未知株式会社は、企業の魅力を最大化するコーポレートコーディネート企業です。コンサルティングを通じて企業自身が気づけていない魅力を引き出し、洋服をコーディネートするように、企業の「魅せ方」を設計して、企業の本来の価値を効果的に伝えるお手伝いをしています。
具体的なプロダクトとして、コーポレートサイトやオウンドメディアの制作、社員インタビューやドキュメンタリー風の動画制作などを手掛けています。
今回は、みえるクラウド® ログを導入した目的や成果、運用方法などを詳しくお伺いしました。業務可視化ツールの導入を検討されている方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
コンテンツマーケティングや採用支援、ブランディングなどを包括的にサポート
ーまず、御社の事業について教えてください。
当社は、コーポレートコーディネート事業をメインとしています。「コーポレートコーディネート」というのは造語なのですが、服をコーディネートするように企業をコーディネートしようという事業です。企業様の中に眠っている良さを引き出し、世の中に発信する仕事です。
たとえば、社長の考え１つとってもそうですし、自社のサービスや採用活動の特徴が驚くほど伝わっていない。僕たちはコーチングやヒアリングを通じて、その企業の魅力を世の中に発信するお手伝いをしています。
具体的には、クライアントの強みを最大限に活かしながら、企業のファンづくりを目的としたコンテンツマーケティングや採用支援、ブランディング特化のコーポレートサイトの制作、さらにミッション・ビジョン・バリュー（MVV）の策定まで、包括的にサポートしています。
サービス内容や工数を管理できず、品質が不安定に
ー今回、みえるクラウド®ログを導入して、業務を可視化しようと思い立ったきっかけを教えてください。どのような問題があったのでしょうか？
当社の課題になっていたのが、お客様によって提供しているサービス内容がちゃんと把握できていないというのが大きな問題になっていました。たとえば要望の強いお客様に対しては、過剰なサービスをしてしまう。それにともない、制作においてもお客様によって工数が大幅に違っているという状態でした。これでは全てのお客様に安定した高い質のサービスが提供できません。
また、案件管理・原価管理もかなり難しい状態でした。基本的に原価というのは人件費なわけですが、それがきちんと把握されていない中では、価格設定なども苦慮していました。
ーそれは早急に改善すべき状態ですね。みえるクラウドのような業務可視化サービスを利用するのは初めてでしたか？
いえ、実はこれまでも他社のサービスを利用していました。ただ、そのサービスは「今どのお客さんの仕事をしているのか？」を社員が自分で手入力しなければ顧客毎の工数分析ができないサービスだったのです。みんな忙しい中ですから、手入力を徹底する事が出来ておらず、正確なデータが出ないばかりか、工数管理のための工数負担がかかっている状態でした。
業務というのは基本的に複数のお客様の仕事を行ったり来たりすることが多いです。たとえば制作の仕事をしている間に別のお客様からのチャットに対応したり、メールが届いたりする。その対応時間の積み上げで一日の仕事が構成されているわけです。そもそも都度手入力するのは非現実的な運用でした。
みえるクラウド® ログ導入の決め手は自動工数分析やコスト面
ーでは、みえるクラウド®ログの「自動工数分析機能」が導入の決め手となったのですか？
そうですね。社員は普通に仕事をしているだけで、お客様毎の工数振り分けをしてくれるという点が、他社さんとの大きな違いでした。あとは、何社か話を聞いた中で、圧倒的にコストが安かったです。これまでの業務データが溜まっている中、スイッチングコストはもちろんあるわけですが、それをひっくり返して有り余るコストパフォーマンスでした。
ー大変嬉しいです。そのほかにも選んでいただいた理由はありますか？
そうですね、単純にダッシュボードなどの機能も一番使いやすかったです。データを見に行くのに時間がかかってしまうサービスも多い中、高機能かつ操作性も良かった。あとはMacに対応されたのも決め手となりました。当社は仕事柄、Macを利用している社員も多いのですが、対応できていないサービスも世の中たくさんありますから。
ーありがとうございます。導入することで課題は解決できていますか？
