こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
従業員の勤怠管理でタイムカードとPC操作ログの双方を利用していると、乖離時間（タイムラグ）発生時にどう考えて対応すればよいのか悩んだ経験がある総務担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、労働時間と勤怠記録が乖離する理由、労働時間と実態の乖離は違法行為に該当するか、2019年の労働基準法が改正されたことによる影響について解説します。記事後半では、労働時間と勤怠記録に乖離が発生した場合の対応とポイント、労働時間と勤怠記録に乖離防止のコツについても解説しますので、勤怠時間のか入でお悩みの労務担当者・管理者はぜひ参考にしてください。
目次
労働時間と勤怠記録が乖離する理由
そもそも、どうして労働時間と勤怠記録に乖離が生じてしまうのか、考えられる原因を確認しましょう。
原因１｜タイムカードの不正打刻
よくあるのが、従業員によるタイムカードの操作です。たとえば、本来の就業時間より遅刻して出社してきたのに通常通り始業していたと見せかけて出勤時間を打刻したり、反対に残業をしていたにもかかわらず定時に退勤したよう退勤時間を早めていたりするケースなどがあります。それ以外に、定時に出勤・退勤しても残業をしていたように見せかけるケースも考えられます。
従業員本人によるタイムカード不正操作以外にも、当該従業員以外の人物による代理打刻も、タイムカードの不正打刻に該当します。
原因２｜手書きによる自己申告制
出勤簿や日報など、勤怠時間が分かる書類を手書き作成・管理しているケースでも、労働時間と勤怠時間が乖離する場合があります。
特に手書き書類では、エクセルのようにマクロでの自動計算などができないことから、労働者が不注意によるご記入や悪意ある虚偽の記載をしても、その事実に企業側が気づかず流してしまうおそれもあります。
原因３｜残業や早出時を申請していない
反対に、時間外労働をしても記載させない、記載可能な時間外労働時間の上限を設けるなど、企業が従業員に対して不正に働きかけて、労働時間を短く記入させていたケースもあります。
原因４｜実態調査を定期的に実施していない
厚生労働省では、労働者の労働時間を適正に管理するために、実態調査を定期的に行うよう推奨しています。
手書きによる勤怠管理は、客観的な記録とは認められにくいです。そのため、ビルやオフィスフロアの入退館記録、金庫の開閉記録、PCログによる勤怠管理、警備システムとログなど、不正操作をされにくい方法を勤怠管理に使用したり、手書き勤怠記録との比較資料として使ったりすることを推奨しています。
労働時間と実態の乖離は違法？
労務担当者にとって、従業員が提出した勤怠記録上の労働時間と企業側が管理している実際の労働時間にズレが生じていると、違法性を指摘されないか気になるのではないでしょうか。
即法令違反ということでもない
結論からお伝えすると、労働者が申請した勤務時間と実態が乖離しても、すべてが違法と認められるようなことはありません。
厚生労働省が出しているガイドラインが根拠です。理由は、ガイドライン上では、やむを得ない理由により労働時間を労働者からの自己申告に基づいて管理する場合、企業側は必要に応じて実態調査を実施し、実際の労働時間との乖離の有無と程度を確認すること、特にパソコンログなど客観的な記録との著しい乖離が認められれば実態調査をして所要の労働時間の補正をすることを求めて いるからです。
厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
法令違反が考えられるケース
法令違反が該当するケースは以下が考えられます。
- 労働基準法第37条
- 労働安全衛生法第66条8の3
労働基準法第37条は、残業、深夜労働、休日労働をした労働者に対して企業は割増賃金を支払うことを定めた条文です。未払い残業代と支払いに関する訴訟や支払命令などは、この一文が根拠となっています。
労働安全衛生法第66条8の3は、労働者の労働時間の状況の把握について定めた条文です。この一文により、企業は、労働者の労働時間の状況を客観的な方法により把握することが求められています。
ただし、上記の条文はいずれも「たとえ1分でも労働時間が乖離したら法令違反」と定めてはいません。
実態調査が必要になると考えられる目安
こちらも結論を先に出すと、時間単位など具体的な基準が明記されているわけではありません。
