リモートワークリサーチ編集部です。
昨今では、感染症対策の一環としてテレワークを実施する企業も増えていますよね。本記事のテーマはテレワーク中のサボりを監視し、抑制するための手法について徹底解説します。
企業はテレワークや在宅勤務を実施するにあたってツールを導入し、業務の可視化や管理を試みます。社員にとっては監視＝ストレスとなり、社員にとって気持ちよく業務を行ってもらえるかは大きな問題です。本記事では以下のことを紹介しています。
《 本記事の内容 》
・テレワーク中の監視手法を一挙に紹介！
・テレワーク時の監視におけるメリット
・テレワーク時の監視におけるデメリット
・テレワーク中の監視おすすめツール紹介
テレワーク中の監視手法を一挙に紹介
テレワーク時に、社員の業務を監視する方法は全部で５つあります。本章では、業務監視方法ついて以下にまとめました。
日報や定時連絡をルール化
多くの日系企業では、日報作成や定時連絡（出勤や退勤）を上司に報告する仕組みがあります。テレワーク中も同様にメールやチャットツールを利用して、決まった時間に定時連絡を行うことをしています。
例えば朝、昼、退勤時に以下のような連絡を行います。
・タスク進捗の共有
・休憩時間の共有
・出勤/退勤の報告
・業務遂行時の疑問点や学んだこと
日報も同様に、1日の業務内容や達成状況を報告し、社内で管理する手法です。社員は、退勤前に会社で決められたフォーマットでドキュメントや表計算ソフトに記録を残します。最近では日報専用ツールの導入も見受けられます。
勤怠打刻システムの導入
自宅で行うことのできる勤怠打刻システムや勤怠報告アプリもテレワーク中の監視手法の１つです。社内で統一されたシステムやアプリに個々人でログインし、出勤時と退勤時に勤怠記録を残します。近年では有給取得や忌引きなどの休みも勤怠打刻システムで、申請・報告ができます。
日報や定時連絡と比較し、客観的なデータが取れる反面、業務の遂行状況や内容を記録するわけではありませんので、別途社内でのタスク共有が行われることが多いです。
PCのWebカメラ設置
PCや携帯にはカメラ機能が付いております。”内カメラ”では、使用者の顔や様子を写す事ができますので、テレワーク中の作業や出勤状況を把握する事ができます。IT企業などでは、技術職の社員も多く、自宅でWeb会議ツールで接続しながら作業をしたり、上司に話しかけたりするなどの取組も見られます。
Webカメラは常に起動しているわけではないため、Webカメラによる監視手法を行う際は、専門のツールやカメラ機材の購入を行い、社員1人1人に導入を行います。
キーロガーの監視
キーロガーの監視とは、社員がオンライン環境で検索エンジンを使用した際に、パソコン・スマホで検索されたキーワードを取得する手法です。つまりキーボードでの打刻記録を付けることです。主な監視目的としては会社で貸与したPCやスマートフォンを業務外の意図（私的に）で使用していないかを監視する目的となります。先の手法と比較すると業務全体を監視するわけではないため、セキュリティ対策やサボりのみを監視する側面が強いです。
アクセスログの監視
アクセスログの監視もテレワーク時の業務監視の手法となります。先ほどのキーロガーと比較し、検索エンジンだけではなく、使用中のソフトウェアや、クラウド上のアプリの使用画面を記録する事ができます。
アクセスログはPC操作やスマホ操作で取得可能ですが、主には社内のPC操作においてアクセスログを取得します。
アクセスログを記録することで以下のような監視ができます。
・使用中のソフトウェア、アプリの起動時間や終了時間の確認・監視
・チャットをしていた時刻や相手（又はグループ）
・PC操作時のアプリケーション毎の打刻数やクリック数
・特定のPC操作における制御（文書の印刷やファイルの移動等）
これまでの手法と比較すると社員のストレス負荷が低く、客観性も高いです。いかがでしたか？ここまでの解説を表にまとめました。
| 監視手法 | 内容 |
| 日報・定時報告のルール化 | タスク内容と達成状況の報告 |
| 勤怠打刻システム | 出勤・退勤状況の確認 |
