こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。在宅ワーク(在宅勤務)を導入している会社で、常に心配事として挙げられる監視の問題。オフィスワークであっても、在宅ワークであっても、生産性を上げるのは必須です。
経営者としては常に「スタッフ全員が、しっかり業務に取り組んでいるだろうか？」と心配は尽きません。そんな時、必要になってくるのは、監視ツールの導入です。
現在、多彩な監視ツールが存在しますが、どう選べばいいのか迷っている人も多いのではないでしょうか。また、監視する側にとって「監視作業に手間をかけたくない」「従業員が束縛と感じるような監視はしたくない」など、様々な要望もあることでしょう。今回は、テレワークの実情をおさらいし、監視の必要性や注意点、適切な方法などを取り上げます。
適切な監視を手軽に叶える「業務管理システム」も紹介していきますので、ぜひお読みください。
目次
自宅で働くことのメリットは？テレワークって必要？
新型コロナウイルス感染症対策として、急速に増加した在宅勤務という労働形態。
在宅ワーク、テレワーク、リモートワークなど、様々な名称がありますが、「パソコンなどの情報通信機器を利用して、事業所や顧客先などと離れた場所で働く労働形態」を意味します。現在、日本政府や自治体など公的な機関ではテレワークという名称に統一しているようです。さて、アフターコロナとなった現在も、継続している企業が意外に多いのは、いくつかの理由があると思います。
「テレワーク継続を希望する」という社員の声
内閣府が2020年6月に発表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」によると、全国のテレワーク実施率は34.6%。このうち継続を希望する割合は、80%超だという調査結果が発表されました。
2022年後半よりテレワーク実施率は減少傾向にありますが、従業員のテレワーク継続意向は高い状態が続いています。オフィス回帰を推進する会社とテレワークを望む従業員の間で、意識のギャップが生じているのが現状です。職業選択の自由やライフワークマネジメントの観点からも、従業員の働く意欲が増すのであればテレワーク継続を選ぶ企業が多いのも納得ですね。
期待される「労働生産性の向上」
総務省による2018年版の情報通信白書によると、労働生産性の向上を目的としてテレワークを導入した企業のうち、効果があったと回答した企業は導入企業全体の約81%も！
コミュニケーション不足の懸念もありますが、「オフィスよりも仕事に集中できる」との回答も多数みられます。電話や来客の取り次ぎにより作業が分断されてしまうなど、集中力低下を招くこともオフィスでの勤務なら致し方ありませんし、周囲の人の行動が気になる場合もあります。もちろん、テレワークにおける生産性向上を求めるには、遠隔でも適切に業務ができる環境整備が必須条件になります。当然のことながら、勤務時間や業務内容を把握できる適切な監視体制を整えることも重要です。
通勤時間、移動時間の短縮
労働時間には含まれないとはいえ、通勤時間は従業員にとって負担であるにはかわりありません。自宅で仕事ができれば、通勤に充てていた時間も有効活用できます。ワークライフバランスの向上も期待でき、労働意欲の向上、生産性アップにもつながると言えるでしょう。
非常時における事業継続の備え
ウイルスによるパンデミックだけではなく、自然災害などでオフィスに来られない状況が続く非常事態も想定しなくてはいけません。たとえ短期間であっても、業務がまるでできないという最悪の状況は、できれば避けたいものです。テレワークなどの体制が整っていれば、非常時であっても業務を行うことができ、被害を最小限に抑えることができます。
人材確保や専属スタッフの活躍
地方に住む優秀な人材を引き入れることも、ライフイベントにより働きづらくなった人材をつなぎとめることもできます。子育て世代だけでなく、介護などで出勤しづらい環境のスタッフにとっては、テレワークの導入は大いに喜ばれるでしょう。
在宅勤務のデメリットは？プライベートとの区切りはどこ？
アフターコロナの今、テレワーク奨励からオフィス回帰へ舵取りをした企業も多くあります。日本でテレワークが本格的に導入された大きなきっかけは、2020年春に出された型コロナウイルスの緊急事態宣言です。
準備不十分なまま急遽テレワークを導入した結果、多くの「やりづらさ」を経験しました。制度も設備も不完全で、従業員同士のコミュニケーションの方法、マネジメントのノウハウなどがない状態でのテレワーク。ウィズコロナの今、オフィス回帰の流れは当然といえば当然です。また、クライアントと対面で話すことが重要な職種にとっては、やはりテレワークは難しいと言えます。続いて在宅ワークでのデメリットも、見ていきましょう。
コミュニケーションが取りづらい
疑問点があるからと言って、すぐ隣の人に尋ねることはできません。チャットアプリやメール、電話などを介することである程度は解消できますが、PC画面を見ながら相談をするとなると、それ専用のシステムツールが必要になります。
進捗状況の把握が難しい
従業員の働きぶりやプロジェクトの進捗状況など、全体の把握が難しくなるのもテレワークのありがちな問題点です。スケジュールから大きく逸脱する手前で気づき、修正をすることは、リーダーにとって手腕が試される場面です。
また、作業ごとにスタッフから報告するようにするのであれば、その手順に煩わしさがないようにする必要があります。タイムリーに業務全体を俯瞰できるシステムの導入は、円滑な業務遂行に必要と言えるでしょう。
不透明な勤怠管理…サボり問題も
賃金支払いの基礎となる勤怠管理は、おざなりにはできません。
