こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
この数年でテレワークが急速に浸透したことで、従業員のリアルな労働状況を把握・監視できずお困りの労務担当者は多いのではないでしょうか。
そこで今回ご紹介したいのが、テレワーク監視ツールです。
本記事では、テレワーク監視ツールの概要とできること、テレワーク監視ツールを導入するメリットとデメリット、代表的な監視ツールをご紹介します。
「テレワーク監視ツールは違法ではないの？」という疑問に対しても知見をお伝えしていますので、テレワーク監視ツールを導入したり乗り換えを検討したりしている労務ご担当者はぜひ本記事を活用してください。
目次
テレワーク監視ツールとは
テレワーク監視ツールとは、テレワークで就業中の従業員がどのように働いているのかを可視する目的で導入する監視ツールです。PCログやアクティビティログなどの情報を横断的に収集・監視し分析することで、結果をもとに業務全体を監視したり、改善すべき点の洗い出しに活用したりできます。
テレワーク監視ツールには主に３タイプある
テレワーク監視システムにはさまざまなタイプがあり、主に以下の３タイプに分類可能です。
● 専用タイプ
● IT資産監視タイプ
● コンディション監視タイプ
専用タイプは、業務監視を主体に想定しているツールです。オフィス出社時以外にも、テレワーク勤務時を想定し設計されています。
IT資産監視タイプは、企業のIT資産管理ツールの機能の一部が、従業員のテレワーク実態の関しに使用可能なツールです。
コンディション監視タイプは、テレワークで業務に従事する従業員のコンディションを客観的に管理し、モチベーションを落とさないようにすることを目的とした監視ツールです。
テレワーク監視ツールが必要とされる理由
テレワーク監視ツールが求められる理由として、従業員が適正に業務に従事できているか企業側が管理できるようにすることが求められていることが上げられます。
テレワーク勤務をしていると、オフィス勤務をしているときとは異なり、管理者は従業員の働く様子を直接見ることはできません。そのため、本来なら勤務時間中なのに従業員が業務に無関係のことをしていたりしても、管理者は気づきにくいです。あるいは、従業員が先に就業打刻をしてから隠れ残業をしていたり、止めどきがわからずつい深夜まで従業員を働かせてしまったりしたなんてこともありうるでしょう。
こうした事態を回避するためにも、テレワーク監視ツールが必要とされているのです。
テレワーク監視ツールで監視できること
テレワーク監視ツールでできることは、主に以下です。
業務内容の把握
各従業員が、いつ、何を、どうやって作業しているのか把握可能です。テレワーク中では上長による監視を直接行うことができないですが、テレワーク監視ツールを使用すれば、従業員がきちんと業務に取り組んでいるか、バレないと思って私用をしていないかなどをチェックできます。
使用しているファイルやツールなどから業務内容と進捗度合いを把握できることから、かけた時間に対して業務内容が見劣りするようであれば、業務の改善策を検討することも可能です。
業務量と内容に関するレポート分析
従業員個々人の業務内容と実務量を客観的に記録・分析可能なことから、毎日の業務を振り返る目的で個人レポートを作成し共有することができます。
毎日の業務やプロジェクトでは、複数名の従業員がチームを組む機会も多いでしょう。このようなシーンでも、テレワーク監視ツールを導入していると、従業員個々人の働き具合がデータとして見えるので、特定の人に業務が偏りすぎたりしていないかチェックできます。
アラート通知
リモートワークをしていると、その日の業務の辞めどきがわからずつい残業してしまう傾向があるようです。オフィス等と違って従業員の様子を直接観察できないリモートワークを導入するに際して、従業員の過重労働が気になる管理者も多いのではないでしょうか。
テレワーク監視ツールでは、従業員が一定時間以上残業したり勤務時間が長くなってきたりすると、当該従業員並びに管理者に向けてアラートを発し注意喚起を促すことができます。
また、定時になったらパソコンを自動でシャットダウンさせるテレワーク監視ツールもあるようです。
情報漏えい対策
企業にとってテレワーク導入に際する懸念点に、情報漏えい対策があると思います。業務で取り扱う機密情報を流出させないためにも、テレワーク実施時は管理者に対して適正な情報管理体制の実施と周知が求められます。
テレワーク監視ツールでできる情報漏えい対策は、
● ログイン情報ならびに操作ログの記録
● コピー・スマートフォンへの保存禁止
● アプリケーションならびにUSBへの接続制限
● 個人情報を含むファイルの監視
などがあります。
関連して、情報漏えい以外にも社内規範に反するような動作やインシデントが生じた場合、どのパソコンでどのような違反が生じたかを確認する必要があります。テレワーク監視ツールを導入すれば、従業員のパソコン操作履歴をスライドなどの情報で記録し残すことができるので、発生時にも後追い対応が可能です。
テレワーク監視ツールを導入するメリット
テレワーク監視ツールを導入するメリットは主に
● 監視・管理目的
● 業務改善目的
に大別できます。ここではそれぞれ代表的な項目を解説しますので、導入に際して参考にしてください。
従業員の業務状況の把握