さまざまな意見がありますが、30分や1時間の乖離があると労働基準監督署からの指摘が入るとの声もあるので、企業の実情に即したかたちでのチェック体制を検討し運用するのがよさそうです。
働き方改革の一環として2019年には労働基準法が改正
タイムカード等の記録と実労働時間との乖離時間が問題視される理由について、働き方改革と2019年の法改正が関係しています。
働き方改革とは？
働き方改革 とは、「働き方改革関連法」にもとづいて労働者がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会の実現を目標としており、2019年4月には改正労働基準法が施行されています。
本改革では、
- 働き方改革の総合的かつ継続的な推進
- 長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現等
- 雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保
に向けた措置を講じています。
2019年の法改定による勤怠管理面への影響
法改正により働き方改革が実行されたことで、企業は従業員の勤怠管理において以下の影響を受けるようになりました。
- 時間外労働の上限が規制
- 年次有給休暇の取得義務が発生
- 割増賃金が引き上げ
労働時間の客観的把握方法の確立とは
働き方改革に関連して、労働安全衛生法が改正されました。これにより、企業は雇用する従業員の労働時間の把握が求められるようになったのです。
具体的には、医師による面接指導を行うことを目的に、高度プロフェッショナル制度対象外の全労働者の労働時間を把握することが義務化されました。
従業員の労働時間を把握するには客観的な資料が必要です。厚生労働省は、先にご紹介したガイドラインで、
- 労働時間は、使用者（この場合企業）が自ら現認することにより確認すること
- タイムカード、ICカード、パソコン使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
と明記しています。その上で、やむをえず従業員の自己申告制で労働時間を把握する場合
- 適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
- 申告した記録と客観的な記録に乖離があれば実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
- 企業は、従業員が自己申告できる時間数の上限を設けるなど、適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならない
よう説明しています。
ここまでのまとめとして、労働時間と勤怠記録の乖離は生じても不自然ではないものの、客観的な記録と比較して明らかに異なる場合は原因を調査し、必要に応じて労働時間の補正を行うことが、関連法令で定められ、ガイドライン上で説明されています。
労働時間と勤怠記録に乖離が発生したら
それでは、実際に従業員が申告した労働時間と客観的な記録に乖離時間が生じていた場合、労務担当者にはどのような対応が求められるのでしょう。
実態調査が必要
まずは、従業員の勤務状態について実態を調査しましょう。入館証やパソコンなど業務で使用するツールのログを確認すれば、実際の出退勤時間の目安がつきます。もちろん、従業員本人にもヒアリングを実施しましょう。もしかすると、勤怠上退勤記録をつけないままオフィスを出たりしたなど、うっかりミスが原因かもしれません。実態調査後は、実際の勤務状況に沿うかたちで労働時間を修正します。
実態調査でチェックが求められるポイント
実態調査する際、主に以下の項目をチェックします。
- ビルやオフィスの出入りに必要なセキュリティーカードのログ
- パソコンログ
- 社内ツールのログ
- 金庫等の開閉記録
- メール・チャット等の送信ログ
- 他の従業員へのヒアリング
より正確に状況を把握するには、上記項目を複数実施することをおすすめします。
ただし、いずれの方法も個別管理をするとなると、都度各種ログをとって保存することになるため、実務担当者にとって相当の負担を強いることとなります。みえるクラウド ログでは、従業員の活動状況をダッシュボードで視覚的に把握しやすいです。
また、みえるクラウド ログを導入すると、パソコンの起動時間、オンライン・オフライン下での操作ログなどを一括して取得可能になるため、より客観的な管理にもつながります。