| Webカメラ | 作業風景の撮影 |
| キーロガーの取得 | キーボードの打刻内容の記録 |
| アクセスログ | PC操作等の記録や制御 |
テレワーク中の監視におけるメリット
テレワーク時の監視におけるメリットは、全部で３つあります。最大のメリットは社員の勤務状況を適切に把握し、業務を計画通りに達成できる事です。本章ではそのほかのメリットも含めて解説します。
社員の勤務状況の把握ができる
一番のメリットは社員の勤務状況を把握できることです。テレワークの場合、上司には出勤状況の報告がありますが、メンバーや他部署の人からは見えづらいものです。「有給だと知らずに連絡をとってしまった」「現在どの程度忙しいんだろうか、、この仕事を振りたい！」このような社内の出勤状況やタスクの不透明化を防ぎ、円滑に業務を遂行する事ができます。
長時間労働や隠れ残業の是正
テレワーク中は、業務時間とプライベート時間の境界線が曖昧になります。会議の間に昼食や洗濯物を干すこともあります。明日以降もテレワークだとすると、退勤を明確化せず、ついつい深夜残業や土日の隠れ残業も発生しやすいです。
経営陣や中間管理職が、把握しないタイミングで休職や労災となるような事故が発生するケースもあります。
セキュリティ対策
社内にいる際は社内のネットワーク環境があり、他社員もいるため情報漏洩がしづらいです。テレワーク時は自宅のネット環境や自宅の印刷機を利用することも発生しており、意図しない情報漏洩も発生します。
もちろん性善説に基づきますが、顧客情報が他社に漏洩し、大きな事件につながります。テレワーク時に監視ツールや監視ルールを設けることで、最悪のケースを避けられます。
エスカレーションの円滑化や事故防止
テレワーク中は、社外や社内で起きたトラブルをリアルタイムで発見しづらくなります。Web会議中や文書の取り交わしの際にクレームが発生した際に、すぐに上司に報告をせず、社員自身で解決しがちになります。
テレワーク中の監視ツールやルールを作ることで、事故やクレームが起きた際に、すぐに社内共有される事ができます。
社員の緊張感維持
社員の緊張感が保たれることもメリットとなります。テレワーク中はプライベートと業務時間の境界線が曖昧になるため、だらけてしまったり、集中しきれなかったりします。オフィスで全員が出社している環境に比べると、スーツや制服ではなく、私服で就業することもあるため、リラックスしすぎてしまうこともあります。そのような状態では、本来のタスク処理速度に比べると遅くなりますし、生産性が下がる可能性もあります。
いかがでしたか？テレワーク中の監視を行うことはメリットもあります！実践を検討してみてください！
テレワーク中の監視におけるデメリット
前章では、テレワーク時の監視におけるメリットを紹介しましたが、デメリットもあります。今回は社員の声から主に聞いているデメリットや悪い点を解説します。
社員のプライベートが保たれない（ストレスになる）
会社の目的はあくまで管理ですが、社員からすれば、自宅でも監視されているように感じることがあります。オフィス勤務でもそれぞれの仕事があり、上司が常に誰かを見つめるという状況は考えられません。しかし、テレワークはWebカメラでいつ見られているかわからず、社員は常に監視されているような強迫観念を抱きやすいです。
常に監視されていることは社員にとってストレスですから、管理方法は社員のストレスにならないツール選択が重要になります。
生産性が下がる
テレワークの魅力は、自宅でも会社と同じ働きができることです。しかし、過度な監視は緊張感を増幅し、生産性が下がったり、最悪のケースではストレス過多による精神病にも繋がったりします。自宅はリラックスできる環境であり、疲労回復を行う場所でもあります。そのような場所でもプレッシャーを感じるようになると健康にも影響が出てしまいますね。
テレワーク時の監視は、社員への適切な説明と信頼関係が構築されて初めて導入できるものです。プライベートまで監視できてしまうような環境を構築せず、適切なルールとツールの導入を見極める必要があります。