繰り返しになりますが、テレワーク管理ツールを導入すると勤務時間中にどのようなことをしたのかまるごと把握可能です。ですので、従業員個々人の勤務状況、業務量と進捗状況、時間配分などが、客観的かつ手に取るように掌握できます。
同じようにパソコンに向かっていても、業務に無関係なサイトを閲覧していたりすれば、操作ログから一目瞭然です。数人でチームを組んでタスクをこなしているなら、グループ内での業務配分を見直し、再配分を検討するのにも役立つでしょう。
従業員のコンディション確認
就業時間に対してより多くのタスクをこなしていれば、その従業員はモチベーションを高く維持しながら働けていると推察できます。反対に、平常時と比較して業務に割く時間が増えていたりする様子がPCログから見受けられるようなら、何らかの事情が影響して労働パフォーマンスが低下している恐れがあります。
このように、テレワ―ク管理ツールを導入して従業員の勤務状況と実績を把握できるようになると、従業員がそれぞれにとって良好な状態で働けているか、ひいてはコンディションやモチベーションも把握できるようになるでしょう。
コンプライアンス強化
テレワーク経験者からよく聞かれる意見に「テレワークだと、やろうとすれば何時間でも働いてしまう」というものがあります。自宅などで仕事をしていると同僚や上長の目が届かず、ついあれこれと業務をこなしていたら勤務時間を超過したり、隠れ残業をしたりした経験がある方も多いのではないでしょうか。
テレワーク管理ツールを導入してPCログと勤怠打刻システムの時刻を突合することで、従業員の過度な勤務や隠れ残業に気付けるようになるでしょう。
人事評価の裏付け
「同じ業務を同量こなしていても、目立った活躍をしていたり遅い時間まで頑張ったりしている人のほうが評価されている」と感じた経験がある方もいると思います。
人事評価は正当性が求められます。見た目のパフォーマンスだけにとらわれることなく従業員の貢献度合を評価するには、客観的データが欠かせません。
「毎日定時で帰っていた人が、実は段取りよくスピーディーに仕事をこなしていた」「いつも会社にいて忙しそうにしていたけれど、業務量は他の従業員と大差なかった」ということも、テレワーク管理ツールを導入することで明らかになるかもしれません。
パフォーマンスの可視化
上述内容と近いですが、同じ業務でもかかる時間と同一時間内でこなせるタスク量は従業員ごとに異なります。従業員の働き方をデータから客観的に把握できるようになることから、チームメイキングやチーム運営に際して役立つでしょう。
また、業務改善を目的としたプロジェクトを実施する場合、前後でデータを比較検討することで、業務時間の増減等からプロジェクト成否を判断できるようになるでしょう。
経営における意思決定の質向上
テレワーク管理ツールは、従業員の働き方を客観的に記録し評価するのにも役立ちます。経営を考える上で、投資額と費用対効果は避けて通れない課題です。管理ツールには、誰が、いつ、どの作業をしたのか記録されていることから、想定工数・費用と実際の内容を比較検討することができます。
みえるクラウド ログは、各案件にかかったコストと作業内容を記録しデータ化できるテレワーク管理ツールです。時間の流れと従業員の動きがわかるようになるので、より効率的な業務フロー策定にも役立つでしょう。
テレワーク監視ツールの導入に際して注意が必要なポイント
メリットがたくさんあるテレワーク監視ツールですが、導入に際して事前に把握しておきたいポイントもいくつかあります。
監視が行きすぎるとストレス源になることも
従業員の勤務状況を監視するためのツールとはいえ、従業員の動向を過度に監視するのは避けましょう。行き過ぎた監視は、従業員がストレスを感じる原因になることがあるためです。テレワーク監視ツールは何のために導入するか再認識し、過度な監視にならないよう注意しましょう。
生産性と創造性の低下を招くおそれがある
テレワーク監視ツールによっては、パソコンのインカメラで従業員の様子を観察したり、離席時間が記録されたりする、マウスやキーボード操作が逐一チェックされるタイプもあります。
テレワーク監視ツールによる従業員の管理は、業務時間の把握や適切な業務量調整に役立ちますが、しかし縛りが厳しすぎると、かえって従業員から反感を買いかねません。繰り返しになりますが、テレワーク管理ツールは適切に利用するようにしましょう。
テレワーク監視ツールは違法ではない？
ところで、「いくら業務のためとはいえ、テレワーツールで従業員を監視するのは法律的に問題ないのか？」と疑問に感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
一般常識の範囲内であれば法律的には問題がないとされている
テレワーク管理ツールによる従業員の管理は、現時点では一般常識の範囲内であれば法律的に問題ありません。
しかし、過度な監視は従業員がストレスを感じる原因になることもあります。ですので、業務時間外（休憩時間・退勤後など）まで監視したり、職場用の立場を利用して室内を見せるよう従業員にせまったりすることのないよう注意しましょう。
テレワーク監視ツール導入前に従業員に対して情報共有が望ましい
企業と従業員の摩擦を減らす目的で、テレワーク管理ツールの導入と利用に関するルールを双方で事前に共有しておくことをおすすめします。
業務で使用するパソコンをはじめとした電子機器にはテレワーク管理ツールをインストールしていること、企業側は従業員の業務中の動向をチェック可能なことを周知したうえで、従業員が疑問や不安に感じていることがあれば適宜相談し解消するようにしましょう。
