こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。コロナ禍以降、幅広い企業でテレワークの導入が広がりましたが、働く場所が変わったことで勤怠管理について課題に感じる企業が増えています。
今回は、テレワークでの勤怠管理についてよくある課題や管理方法、導入する企業が増加している勤怠管理システムについて詳しく解説していきます。
目次
テレワークにおける勤怠管理の課題
テレワークでは、オフィス出社の場合には発生しない勤怠管理の課題が存在します。ここでは、多くの企業で問題となっている2つの課題を紹介いたします。
正確な労働時間の把握
テレワークでの勤怠管理の1つ目の課題は、正確な勤怠時間の把握が難しくなることです。これまでのように顔を合わせて働いている状況であれば、オフィスで席に座って作業をしている時間が労働時間であると考えることができるため、正確な労働時間の把握は容易でした。しかし、テレワークでは、目視で勤務状況を把握することが難しく、中抜けや休憩時間が発生した際の勤怠時間の管理が不透明になりがちです。使用者は従業員の労働時間を正確に確認、記録することが求められるため、出社を前提としたオペレーションでは問題となりやすいです。
職種や多様な働き方に合わせた管理
テレワークでの勤怠管理の2つ目の課題は、職種や多様な働き方に合わせた管理が難しいことです。昔ながらの定時出勤、定時退社という働き方ではない、柔軟な勤務時間の設計が必要な職種は増加傾向にあります。テレワークでは、一般的な働き方をする従業員の労働時間管理ですら難しくなるうえ、職種ごとで勤怠管理を徹底していくことは非常に困難です。
テレワークにおける勤怠管理の方法
テレワークを導入した企業での勤怠管理はどのように運用すべきなのか迷われる方も多いのではないでしょうか。ここでは、一般的なテレワークでの勤怠管理のやり方について解説します。
メールや電話での始業・終業時刻の確認
1つ目はメールや電話を用いた勤怠管理です。始業と終業のタイミングで上長に報告を個別で実施したタイミングを、勤務の開始時間と終了時間として扱うという管理方法となります。デメリットとしては、管理者の管理工数が多くかかる点や、管理するメンバーの数が多くなると一人一人の従業員の勤怠状況の把握が煩雑になっていくことが考えられます。
自己申告での記入
2つ目のテレワークでの勤怠管理の方法は、自己申告で記録してもらうことです。自己申告で勤怠管理を実施する場合は、勤怠管理用のエクセルやスプレッドシートを用意し、業務開始と終了のタイミングで従業員ごとに時間を入力してもらうのが一般的です。管理者、従業員どちらにとっても工数が少なく簡単であることがメリットである一方、虚偽の申告や入力漏れが発生する可能性などがあることが懸念となります。
管理システムでの打刻
3つ目のテレワークでの勤怠管理の方法は、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムでは、始業・就業、休憩時間の打刻を始めとし、休暇の申請やシフトの管理など様々な業務を正確かつ簡単に実施することが可能です。使い方もシンプルなものが多く、費用がかからずに導入できるシステムもあるため、まずは一度使ってみることをおすすめします。
テレワークでの勤怠管理にシステムは必要なのか
メールや電話などでも可能なテレワークでの勤怠管理ですが、勤怠管理システムを入れてまで実施する必要があるのか迷われる方もいると思います。リモートワークリサーチ編集部の結論としては、勤怠管理システムは導入したほうがメリットが大きいと考えています。
勤怠管理についての国のガイドライン
勤怠管理システムを導入するべきと考える理由として、厚生労働省の出している労働時間の適正な把握のためのガイドラインの内容があげられます。ガイドラインの内容として、原則使用者は自ら目視、もしくはPCの使用時間などの客観的な情報を基礎として労働時間を確認、記録することが求められています。テレワークでは目視による労働時間の把握は難しくなるため、客観的な記録として情報を残しやすい勤怠管理システムの導入がおすすめです。
参照：「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
テレワークで役立つ勤怠管理システムの機能
テレワークでは勤怠管理システムの導入をおすすめしたいとお伝えしましたが、ここでは勤怠管理システムがもつ機能について解説します。
始業時間、終業時間、休憩時間の打刻
勤怠管理システムの最も基本となる機能は打刻機能です。始業時間・終業時間・休憩時間などを打刻することで、正確な労働時間を把握することができます。また、通院や介護などやむを得ない事情で中抜けした場合などについても、こちらの打刻機能で記録することが可能です。
休暇の申請・承認
