導入すると、PCログ以外にも、たとえばアクセスログやファイルの開閉ログなど複数のログを収集し管理可能です。勤務状況と業務内容をより詳細に確認する際に有用な選択肢と言えるでしょう。ログ管理システムには、次にご紹介する勤怠管理と連携可能な製品もあります。ログ管理システムと勤怠管理システム上の打刻時間を突合すれば、勤怠時間をより正確に把握可能です。
勤怠管理システムを経由して収集
勤怠管理システムを経由して、PCログを収集する方法もあります。勤怠管理システムは従業員の労働時間を管理する目的を担っていることから、残業時間が一定時間を超過した従業員に対して、アラートを出したり管理職にリマインドしたりする機能が搭載されている製品もあります。ほかにも、労働時間実績、早退・遅刻実績、残業時間等を自動集計・計算するもの、給与計算ソフトと連携可能なものなど、さまざまなタイプがあるのが特徴です！
業務可視化システム「みえるクラウド®ログ」
初期投資無料、安心の月額で利用できる「みえるクラウド ログ」は、アプリをダウンロードするだけで簡単にスタートできます。大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しており、使いやすさにこだわったオススメの業務管理システムです。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化(PC画面キャプチャ)
・会社や部署、プロジェクト、個々のタスク対応時間や内容の把握
PCの操作ログの記録だけにとどまらず、管理者が整理・管理がしやすいダッシュボードを装備。可視化された情報をもとに、各々が成長するヒントを見つけることもできるかもしれません。
また、オンラインだけでなくオフラインでも操作ログを取得することができ、抜け目なく監視することができますよ。
労働時間の正確な把握
全従業員のログイン・ログオフをひと目で把握できるだけでなく、PCの起動状況を逐一記録。
起動回数や起動時間の算出により、これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって管理していた労働時間を、分かりやすく把握できるようになります。
安全安心のセキュリティ
操作履歴により、いつ、どこで、誰が操作したのかを確認することができます。
誤操作や入力ミス、情報漏洩や社内ルールの逸脱も素早く把握でき、二次被害を未然に防ぐことができます。。
在宅ワーク中の監視
隠れ残業や休日勤務の把握により、労働時間超過の落とし穴も未然に防ぎます。法律遵守のみならず、従業員の健康を守ることにつながります。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、メンバーごとの対応時間を可視化。個々のタスクの最適化や業務内容の見直しができ、結果的に組織全体の業績アップにもつながります。「みえるクラウド ログ」を利用することで、簡単な作業で細やかに監視することができます。プライバシーを守りながら、日報を書く手間や報告を省けるので、従業員にとっても便利なシステムと言えますね。
少しでも気になる時は、無料の資料をダウンロードしてみてください。上司は「サボってないか？」、部下は「サボったと思われていないか？」と、お互いに疑心暗鬼になるより、きっちり監視しして、心地よく働ける環境を叶えましょう。