プライバシーを侵害する危険がある
テレワークにおける監視には、社員のプライバシーを侵害するリスクがある点も理解しましょう。
テレワークならではの課題といえますが、先ほど紹介したWebカメラなどの監視手法を撮る場合は、社員の自室や生活風景が映り込むため、セクシャルハラスメントやプライバシー侵害につながるケースがあります。
“ズムハラ”という言葉も生まれていますが、オンライン会議ツールに映り込んだ、背景情報や個人情報を上司から伝えることで、傷つけるケースもあります。
あくまでテレワーク中の監視を目的としない事が大切
会社にとって、社員の生産性維持と情報漏洩防止は、テレワークを進めるうえでの大きな課題です。しかしそのために社員の監視を厳しく行うと、社員は委縮して本来のパフォーマンスを発揮できなくなります。
会社が監視を行うのは、さぼりの防止、そして社員の業務管理を最大の目的とすべきです。テレワークは使いこなせば人員不足を解消し、優秀な働き手を確保できる働き方です。
社員に、適度な緊張感を持ってもらいつつ、効率的にテレワークを進めましょう。
テレワーク時の業務管理ツール「みえるクラウド ログ」
リモートワークリサーチが推奨するツールは「みえるクラウド ログ」です。「みえるクラウド ログ」は、社労士事務所を持つ、大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しています。
「みえるクラウド ログ」によって解決できることは隠れ残業の可視化と軽減に繋げる定量的なエビデンスを揃えることができます。
《みえるクラウド ログの主な機能》
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・会社や部署、プロジェクト、個人ごとのタスク対応時間や内容の把握
みえるクラウド ログはPCの操作ログを記録するだけではなく、操作ログを整理し、管理者にとって判断がしやすくなるダッシュボードを展開しています。＊オンライン / オフライン問わず、操作ログを記録することが可能なため、Office365のようなオフライン環境下で編集ができるソフトも操作ログを取得します。＝オフライン環境下での隠れ残業を防止
主な機能を解説します！
正確な労働時間の可視化・把握
全社員のログイン・ログオフをひと目で把握 できるようになる。また、PCの起動状況を記録に残し、起動回数・ 時間の算出が可能。これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって労働時間を管理していた社内体制以上に客観的かつ漏れなく業務時間を把握できます。
セキュリティ対策
操作履歴で「いつ、どこで、だれが」操作したか 確認できるため、誤操作や管理ミス、二次被害 も防止できる。また、現在の作業内容も記録される。テレワークが普及したことで、自宅環境での情報漏洩や社内ルールの逸脱を防ぎます。
テレワーク中の監視の対策
時間外の稼働状況や休日出勤を把握し、社員の 健康への影響をストレスの蓄積を未然に防ぎます。
テレワーク時のタスク内容と対応時間の管理
これまでの１〜３の機能で蓄積された定量的なデータにより、プロジェクトやツールに対してメンバーごとの対応時間がみえる。結果として、部署、プロジェクト、役職・役割（社員）別にタスクの最適化が図れるようになり、組織全体の改善につながります。
タスク内容と対応時間の記録を蓄積させることで以下のようなメリットを得られます。
・特定タスクにおいて得意・苦手な社員を把握できるため、役割分担の判断材料となる
・土日の休日残業や平日の深夜残業を把握し、勤怠システムとの乖離を可視化できる
・残業をした社員を特定するだけではなく、残業の内容を把握し、是正できる
いかがでしたか？“テレワーク時の監視をするためには、PCの業務ログを活用した社員のタスク内容の可視化を初めてみてください。”
少しでも興味をお持ちの担当者様やクライアントの皆様は、ぜひ無料資料のダウンロードください。在宅勤務時の環境整備からテレワーク時の監視まで一から進め方を説明しております。