はい、現場に負担をかけずに、僕たち経営側が欲しいデータがしっかりとみえるようになりました。実際にお客様毎の売り上げと原価を横に並べたときに、びっくりするくらい想像とズレていました(笑)
たとえば、ある日突然工数がかかりだしたお客様がいました。そういった異常値を把握したら、直接現場にヒアリングをしました。すると追加対応している内容は、無料では到底提供できないサービスでした。しっかりと会社の利益を守るため、またお客様毎の不公平感をなくすためにも、修正しなければいけない案件でした。
ただみんなお客さん思いなので、お願いを断れないケースとかも正直あるんですよね。そんなときは、僕か代表がお客様に丁寧に説明して追加をいただく交渉をしています。逆にこういった見えないサービスを継続の交渉材料にすることもできています。継続していただけるのであればサービス分は対価に含まれると考えられますから。
「見えすぎる」機能に対する不安を解消したアプローチ
ー経営の改善に使っていただいているとのこと、大変嬉しいです。ただ、導入時は現場の反発などもあったのではないですか？
もともと類似サービスは使っていたのですが、それでも実際には反発がありました。というのも、みえるクラウド®ログさんは高機能ということもあり、見えすぎてしまう部分も一部あるなと思います。特に画面のキャプチャは抵抗感がある社員が多かったようです。
ー導入に際して、コミュニケーションで工夫されたことはありましたか？
しっかりと導入する理由を説明することに尽きますね。見る側の人間は特定の経営層しか見ませんという約束のもと、社員の皆さんの工数削減と、会社の利益を守るという目的をしっかりと伝えました。
経営層である私たちが、全社員の画面を個別に確認するのは現実的に不可能です。一方で、社員にとって「見られる環境になる」というのは心理的な負担があったと思います。そのため、導入後にそのような機能があることを後から知られるという状況を避けるべく、事前に丁寧に説明を行い、社員と真摯に向き合いました。
フォロー体制を強化してメンバーの負担を軽減
ーなるほど。それは本当に大事ですよね。使っていく中で、当初の用途以外の気付きなどはありましたか？
そうですね、やはり近い業務をやっているメンバーの中でも、作業効率の差みたいなところは見えるようになりました。定期的にリーダーに○○さん少し仕事止まっている感じするけど大丈夫？というようなフォローは以前よりも早く出せるようになりましたね。
逆に負担がかかってしまっているメンバーにも気づくことができるので、業務を振ってあげた方が良いのではないかとか、この業務に集中させてあげようとかの議論ができるようになったのは大きな変化ですね。
生産性を同職種のところで調べて、各ツールの使用時間とかを調べて、生産性のいい仕事の進め方を全体にインストールしていっています。
ーそれはいいですね、どのくらいのペースで管理画面を確認しているのですか？
実際には、それほど頻繁に確認するわけではありません。大体、2週間に1回程度ざっとチェックする程度です。月末の締めのタイミングではやや詳細に見ることもありますが、その程度の確認でも十分に参考になる情報が得られます。
みえるクラウド® ログはクライアントごとの原価管理をしたい会社におすすめ
ーありがとうございます。みえるクラウド®ログを勧めるとしたらどんな企業様にオススメですか？
当社のように、クライアントごとの原価管理をしっかり行いたい会社には、ぜひ利用を検討してほしいですね。当社は外注している業務が多くないので、売上からの粗利が高い会社です。なので社内の工数管理がそのまま利益管理に繋がります。
また、人件費がしっかりとサービス価値・価格に結び付いているのか、ブラックボックスになっている会社は多いと思いますが、そういった会社には全般おすすめだなと思います。
ーありがとうございます。御社のサービスもとても素敵なので、その利益を守るお手伝いができていることが嬉しいです！本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました！
企業の可能性を引き出し続けるため、未知株式会社は業務データを活用し、成長と新たな挑戦を進めていきます。そして、その取り組みを支えるのが、みえるクラウド®ログです。データの力で企業の次のステージをサポートいたしますので、興味のある方はぜひお問い合わせください。
