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テレワークができる自由度の高い会計事務所
今回取材をさせていただいたのは、「税理士法人クラウドフォーカス」の代表村井さんです。社内スタッフの95％はテレワーク勤務であり、「自由にのびのびと働いてもらえたらいいんです」と、村井さん自身もおおらかな雰囲気。
そんな村井さんが『みえるクラウド ログ』を導入しようと思ったきっかけから伺いました。
監視はしたくない！重視するのはリスク管理のみ
「ずっとテレワークをしていましたし、スタッフを信頼しているので、業務管理システムの導入について、私自身は懐疑的だったんです」と話す村井さん。
「そうは言っても、情報漏洩などセキュリティのリスクについては常々考えていました。たとえ内部不正が行われないとしても、システム上の脆弱性、人為的なミス、外部からの攻撃もあるかもしれませんし。スタッフを監視するのは嫌だけど、スタッフを守ることは必要だと感じ、何かしらのシステムを導入しようと検討を開始しました」。
割と早い段階で『みえるクラウド ログ』にしよう！と決めていただけたとのこと。
「税理士法に定められている、システムへのログイン、ログアウト情報や作業記録の保存などができれば、ややこしい機能はいらないと思っていました。検討を進めると、生産性の向上に役立つとか、工数管理もできるとか、様々な機能があることが分かりましたが、まったく重視はしていなかったですね。とにかく情報漏洩やセキュリティのリスクマネジメントとして導入と割り切って、何社かの資料請求はしつつ比較検討。『みえるクラウド ログ』が同じ士業のセブンセンス提供というだけあって、会計事務所には一番あっているな！と思いました。機能に不足なく、中小企業にも導入しやすいコストも魅力だと思います。初期投資不要だし、まずはお試しで！と軽い気持ちでスタートし、気が付けば導入してからもう2年も経っていたんですね」。
導入に対するスタッフの抵抗感を心配するも…
「今まで自由に働いてきたスタッフにとって、業務管理システムの導入については、少なからず抵抗感を感じるだろうと心配していました。期日を守り責任をもって業務にあたってくれることが重要なだけで、効率化や生産性について細かく口出しする気はなくて、むしろのびのび働いてほしい。会社としては、トラブル回避のために、ソフトの使用状況やデータの動きなどのログがとれていればいい。そう考えると『みえるクラウド ログ』の特徴的な機能はありますが、『10分ごとに取得できる画面キャプチャを保存できる』という機能は、弊社にはいらないな…と思っていました。導入を決め、サポートの方に相談すると、設定を変えることで、キャプチャを残さないようにできると教えていただきました。アプリをダウンロードしてインストールしていくだけなのですが、やはりいろいろと躓くこともあり、その都度サポートの方にはお世話になっています。低予算でありながら、的確に対応してもらえるので助かっています。同システムを気に入っている理由のひとつですね」。
導入することを話した時、スタッフの方々の反応はいかがでしたか？
「こちらの考えを丁寧に説明したことで、特に抵抗感や嫌悪感を感じたスタッフは居なかったように思います。むしろ会社として当然だよね、という感じでしょうか？案ずるより産むがやすし。セキュリティに関する安心感につながり、導入して本当に良かったと思っています」。
実際に稼働し初めて、新たな気づきも！
「細かくチェックをしていないので、『みえるクラウド ログ』をうまく活用できているかは分かりませんが」と前置きしつつ、どのように使用しているかも話してくださいました。
「テレワークがほとんどで、個々が考えて業務にあたるスタイルを推奨しているとは言え、働きすぎは会社として容認できませんよね。今まで掴み切れていなかった勤務時間の実態について知ることができたことで、長時間労働に対する意識は高まったと思います。そんなこともあり、PCの使用状況を把握できる業務管理システムの必要性を、より強く認識しました」。
生産性向上などのツールとして、『みえるクラウド ログ』を活用していこうという試みも、進めているという村井さん。
「四半期に1度程度ですが、対応時間や情報を分析し、会社全体の生産性や効率化について検討しています。顧客ごとの対応時間やどんな作業に時間がかかっているのかなど、ログを読み取ることで得られる情報は多くありますね。『会社としてどう効率化を図っていくのか』を考えるには、これらの客観的データはとても重要！ただ、スタッフが息苦しさを感じないよう個々のパフォーマンスとしてではなく、あくまで会社全体として捉えるようにしています」。
サービス拡充やMacOSへの対応も期待！
「セキュリティだけのため」という導入等当初の割り切った使い方から、より一歩深くご活用いただいているようで嬉しい限りです。
今後の『みえるクラウド ログ』に期待することやご要望などについても、ご意見をいただくことができました。
「使い切れていない機能も多いと思うんですが、機能面ではとても満足しています。気になることは、導入する時にスムーズにインストールできないこともあり、その都度サポートの方に相談して解決という今のやり方なんですよね。これでも特に問題はないのですが、導入から設定までを代行していただけるようなサービスがあればいいのにな！とは思います。あと、個人的な要望としては、ぜひMacOSも対応できるようにしてほしい！」と話すMacユーザーの村井さん。
それに関しては、現在MacOSにもインストールできるよう開発を進めております。近い将来、ご要望にお応えできるはずです。
「顧問先ごとの工数分析の方法についても、もっと詳しく知りたいなと思っています。システム的なことはもちろん、得られるログや数値をどのように活用するといいかなど、トータルに相談できるのも魅力のひとつですね」。
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