こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
企業にとって縁の下の力持ちとも言える存在の庶務。日々の業務を円滑に進めるのになくてはならない頼もしい存在と言っても過言ではないのですが、一方で「庶務は仕事ができない」と影で言われることも。
今回は、庶務は仕事ができないと言われてしまう理由、庶務の業務内容、庶務に向いている人の特徴について解説します。
記事の最後では、近年浸透したリモートワークと庶務の仕事の相性について触れる予定ですので、庶務のお仕事について詳しく知りたい方、庶務を任されたはいいものの何をしてよいのかわからず困っているという方は、ぜひ最後までお付き合いください。
目次
庶務は仕事できない人には務まらない仕事！
庶務は仕事ができない人がやるものといわれてしまう理由について解説する前に、まずそもそも庶務はどのような業務を日々担当しているのか確認しましょう。
庶務の仕事①データ入力
各部門から提出された、あるいは自部所内で作成・抽出したデータを所定の形式にまとめる作業です。テンプレート化されている作業も多いものの、ワードやエクセルなどの使用頻度も高いことから、ある程度のパソコンスキルが必要とされます。
庶務の仕事②資料作成
各部門や共有部分など各フロア内の電話の管理、内線電話番号の一覧表作成、定例・不定期を問わず実施される会議の資料作成など、多岐にわたります。データ入力と同様、こちらも一程度以上のパソコンスキルが求められる業務です。
庶務の仕事③電話対応
ホームページや対外資料で公開している代表電話番号には、毎日さまざまな人たちから電話がかかってきます。既存クライアント、カスタマー（顧客）、インサイドセールス（電話営業）、クレーマーなどがかけてきた電話を受けて、
- 取次ぎが必要か否か
- 必要な場合、どの部門の誰に取り次げばよいのか
迅速かつ的確に把握する事が求められます。
庶務の仕事④来客対応
電話対応と同様、こちらもその場での判断が求められる業務です。来客対応では、応接室への案内、お茶出しといった業務も担当することになります。
庶務の仕事⑤伝票処理
請求書、営業部門や営業担当者が獲得した案件の契約書や申込書の作成も、庶務に求められることが多いです。
近年では、電子契約ツール、電子帳簿保存法にも対応した電子経理システムを導入している企業も続々と増えています。それにともない請求書申請をはじめとして伝票処理も簡便化しているのですが、それでも日々の経費精算等の伝票処理は庶務担当者に依頼されることが多いです。
庶務の仕事⑥ファイリング
各部門で作成した紙資料、請求書や納品書など外部企業から送られてきた伝票類をまとめる作業です。ただ雑多に収納するのではなく、特定の場所に、いつでもすぐ取り出せるよう工夫する必要があることから、実はちょっとしたコツが求められる作業でもあります。
庶務の仕事⑦小口金の管理
外出時の交通費、郵便用切手を購入する際の通信費、着払い荷物の運送料、予期せぬ文房具切れを起こした際の消耗品購入などで、急きょ現金が必要になることがあります。こうした事態に対応できるよう、小口資金を用意し、管理・清算を庶務が担当することが多いです。
庶務の仕事⑧備品管理
日々の業務で使用する事務用品の管理、発注、補充も、庶務の大切な業務です。特にコピー用紙は気がついたときに補充する習慣をつけておかないと紙切れを起こしてしまい、業務に支障をきたしてしまいます。
庶務の仕事⑨郵便物管理
事務処理で生じた郵便物を取りまとめて郵送する業務があります。郵便物の料金後納制度を利用している場合、日付、宛名、重さ、郵便の種類（普通郵便、簡易書留など）を記録し管理するところまでが求められます。
反対に、送られてきた郵便物の受け入れ、仕分け、各部門・担当者への配布する業務もあります。
庶務の仕事⑩清掃
給湯室など共用部分、応接室やレファレンスルームなど自社の印象を左右するスペースの整理整頓と清掃、清掃用具が足りなければ買い出しなども業務の一環として対応します。
「庶務は仕事できない」と思われてしまうのはなぜ？
