こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
管理者の目の届かないテレワーク。働き方改革の推進や人材確保の観点からも、テレワークのメリットは感じつつも、「管理しきれるだろうか？」と心配な声も聞こえてきます。
実際にテレワークを導入している企業でも、「サボっているような気がする」と疑心暗鬼になったり、逆に「隠れ残業をしているのでは？」と心配になったり、労務管理は重要な課題と言えるでしょう。
まずは、テレワークを監視する時に、間違った監視が引き起こす重大な問題について考えます。引き続き、監視すべきポイントについて整理をし、具体的な監視方法を紹介。最後に、オススメの業務管理システムについても言及していきます。すでにテレワークを導入している、もしくはテレワーク導入を考えている経営者の方に役立つ内容です。ぜひ読み進めてみてください。
目次
監視は必要？不必要？注意点について考える
「ちゃんとやっているのか？」「サボっているのでは？」「故意の情報を持ち出したりしないだろうな？」と心配しだしたらキリがないテレワーク。それらの不安を払拭するために「監視」が必要になるのですが…。従業員にとっては、監視された状態が続くのはストレスでしかありません。言葉では「監視」と表現しますが、「見守り」と捉えることが重要。「従業員が気持ちよく仕事ができる環境を整えるために、管理者が細かな部分まで把握しておく」というスタンスで「テレワークの監視」を行うと、ミスや不満の少ない職場となっていくでしょう。
やり方を間違ってしまうと、テレワークが充実するようにと始めた監視が、逆効果になってしまうことも！まずは注意点について見ていきましょう。
過度な監視は違法の可能性も！
勤務時間中や会社から支給されたPCでの私的利用やルールの逸脱を防止するために、会社側が監視することは、なんら違法ではありません。
しかしながら、従業員の自宅で常時カメラオONを強要するなど、一緒に生活する家族の生活スタイルが筒抜けになるような状態は、違法性を指摘されるかもしれません。また、会社所有のPCであれば、操作ログの取得などの監視は問題ありませんが、従業員の持ち物であるPCに何かしら管理ソフトをインストールさせ、プライベート利用中のメールやインターネット関連情報を閲覧できる状態にすることは、当然ながらプライバシーの侵害となります。
監視ツールを導入する場合は、会社から貸与されているパソコンのみというのが原則になります。
なお、過度な監視を受けていると感じさせないように、監視ツールを使用する場合は離席時間を非表示にしたり、何度も確認の連絡をしないことが肝腎です。
ストレスは厳禁！生産性にも影響します
テレワーカーにとって「監視されること」に対するストレスは、多かれ少なかれあるものです。オフィスワークであっても、背後から上司がじっとパソコン画面を覗き込んでいたら、誰もがストレスを感じるでしょう。このような心理状態では、生産性も低下してしまいます。
そうは言っても、監視するメリットも多くあります。
重要なことは、管理者は業務の進捗状況や達成率、トラブルやミスなどのほか、従業員のコンディションなどを正しく把握すること。また、それらの情報から管理者が従業員にフィードバックする時に、どのように伝えサポートするかということに注意を払うべきです。また、テレワークを始める前に双方がよく話し合い、共通認識を作っておくことも大切です。無駄なストレスを与えず、従業員を見守る立場というのを見失わないようにしましょう。
監視することに管理者が振り回されない
従業員を監視するために、「たびたびリモート会議をする」「日報を細かくチェックする」「PCログの確認に時間を割く」などを続けていれば、いずれ管理者が疲れ果ててしまいます。管理する側に余裕がなくなれば、適切なフォローやアドバイスができなくなり、悪循環に陥るのは明白です。適切なツールを導入するなど、監視という業務に時間を取られないよう工夫することも大切です。
監視ではなく見守り！重要なポイントは？
先にも述べたように、「監視＝見守り」という意識を持って対応することが、何よりも重要になります。信頼感、安心感のある職場環境を構築することで、従業員はのびのびと働くことができます。それぞれが能力を発揮することができれば、業務の効率化や生産性向上にもつながっていきます。
この章では、テレワークの監視を成功させるポイントについて紹介していきます。
従業員の心身を守る勤務時間の管理
