出勤、退勤時にタイムレコーダーにタイムカードを差し込み、その時刻を打刻していく。もっともポピュラーで、シンプルな勤怠管理です。しかしながら、「同僚に話しかけられて…」「オフィスに到着したらすぐに電話が鳴った」など、つい忘れてしまうこともありますね。タイムカードの打刻を忘れてしまうと、給与計算の集計作業が滞るだけでなく、従業員の労働時間を正確に把握できなくなります。
従業員にとってはありがちなミスであるタイムカードの押し忘れも、管理者にとってはかなりの厄介ごと。「どうしたものか？」と困っているなら、今回の記事が参考になると思います。
まずは、タイムカードの押し忘れを、つい放置してしまった時の会社側のリスクを紐解きましょう。続いて本題！打刻忘れを防止する対策を厳選して紹介します。さらに、勤怠管理がより簡単で確実なものになる話題の「業務管理システム」を活用する方法もお伝えします。ぜひ参考にしてみてください。
打刻忘れのタイムカード、もし放置してしまったら？
些細なミスと考えがちなタイムカードの打刻忘れですが、会社側には大きなリスクにつながることも。従業員の不正を助長させるかもしれませんし、労働時間の把握は会社の責務でもあります。もう少し詳しく見ていきましょう。
給与計算に弊害が生じます！
従業員に支払う給与は、労働時間から算出されたもの。
この労働時間があやふやになるということは、その根幹が崩れてしまうわけです。タイムカードの押し忘れがあると、その都度本人に確認をすることになり、作業が遅延する原因になりますね。場合によっては、本人が虚偽の申告をしていないか、部署内などでヒアリングが必要になることも。
また、打刻を忘れてしまった従業員も、初めは「しまった！」と意識するでしょうが、そのうち「まぁいいか」と罪悪感を感じなくなってしまいます。もし現在、きちんとした報告をさせずに、本人に手書きでタイムカードに記入させているなら、要注意です！
最悪の場合、本人が得になるような嘘の時刻を書き込んでいるかもしれません。そのような不正がまかり通るようになれば、会社全体の問題になってしまいますね。さらに、出勤退勤時間は定時にして計算するなど、管理者が勝手に処理してしまうと、従業員から残業代の未払いなどで、訴えられることもあるかもしれません。「単純に押し忘れ」と軽く思っていると、後々問題が大きくなることもあるので、慎重に対応するのがよさそうです。
労働時間の把握は絶対です！法律違反の可能性も！
労働基準法第108条によれば、事業所は「賃金台帳」を作成し、「従業員一人ひとりの労働日数、労働時間、時間外労働時間、休日出勤時間などの情報項目を記入しなければならない」と定められています。また、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、企業が従業員の労働時間を把握する義務が定められています。
さらに、36協定に違反するような長時間労働が発生しないように管理するのも会社側の務めです。
厚生労働省のガイドラインによれば、「労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること」を定められており、そのための方法として「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と明記されています。タイムカードに頼った勤怠管理をしているのであれば、押し忘れは、それらのガイドラインから外れることになってしまいます。会社側の責任を問われないように、対策は必須と心得ておきましょう。
「タイムカードの打刻忘れ防止」対策5選
押し忘れを発生させないための、今すぐできる具体的な対策を紹介します。
どこに設置する？タイムレコーダー
出勤、退勤時に必ず目に入る場所にタイムレコーダーを設置するだけでも、うっかりミスは減らせます。出入り口付近などに設置している会社が多いとは思いますが、従業員の導線を意識して、視界に入るところに置くのがベストです。また、周りにものが置いてあるとタイムレコーダーが目立たなくなるので、周囲はスッキリ整理整頓しておくことも重要です。
さらに、タイムカードの保管場所を、2か所に分けることもオススメです。出勤している時と出勤していない時のタイムカードラックを別にすることで、視覚的にも「ちゃんと押したかな？」と確認することもでき、仲間同士で「押し忘れていない？」と声を掛け合うきっかけにもなります。
張り紙などで注意喚起を！
昔ながらの方法ではありますが、意外に効果が高いのが張り紙やポスターの掲示です。
更衣室や従業員用のロッカーの近く、洗面所などに掲示して、「あっ！」と思い出せるようにしておくことで、打刻忘れを防止できます。しかしながら、初めは効果的だった張り紙も、見慣れてしまうとリマインド効果は薄れてしまいます。ときどき新しいものに張り替えるなどの工夫も必要です。
打刻忘れをチェック担当を決める
「タイムカード押し忘れ撲滅担当」を決めるなど、部署内やチーム内でチェックできる仕組みを作ることで、打刻忘れを防止する方法もあります。また、担当者を当番制することで、全員の意識向上につなげることもできるでしょう。
担当を決めないまでも、「タイムカード押した？」と声をかけるだけでも効果は上がります。