このように、細々とした作業を多く引き受けている庶務ですが、「庶務は仕事ができない人がやるもの」と勘違いしている人が一定数いるのも確かです。こうした思われ方をしてしまう理由として、主に以下が考えられます。
雑用ばかりしている
庶務の業務内容は、世間的に見れば「雑用」とひとくくりにされてしまいがちです。庶務の業務内容を知らない人からみると、「どうしてあの人は雑用ばかりしているのだろう？」と思われてしまうのも、仕方ないことといえるでしょう。
やりがいがわかりにくい
庶務の業務は多岐にわたり、どれも企業ならびに従業員が業務を円滑に遂行するにあたって欠かせない内容です。ところが、庶務の業務を貶める意図はありませんが、他の業務を担当している人からすると「庶務って何が楽しいの？やりがいはないの？」と思われることもあるようです。
誰がやっても変わらないと思われている
庶務に任されている業務は「誰かがいずれやらねばならない事」です。しかし、その「誰か」が特定の人物でなければならないということはありません。コピー用紙の管理・発注業務、共有スペースの清掃と整理整頓は誰がやっても変わらないと言うとイメージしていただきやすいでしょう。
個性的な人が多い
企業によって異なると思いますが、
- 採用時想定していたパフォーマンスを発揮できなかった
- 退職するまでの期間の腰かけ
等の理由で、他の業務を任せられそうにない人が庶務に配属されているケースもある模様です。
庶務という何でも屋に向いている人の特徴
庶務が担う業務は、確かにひとつひとつは単純なものが多いです。しかし、まとまった数の業務を正確に実行するには、それなりのスキルが求められるポジションです。
それでは、どのような性格の人が庶務に向いているのでしょうか。ここでは、一例をご紹介します。
最低限のマナーを身に着けている
第一に必要とされる要素に、マナーの良さが挙げられます。ここでいうマナーとは、所作などを上品に見せることではなく、社会人として常識的な言動が取れることを指します。
なぜマナーを身に着けていることが重視されるかというと、庶務をしていると電話対応や来客対応など社外の人物と接触機会が多く、対応した庶務の印象がそのまま企業の印象につながることもありうるためです。
マナーが必要だからと言って、難しい対応が求められるわけではありません。しかし、社会人経験が浅かったり、しばらくぶりに働く予定だったりしてマナーに自信がない場合は、同僚のふるまいを見て勉強することをおすすめします。
臨機応変な対応ができる
庶務業務は「待ち」の姿勢が求められることが多いです。問い合わせや依頼を受けたら、
- 重要性
- 緊急性
をもとに業務内容の優先順位をつけて対応する必要がありますので、庶務担当者にはその場の状況にあわせた柔軟な対応ができる人が求められます。
コミュニケーション能力がある
社内各部署はもちろん社外との報告・連絡・相談が求められる業務内容であることを考慮すると、相手の話している内容を正確に理解したうえで対処方法を考えて回答できる、必要に応じて周囲と連携をとるコミュニケーションも欠かせないです。
注意深い
先にご紹介しましたが、庶務の業務には伝票処理などの事務作業も含まれています。事務作業の原則は「正速美」と言われています。そのため、庶務担当者には物事を注意深く観察し処理する能力も求められるのです。
パソコンスキルがある
近年のDX化やペーパーレス化などの流れを受けて、大半の事務処理でパソコンを使用するようになりました。パソコンでの入力や書類作成など最低限のパソコンスキルは、庶務を担当するのに必須です。
簿記の知識も持ち合わせているとなお良い
庶務では請求書や納品書などの帳票類を触る機会も多いです。目の前にある帳票は
- どの業務で
- どのタイミングで
- どのような処理が
- どうして必要とされているのか
を把握できると業務を覚えやすくなりますので、簿記に関する知識や業務経験があるとよいでしょう。
庶務の仕事はリモートワークできない？
業務のIT化が進んだことなどもあり、庶務の業務の一部はオフィス以外でも対応可能です。妊娠や出産、あるいは転勤や介護など家庭内の事情からオフィス勤務が難しい方でも、リモートワーク勤務ができる可能性があります。