どんなテレワーク監視ツールがある？
ここでは、代表的なテレワークツールと基本機能をご紹介します。
1.みえるクラウド ログ
テレワーク時の業務管理をメインに想定している管理ツールで、専用アプリをダウンロードするだけで利用できます。
パソコンごとにデータを収集し分析することで、従業員ごとに課題を抽出してマネジメントに活かせます。クライアントと案件ごとにログを取得できるため、作業内容に対する時間コスト・人的コストも算出可能です。また、画面画像を定期的に記録していることから、不正行為防止の観点からも効果的です。
「テレワーク管理ツールを導入したいけれど、初期設定が手間」と感じている労務担当者に、まずおすすめしたいテレワーク管理ツールです。
2.SKYSEA Cilent View
IT運用管理とセキュリティ対策の双方にバランスよく対応可能な、IT資産管理タイプのテレワーク管理ツールです。
Google Chromeの利用履歴、Office365のファイル使用痕跡、データアップロードなどをはじめ、各種アプリケーションのログを取得可能です。
IT運用管理とセキュリティ対策に主眼をおいているため、他社製品と併用することでIT運用管理とセキュリティ対策やシステム運用の強化も期待できる点が魅力です。
これから特にセキュリティ対策を充実させたいと考えている企業なら、導入を検討してもよいでしょう。
3.ジンジャー人事労務（サーベイ）
従業員のコンディション管理に特化したツールです。PC操作ログの収集と管理・分析を目的としたテレワーク管理ツールではないのですが、テレワークで従事する従業員のモチベーションとコンディションをより具体的に把握するのに特化したツールといわれています。また、モチベーションの可視化を目的としたアンケートを定期的に実施・集計しています。
他社製品と連携し利用することもできますので、従業員のモチベーション管理を重視したい企業と担当者におすすめといえるでしょう。
PCログ監視にはみえるクラウド ログ
リモートワークリサーチが推奨するツールは「みえるクラウド ログ」です。「みえるクラウド ログ」は、社労士事務所を持つ、大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しています。
「みえるクラウド ログ」によって解決できることは隠れ残業の可視化と軽減に繋げる定量的なエビデンスを揃えることができます。
《みえるクラウド ログの主な機能》
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・会社や部署、プロジェクト、個人ごとのタスク対応時間や内容の把握
みえるクラウド ログはPCの操作ログを記録するだけではなく、操作ログを整理し、監視者にとって判断がしやすくなるダッシュボードを展開しています。＊オンライン / オフライン問わず、操作ログを記録することが可能なため、Office365のようなオフライン環境下で編集ができるソフトも操作ログを取得します。＝オフライン環境下での隠れ残業を防止
初期投資無料、安心の月額で利用できる「みえるクラウド ログ」は、アプリをダウンロードするだけで簡単にスタートできます。大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しており、使いやすさにこだわったオススメの業務管理システムです。
主な機能を解説します！
労働時間の正確な把握
全従業員のログイン・ログオフをひと目で把握できるだけでなく、PCの起動状況を逐一記録。
起動回数や起動時間の算出により、これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって管理していた労働時間を、分かりやすく把握できるようになります。
安全安心のセキュリティ
操作履歴により、いつ、どこで、誰が操作したのかを確認することができます。
誤操作や入力ミス、情報漏洩や社内ルールの逸脱も素早く把握でき、二次被害を未然に防ぐことができます。。
在宅ワーク中の監視
隠れ残業や休日勤務の把握により、労働時間超過の落とし穴も未然に防ぎます。法律遵守のみならず、従業員の健康を守ることにつながります。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
これまでの１〜３の機能で蓄積された定量的なデータにより、プロジェクトやツールに対してメンバーごとの対応時間がみえる。結果として、部署、プロジェクト、役職・役割（社員）別にタスクの最適化が図れるようになり、組織全体の改善につながります。
タスク内容と対応時間の記録を蓄積させることで以下のようなメリットを得られます。
・特定タスクにおいて得意・苦手な社員を把握できるため、役割分担の判断材料となる
・土日の休日残業や平日の深夜残業を把握し、勤怠システムとの乖離を可視化できる
・残業をした社員を特定するだけではなく、残業の内容を把握し、是正できる
いかがでしたか？“PCログでの勤怠監視の導入をご検討中の労務担当者さまは、ぜひ「みえるクラウド ログ」の導入を検討してみてください。”
少しでも興味をお持ちの担当者様やクライアントの皆様は、ぜひ無料資料のダウンロードください。在宅勤務時の環境整備からテレワーク時の監視まで一から進め方を説明しております。