休暇の申請や承認についても勤怠管理システム上で完結することができます。勤怠管理システムによっては、従業員各人ごとの有給休暇の自動付与や残日数の確認も可能です。最低でも年に5日の有給休暇を取得させることは義務となっているため、管理者の確認工数の削減につながります。
シフト管理
当日の出退勤記録だけでなく、シフト管理も勤怠管理システムを通して行うことが可能です。システムによってはシフトパターンの設定もできるため、よくある勤務時間をシフトパターンとして登録して当てはめるだけで簡単にシフトの作成ができます。
勤務時間や残業時間の集計
勤務時間や残業時間の集計も勤怠管理システムの機能です。近年では働き方改革もあり、残業時間の制限が厳しくなってきているため、時間外労働を正確に把握することが使用者には求められています。特定の残業時間を超えた場合のアラート設定などもできるため、使用者にとって嬉しい機能といえます。
出退勤時刻とパソコンの起動時間の乖離の確認
従業員が打刻した出退勤時間と、パソコンの起動時間の乖離についても勤怠管理システムで確認可能です。テレワークでは勤務状況の把握が難しくなりますが、この機能があればサボっている従業員の把握にもつながるため、労働生産性の向上が期待できます。
テレワークにおすすめな勤怠管理システム3選
勤怠管理システムは数多く存在しており、搭載している機能や料金プランなどは様々です。ここでは、テレワークを導入した企業におすすめな勤怠管理システムを、厳選してご紹介します。
ジョブカン勤怠管理
シリーズ累計で20万社の導入実績をもつのが「ジョブカン勤怠管理」です。出勤管理やシフト管理、休暇管理などが可能で、打刻情報はリアルタイムで反映されます。初期費用とサポート費用がかからないうえに、無料プランもあるため、利用初めのハードルが低いことからおすすめしたい勤怠システムです。
KING OF TIMES
「KING OF TIMES」は株式会社ヒューマンテクノロジーが運営する勤怠システムです。PC打刻以外にも、顔認証や指紋認証などの生体認証やICカード等を用いた複数の打刻手段を組み合わせることも可能です。また、料金プランは初期費用無料で、勤怠管理以外にも人事労務や給与計算、データ分析などが一律300円で利用できるシンプルな設計になっています。機能の豊富さが強みであるため、1つのシステムで複数の事柄を実行したい企業にはおすすめです。
マネーフォワードクラウド勤怠
株式会社マネーフォワードが運営する勤怠管理システムが「マネーフォワードクラウド勤怠」です。基本的な勤怠管理はもちろん、入社日や基準日に合わせた有給休暇の自動付与ルールの設定なども個々の従業員に合わせて調整することが可能です。直観的でシンプルなUIが特徴で、導入負荷の軽減やエラーの問い合わせ減少につながるため、ITリテラシーが高くない企業であっても安心して使用できます。
テレワークで勤怠管理をするなら「みえるクラウド ログ」
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・従業員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・個々のタスク対応時間や内容の把握
・会社や部署、各プロジェクト、個々のメンバーなど、業務の進捗状況を多角的に集計
労働時間の正確な把握
全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状況だけでなく、オフラインであってもPCログ（記録）を残せるので、記録漏れという事態を招きません。
これまでタイムカードや勤怠打刻システムに頼っていた勤怠管理も、PCの起動回数や起動時間の算出により、自動的に記録、計算することができます。
隠れ残業やサビ残による残業時間超過、またはカラ残業やサボりなども、素早く検知！常習化する前に対応できるのが、助かります。
安全安心のセキュリティ
「いつ、どこで、誰が、どのような操作したのか」という操作履歴の記録は、トラブル時に大いに役立ちます。
誤操作による情報漏洩や、社内ルールの人為的な逸脱なども、素早く発見できれば、迅速に対応することができます。二次被害防止に一役買ってくれることでしょう。
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蓄積された定量的なデータにより、個々のプロジェクトや各タスクの対応時間を可視化。業務の対応時間や手が止まってしまうタイミングなど、オフィスで机を並べている時よりも、詳細まで把握することができます。
可視化されることで、従業員ひとり一人の得意、不得意を見極めることも容易に。
効率的なタスクの割り振りや、適切なフォローができれば、業務の効率化にもつながります。
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