労働時間と勤怠記録に乖離を防ぐには
「乖離時間は発生しても仕方ないことはわかったけれど、できるだけ発生させないためにはどうしたらいい」とお悩みの総務担当者も多いと思います。
最後に、労働時間と勤怠管理の乖離時間を減らすためにできることをご紹介します。
残業や早出は事前申請制を採用
まずは時間外勤務をしない・させないことです。
原則、定時出勤・定時退社として、業務上の理由で残業や早出せざるを得ない場合には事前上長に相談し許可を得るようにしましょう。その際、口頭ではなく社内チャットなどでログを残すようにすると、万が一労働時間と勤怠管理の乖離時間が発生しても後追い調査をしやすいです。
勤怠管理システムを導入
乖離時間を減らす・なくすと決めたら、この機会に勤怠管理システムを導入することも検討しましょう。労働時間と勤怠管理の乖離時間は、悪意なく発生してしまうこともあり、発生時には原因解明に向けて本来であれば不要な時間的・人的コストが発生します。
勤怠管理システムを導入すると、勤怠管理を一括して管理可能なうえ、製品とプランによっては従業員個々人の稼働状況を記録することもできます。
働き方改革が各業界で進められ、2024年4月以降は
- 工作物の建設の事業
- 自動車運転の事業
- 医業に従事する医師
- 鹿児島県および沖縄県における砂糖製造業
に認められていた猶予期間も終了します。働き方改革をきっかけに、従業員の働き方を改善したいと考え中の企業担当者は、この機会に是非導入をご検討ください。
乖離時間をなくすには「みえるクラウド ログ」
リモートワークリサーチが推奨するツールは「みえるクラウド ログ」です。「みえるクラウド ログ」は、社労士事務所を持つ、大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しています。
「みえるクラウド ログ」によって、労働時間と勤怠管理の乖離時間削減を期待できます。
《みえるクラウド ログの主な機能》
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・会社や部署、プロジェクト、個人ごとのタスク対応時間や内容の把握
みえるクラウド ログはPCの操作ログを記録するだけではなく、操作ログを整理し、管理者にとって判断がしやすくなるダッシュボードを展開しています。＊オンライン / オフライン問わず、操作ログを記録することが可能なため、Office365のようなオフライン環境下で編集ができるソフトも操作ログを取得します。＝オフライン環境下での隠れ残業を防止
主な機能を解説します！
正確な労働時間の可視化・把握
全社員のログイン・ログオフをひと目で把握 できるようになる。また、PCの起動状況を記録に残し、起動回数・ 時間の算出が可能。これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって労働時間を管理していた社内体制以上に客観的かつ漏れなく業務時間を把握できます。
セキュリティ対策
操作履歴で「いつ、どこで、だれが」操作したか 確認できるため、誤操作や管理ミス、二次被害 も防止できる。また、現在の作業内容も記録される。テレワークが普及したことで、自宅環境での情報漏洩や社内ルールの逸脱を防ぎます。
テレワーク中の監視の対策
時間外の稼働状況や休日出勤を把握し、社員の 健康への影響をストレスの蓄積を未然に防ぎます。
テレワーク時のタスク内容と対応時間の管理
これまでの１〜３の機能で蓄積された定量的なデータにより、プロジェクトやツールに対してメンバーごとの対応時間がみえる。結果として、部署、プロジェクト、役職・役割（社員）別にタスクの最適化が図れるようになり、組織全体の改善につながります。
タスク内容と対応時間の記録を蓄積させることで以下のようなメリットを得られます。
・特定タスクにおいて得意・苦手な社員を把握できるため、役割分担の判断材料となる
・土日の休日残業や平日の深夜残業を把握し、勤怠システムとの乖離を可視化できる
・残業をした社員を特定するだけではなく、残業の内容を把握し、是正できる
いかがでしたか？“PCログでの勤怠管理の導入をご検討中の労務担当者さまは、ぜひ「みえるクラウド ログ」の導入を検討してみてください。”
少しでも興味をお持ちの担当者様やクライアントの皆様は、ぜひ無料資料のダウンロードください。在宅勤務時の環境整備からテレワーク時の監視まで一から進め方を説明しております。