何度も忘れてしまう人には、スマホのアラームをかけておくようにお願いするなど、個別に対応することも効果はあるでしょう。
ペナルティなら軽いもので！
どうしてもタイムカードの押し忘れが改善できない従業員には、軽いペナルティを用意しておくことも視野に入れましょう。そうは言っても、ペナルティは軽いものにすべきです。
労働基準法第91条では、「減給処分を課す場合、1回のペナルティにつき、1日の平均賃金の半額が上限。減給の総額は、1ヵ月の賃金の10分の1を越えてはいけない」と定められています。
ちなみに、タイムカードの打刻忘れにより、その日の勤務を欠勤扱いとすることは、不可です！これは、賃金未払いにあたり、労働基準法第24条で禁じられているからです
また、タイムカードについての取り決めを新しく作る場合は、実際に適用するまでに1、2ヵ月程度の猶予期間を設け、従業員への周知徹底をしてからにしましょう。
イチオシの対策は「業務管理ソフト」の導入
タイムカードの押し忘れ対策として、イチオシなのは「業務管理ソフト」の導入です。
「勤怠管理にお金はかけられない」と考えている経営者も多いとは思いますが、タイムカードに関する業務がなくなることを思えば、結果的にオトクになります。
パソコンの起動状況をその都度記録することで、「タイムカードを押す」という行為から解放されます。毎月、各部署から集めたタイムカードを集計することも不要に！タイムリーに勤務時間を管理できるようになるので、時間外労働超過に陥ることもなくなります。選ぶべきは、イニシャルコストのかからない「業務管理ソフト」。引き続き、勤怠管理だけでなく、業務全体を可視化できるなど、使いやすく進化したオススメの「業務管理システム」を紹介します。
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供する「みえるクラウド ログ」は、使い勝手良好と評判の業務管理システムです。従業員のPC起動時間を記録できるので、もうタイムカードは必要ありません。 さまざまなデータやPCログを記録し、それらのデータを可視化してくれる同システムは、タイムカードの押し忘れ対策だけでなく、生産性アップや業務改善にも役立ってくれます。
導入しやすい初期投資無料で、安心の月額定額制。料金を気にせず、さまざまな機能が利用できるのも魅力。また、導入時はアプリをダウンロードするだけ！サポート体制も充実しており、導入のハードルが低いのも特徴です。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・従業員のPC起動時間、ログインログオフ状況の記録
・従業員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・個々のタスク対応時間や内容の把握
・会社や部署、各プロジェクト、個々のメンバーなど、業務の進捗状況を多角的に集計
労働時間の正確な把握
全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状況はもちろん、オフラインであってもPCログ（記録）を残すことができます。
また、起動回数や起動時間の算出により、これまでタイムカードや勤怠打刻システムに頼っていた労働時間も、自動的に記録。勤怠管理の手間が、かなり軽減されることでしょう。
さらに、サービス残業やカラ残業、残業時間超過など、素早く検知できるので、常習化する前に芽を摘み取ることができます。
安全安心のセキュリティ
「いつ、どこで、誰が、どのような操作したのか」を後から確認できる、操作履歴も記録。
誤操作による情報漏洩や、社内ルールの人為的な逸脱なども、タイムリーに発見することができます。早く対応することで、二次被害を防ぐことにもつながります。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、メンバーごとのプロジェクトや各タスクの対応時間を可視化できます。また、業務の対応時間や手が止まってしまうタイミングも、可視化されたデータなら簡単に読み取ることができます。メンバーひとり一人の得意、不得意を見極めるのにも、これらのデータは有益です。効率的なタスクの割り振りや、適切なフォローに活かすことで、生産性の向上を目指せます。
使いやすさにこだわったダッシュボードと可視化されたデータ
膨大な情報が保存される「みえるクラウド ログ」は、それらのデータを活用しやすいカタチで可視化してくれるのが、なによりも魅力です。使いやすく工夫されたダッシュボードのおかげで、操作も簡単！直感的に理解できる可視化されたデータは、時間をかけて読み解く必要がなく、管理者の負担軽減につながります。
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勤怠管理だけでなく、業務全体の効率化も叶える「みえるクラウド ログ」。
イニシャルコストがかからず、ランニングコストも定額という、導入のしやすさもオススメポイントのひとつです。
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