サボりやカラ残業も問題ですが、長時間労働にも注意を払わなければなりません。勤務時間とプライベートな時間の境界があいまいになり、勤怠管理がいい加減になってしまう従業員もいるかもしれません。勤務時間中に集中できず、取り戻すために夜間に仕事をするなど、好ましくない状況になった時、管理者が把握できていないのは考えモノです。勤怠の時刻だけでなく、PCの起動記録やログイン状況などを把握しておけば、異常事態を素早く察知することができます。客観的なデータをもとに、落ち着いて本人と話すこともできます。従業員が無理しないように見守るのは、管理者の大切な仕事になります。
困りごとに気づく！孤独感を感じさせない
仕事中、手が止まってしまうタイミングを見逃さず、一緒に解決策を見出してくれる上司の存在は、従業員にとってとても大切なものです。
自由度の高い働き方ができることが魅力のテレワーカーも、「仲間との関係が構築できない」「孤独を感じる」など、気軽なコミュニケーションが叶わないことのストレスを感じる人は多いようです。
「わざわざメールを送って相談するほどでもないけど」「オフィスにいたら、先輩や同僚にちらっと聞けるのに」という想いを抱えたままテレワークを続けているのは、良い状況とは言えません。PCの作業ログから気づける「小さな困りごと」や「改善すべき点」などに気が付き、声をかけることは、円滑な業務につながります。孤独感を味合わせないためにも、テレワークの監視は重要です。
個性を理解することで叶う信頼感の醸成
従業員の得手不得手を知るには、実際の作業時間と完成度を見比べる必要があります。それらを踏まえた上で、タスクの割り振りやチーム編成を考えるのは管理者の仕事です。「自分のことを分かってくれている」という感覚を従業員が味わうことは、信頼関係の醸成につながることでしょう。
情報漏洩の防止などトラブル回避
会社にとって絶対に避けなくてはいけないのは情報漏洩です。ハッキングなど外部からのアクセスに注意するのはもちろんですが、情報漏洩事案の多くは内部からの持ち出しだそうです。
独立行政法人情報処理推進機構による「企業における営業秘密管理に関する実態調査2020」では、発覚した情報漏洩の7割以上が内部からの漏洩。そのうちの2割は「誤操作や誤認による流出」とのこと。故意だけでなく、誤操作による情報漏洩にも対策を練る必要があります。業務管理システムなどのツールでは、業務フローから外れた操作が行われたこと知らせるアラートのあるものもあります。テレワークを安全に行うには、これらのツールの導入は、検討すべきだと思います。
適度な緊張感と妥当な人事評価
「過度な監視」は逆効果ですが、「上司が見守っている」という意識は、適度な緊張感をもたらします。オフィスで仕事をする時と同様の気持ちを保つことは、生産性の維持に重要です。また、集中して業務にあたることで、作業スピードや正確性の向上、さらには業務の効率化を目指すこともできます。
さらに、それらの頑張りを管理者が客観的に把握することは、正当な人事評価にもつながり、さらにモチベーションアップという好循環を生み出すことにもなります。
心地よく働ける環境を作る監視の方法
テレワークの監視の重要性を認識したところで、実際に監視する時の注意点を確認しましょう。
これは外せない！プライバシーの問題
従業員が作業するPCに監視ツールをインストールする場合は、会社から貸与したものにすべきというのは、前述の通りです。また、社内でのコンセンサスを得ておくことも重要です。監視することのメリットなどの認識を、全員で一致させておくことは、後々のトラブル回避に有効です。
・勤務時間の超過などを防止し、心身を守る働き方を継続するため
・トラブルや困りごとを共有し、協力して業務を進めるため
・情報漏洩などトラブルを未然に防ぐため
・業務の成果を正確に把握し、人事評価に活かすため
監視されることを嫌う気持ちは、従業員なら当然のこと。監視することで従業員に恩恵があるか、従業員が納得できる内容であるかを丁寧に確かめ、認識のすり合わせを行いましょう。
ストレスを与えない監視は、ツールの使い方次第
監視するために度々連絡をさせるなど、「面倒に感じる行為」や「嫌悪感を感じる行為」は、逆効果になります。「ダメ出し」のための監視ではなく、「見守る」ための監視であることを念頭に置き、どのような方法で監視するのかを考える必要があります。オススメなのは、監視ツールの導入。従業員の手を煩わせず、知らないうちにPCログを保存するシステムなら、「監視されている」ことを強く意識することなく仕事に励むことができます。また。取得したPCログのデータだけを鵜呑みにし、思い込みでフィードバックをすることは、大変危険です。不審な行動をキャッチしたら、関連する他のデータを照らし合わせ、丁寧に対応することが肝腎。