タイムカード打刻の代わりに、始業・就業の報告をルールとして定めても、それは自己申告でしかなく疑わしく感じることもあるでしょう。当然のことながら、上司の目が届かない在宅ワークではサボりやすい環境です。
部下からの残業申請にも、「サボっていたのでは？」と考えてしまうこともありますよね。反対に、「サボったのではと思われているかも？」「仕事が遅いと評価されているかも？」と、部下であっても疑心暗鬼になってしまうものです。
自己申告だけに頼らず、勤怠管理システムなどを導入し、適切な監視体制を導入することで、チーム内の不協和音を起こさず円滑にプロジェクトを進めることができます。
隠れ残業など長時間労働につながることも
プライベートと仕事の区別がつきづらくなり、やる気のある従業員ほどサービス残業などの労働時間超過に流れてしまう傾向があります。
就業時刻を過ぎてからも業務に関する資料を閲覧したり、作業をしてしまう事例も多く見られます。それが従業員の自主的な行動であっても、労働基準法に違反するようなことになっては大問題です。また、業務の振り分けやタスクの分配が最適でない場合も、このような状況に陥りやすいと言えます。まずは、客観的に勤務時間や業務内容を把握することが、問題解決の第一歩です。頑張っている従業員のやる気を削がず、適切な勤怠管理を行うには、業務全体を確実に把握できる仕組みが必要です。
仕事環境の不備に弊害
在宅での仕事は、通信環境や物理的な要因もあり、オフィスワークと同様に一括で整備することは困難です。その結果、生産性の低下やミスの発生につながってしまいます。
個々の業務内容や進捗状況を監視しておくことで、小さなトラブルに気づき、早期に対処することができます。「いつ、だれが、どのような操作をしたのか」を確認できる業務管理システムの導入により、万が一セキュリティホールが見つかった時も、適切に対処できる可能性が高まります。
快適なテレワークには、適切な監視体制は必要不可欠！
「監視する」というと嫌悪感を感じてしまう人も多くいるとは思いますが、会社側にとっても、従業員にとっても「監視」は必要です。サボりチェックという側面だけでなく、従業員の困りごとにいち早く気づくためにも、「適切な監視」は今すぐ実行すべきです。
どのように監視する？業務管理システムを紹介
「監視する」と言っても、じっと見張っている訳にはいかないのが在宅ワークの難しいところ。始業・就業の時間はともかく、業務の進み具合をその都度報告させたのでは、はっきり言って時間の無駄です。
また、子育てや介護などでテレワークを選択している場合、中抜けのタイミングごとに報告することも、やはり無理がありますよね。カメラを繋ぎっぱなしにする方法もあるようですが、集中力低下を招いたり、プライバシーの問題にもつながりそうです。では、どのように監視するのが最適なのでしょうか。
実際に業務を行っている時間ののログ(記録)は、きっちり残すべきでしょう。さらに、その日のタスクや進捗状況、どの作業にどれだけの時間を割いたかなど、客観的なデータを収集できれば、業務の効率化や正確な評価を行う重要な情報になりますね。それらの情報を包括的に記録できる業務管理システムこそが、最適の見張りツールになると考えられますね。
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
初期投資無料、安心の月額で利用できる「みえるクラウド ログ」は、アプリをダウンロードするだけで簡単にスタートできます。大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しており、使いやすさにこだわったオススメの業務管理システムです。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化(PC画面キャプチャ)
・会社や部署、プロジェクト、個々のタスク対応時間や内容の把握
PCの操作ログの記録だけにとどまらず、管理者が整理・管理がしやすいダッシュボードを装備。可視化された情報をもとに、各々が成長するヒントを見つけることもできるかもしれません。
また、オンラインだけでなくオフラインでも操作ログを取得することができ、抜け目なく監視することができますよ。
労働時間の正確な把握
全従業員のログイン・ログオフをひと目で把握できるだけでなく、PCの起動状況を逐一記録。
起動回数や起動時間の算出により、これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって管理していた労働時間を、分かりやすく把握できるようになります。
安全安心のセキュリティ
操作履歴により、いつ、どこで、誰が操作したのかを確認することができます。
誤操作や入力ミス、情報漏洩や社内ルールの逸脱も素早く把握でき、二次被害を未然に防ぐことができます。。
在宅ワーク中の監視
隠れ残業や休日勤務の把握により、労働時間超過の落とし穴も未然に防ぎます。法律遵守のみならず、従業員の健康を守ることにつながります。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、メンバーごとの対応時間を可視化。個々のタスクの最適化や業務内容の見直しができ、結果的に組織全体の業績アップにもつながります。「みえるクラウド ログ」を利用することで、簡単な作業で細やかに監視することができます。プライバシーを守りながら、日報を書く手間や報告を省けるので、従業員にとっても便利なシステムと言えますね。
少しでも気になる時は、無料の資料をダウンロードしてみてください。上司は「サボってないか？」、部下は「サボったと思われていないか？」と、お互いに疑心暗鬼になるより、きっちり監視しして、心地よく働ける環境を叶えましょう。