インターネットを問題なく使える環境なら庶務でも在宅勤務可能！
リモートワークを実施するには、
- インターネット環境
- パソコン（Word、Excelなどofficeが搭載されている状態）
が必須です。ミーティングを定期的に実施する職場であれば、
- マイク付きイヤフォン
- 外付けカメラ
なども揃えておくと作業環境が向上します。
オフィスに出勤して働くときよりも自己管理が求められる
リモートワークには注意点もあります。中でも特によく知られているのが、リモートワーク時の自己管理です。
リモートワークは、任意の場所で仕事ができるメリットがある半面、周囲に人がいなければいくらでもサボれてしまうデメリットも持ち合わせています。ですので、リモートワークではオフィスで働くときと比較して自分を律する気持ちと態度が求められるのです。
仕事の進捗状況、勤務時間、体調なども自ら管理してコンディション調整する必要があります。庶務担当者にリモートワークを導入するのはためらいがある企業と担当者も一定数いるようです。
庶務のリモートワーク導入を効率的に進めるには「みえるクラウド ログ」
リモートワークリサーチが推奨するツールは「みえるクラウド ログ」です。「みえるクラウド ログ」は、社労士事務所を持つ、大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しています。
「みえるクラウド ログ」によって解決できることは隠れ残業の可視化と軽減に繋げる定量的なエビデンスを揃えることができます。
《みえるクラウド ログの主な機能》
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・会社や部署、プロジェクト、個人ごとのタスク対応時間や内容の把握
みえるクラウド ログはPCの操作ログを記録するだけではなく、操作ログを整理し、管理者にとって判断がしやすくなるダッシュボードを展開しています。＊オンライン / オフライン問わず、操作ログを記録することが可能なため、Office365のようなオフライン環境下で編集ができるソフトも操作ログを取得します。＝オフライン環境下での隠れ残業を防止
主な機能を解説します！
正確な労働時間の可視化・把握
全社員のログイン・ログオフをひと目で把握 できるようになる。また、PCの起動状況を記録に残し、起動回数・ 時間の算出が可能。これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって労働時間を管理していた社内体制以上に客観的かつ漏れなく業務時間を把握できます。
セキュリティ対策
操作履歴で「いつ、どこで、だれが」操作したか 確認できるため、誤操作や管理ミス、二次被害 も防止できる。また、現在の作業内容も記録される。テレワークが普及したことで、自宅環境での情報漏洩や社内ルールの逸脱を防ぎます。
テレワーク中の監視の対策
時間外の稼働状況や休日出勤を把握し、社員の 健康への影響をストレスの蓄積を未然に防ぎます。
テレワーク時のタスク内容と対応時間の管理
これまでの１〜３の機能で蓄積された定量的なデータにより、プロジェクトやツールに対してメンバーごとの対応時間がみえる。結果として、部署、プロジェクト、役職・役割（社員）別にタスクの最適化が図れるようになり、組織全体の改善につながります。
タスク内容と対応時間の記録を蓄積させることで以下のようなメリットを得られます。
・特定タスクにおいて得意・苦手な社員を把握できるため、役割分担の判断材料となる
・土日の休日残業や平日の深夜残業を把握し、勤怠システムとの乖離を可視化できる
・残業をした社員を特定するだけではなく、残業の内容を把握し、是正できる
本記事では、「庶務は仕事ができない」と言われる理由についてご紹介しました。
本文でも言及しましたが、庶務に任されるひとつひとつのタスクは軽んじられがちな内容が多いですが、まとまった数に対応するにはそれなりの処理能力が必要です。また、社外の人物と接点を持つ機会も多いことから、最低限のマナーも求められます。そう考えると、庶務の適任者というのは、実は貴重な人材であると言えるのではないでしょうか。