直接顔を合わせないテレワークだからこそ、思い込みで話してしまうと、相手を傷つけるだけになってしまうかもしれません。ツールで得た情報は、あくまで判断材料であり、全てではないことを忘れないようにしましょう。
管理者の負担が増えては本末転倒
監視ツールとして業務管理システムなどを導入することは推奨しますが、それらに予算をかけすぎたり、管理者の時間を使いすぎるのはナンセンス。
多くのログを保管できるのは魅力ですが、それらデータを一つひとつ読み解くのは時間の無駄です。情報を見える化してチェックできるツールを選べば、確認作業の手間が劇的に少なくなります。また、着目すべきポイントが分かるように分析機能をもったツールなら、なおオススメです。
業務の可視化をすることで、テレワークであっても、従業員と一体化しながら働くことができ、その延長線上に業績アップの扉が見えてくることでしょう。
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
管理者の使い勝手にこだわった「みえるクラウド ログ」をご存じですか？大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供する業務管理システムです。
安心のセキュリティ、考え抜かれた操作性だけでなく、様々なPCログを記録し、可視化してくれるのが「みえるクラウド ログ」の大きな特徴。安心の月額定額制で、初期投資も無料と、導入のしやすさも人気の理由です。アプリをダウンロードするだけでスタートでき、サポート体制も充実！従業員のPC起動やログイン情報、操作記録などを細かく保存できるので、テレワークの監視には、とくにオススメです。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・従業員のPC起動時間、ログインログオフ状況の記録
・従業員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・個々のタスク対応時間や内容の把握
・会社や部署、各プロジェクト、個々のメンバーなど、業務の進捗状況を多角的に集計
労働時間の正確な把握
全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状況だけでなく、オフラインであってもPCログ（記録）を残せるので、記録漏れという事態を招きません。
これまでタイムカードや勤怠打刻システムに頼っていた勤怠管理も、PCの起動回数や起動時間の算出により、自動的に記録、計算することができます。
隠れ残業やサビ残による残業時間超過、またはカラ残業やサボりなども、素早く検知！常習化する前に対応できるのが、助かります。
安全安心のセキュリティ
「いつ、どこで、誰が、どのような操作したのか」という操作履歴の記録は、トラブル時に大いに役立ちます。
誤操作による情報漏洩や、社内ルールの人為的な逸脱なども、素早く発見できれば、迅速に対応することができます。二次被害防止に一役買ってくれることでしょう。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、個々のプロジェクトや各タスクの対応時間を可視化。業務の対応時間や手が止まってしまうタイミングなど、オフィスで机を並べている時よりも、詳細まで把握することができます。
可視化されることで、従業員ひとり一人の得意、不得意を見極めることも容易に。
効率的なタスクの割り振りや、適切なフォローができれば、業務の効率化にもつながります。
使い勝手の良いダッシュボードと可視化されたデータ
膨大なデータを保存できても、活用できなくては意味がありません。
それらのデータを様々な場面で活用できるよう可視化してくれるのが、「みえるクラウド ログ」の特徴です。
見やすく工夫されたダッシュボードのおかげで、PCが得意でなくてもすぐに使いこなせるでしょう。可視化されたデータは、直感的に把握することができ、忙しい管理者の負担軽減にもつながります。まずは無料の資料請求を！
テレワークの監視だけでなく、様々な場面で有益に使える「みえるクラウド ログ」。
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