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ITソリューションに強く、新しいツールにも意欲的
お話を伺ったのは、茨城県つくば市に事務所を構える「税理士法人FLOW会計事務所」代表の佐藤さんです。スタートアップのサポートやITソリューションにも強い同社を率いる佐藤さんは、柔らかな人当たりとロジカルな思考を併せ持つ魅力的な方です。素直で伸び盛りの若いメンバーとともに、日々のアップデートを重視する姿勢は、まさしく「FLOW」という社名を表しています。新しいこと取り入れ使いこなすことの得意な佐藤さんですが、「みえるクラウド ログ」の導入には悩むことがあったそうです。
「監視しているようで…」とシステム導入には懐疑的
「みえるクラウド ログ」へのファーストコンタクトは2022年の秋。新型コロナウイルス感染拡大の対応策として、その頃はテレワークをしているスタッフも多かったんだそう。
「何かしらモニタリングする必要があると感じ、同じ士業のセブンセンスさんが開発しているシステムということもあり、問い合わせをしました。お話を伺い、『便利そうなシステムだな』とは思ったのですが…」と話す佐藤さん。「より法令遵守を遵守していくという観点からも、リスクマネジメントをより強固にしていく必要性は強く感じていました。しかしながら、『スタッフを監視する』ということに、私自身が抵抗を感じていたんです！せっかく築いてきた信頼を損なうのでは？みんながどう感じるかが懸念となり、その時は導入を見送りました」。
働き方の自由度という意味では、テレワークの導入は良いことのように思われていますが、事務所を管理する側にとっては、悩ましいことも多いのだそうです。「一人前に仕事ができる人なら、テレワークという選択肢は大いにアリだと思います。しかし、顧客へ接し方や業務の組み立て方など、まだ発展途上にいるスタッフがテレワークとなると、『日々の細かなことについて、こちらからアプローチして育てる』ということは、途端に難しくなってしまうんですよね。若いメンバーの成長を促進させるには、直接的に見守れることも大切だと思うんです」。そんなジレンマを抱えつつも、人材不足が深刻化し、テレワークの必要性は高まっているのが現状です。限定的に導入しているテレワークをもっと上手く活用するために、業務管理システムの導入を再検討することにしたそうです。
いざ導入！スタッフから不満もなく、改善点も浮き彫りに
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「導入前に、スタッフにはどんなメリットがあるかをきちんと説明しました。今後、みんなの働き方をより柔軟にしていこうと考えていること。それに伴うリスク管理は、万全でなければならないということなど。結果的に、導入後に不満の声はあがらず、良かったと思っています」。ひとたび情報漏洩が起きてしまうと、お金や時間だけでなく、社会的な信頼も失ってしまいます。システム上のセキュリティだけでなく、誤操作によるリスクについても対応できる準備が必要です。
「リスク管理のために導入したのですが、導入直後に、隠れて残業してしまっているスタッフがいたことがわかりました…。このスタッフは子育て中のため、日中に業務をこなす時間を確保することが難しく、子供を寝かしつけた後の夜間に遅れた業務を取り戻そうと頑張ってくれていました。私としては遅れた業務を取り戻そうとしてくれている気持ちはすごくありがたいのですが、だからといって深夜の遅い時間に業務をこなす、しかも無給で働かせることは認めることはできません…。会社がスタッフの労働力を搾取していることになりますし、遅い時間に働くことによるメンタルヘルスも心配です。そのため、今は隠れ残業をしないで済むように相談して業務の割り振りをお願いしています。」
見える化をすることで分かることは多い！
業務中においても「みえるクラウド ログ」を活用することで、どの業務にどれだけ時間を割いたのかが可視化でき、全体を把握するのに役立つと話す佐藤さん。「今後、テレワークを拡大していこうと準備を進めています。チャージレートを定め、KPI達成率と照らし合わせるような仕組み作りを考えています。成果が出せないスタッフは、何かしら問題点や障害となるものがあるはず。よりスタッフの成長をサポートするためにも結果だけでなく、プロセスも把握できる『みえるクラウド ログ』は、大いに役立つと考えています」。
日ごとの作業を可視化できるデイリーレポートをチェックすれば、いつ、どこで、なにをしていたのか、どんな言葉をよく検索していたのか、誰とチャットに時間がかかっていたのかを知ることができます。また、顧客分析のページでは、顧客ごとの対応時間なども詳細に把握することも。
「導入してから日が浅いので、まだ使いこなせているとは言えませんが、『この情報が可視化されているなら、こういうアプローチがあるな』など、もっと活用できることがあるな！と手ごたえを感じているところです」。
自由にのびのびと！でも、同じ方向を目指せる仲間を！
スタッフが増え、ますます活気にあふれる「税理士法人FLOW会計事務所」は、現在も仲間になってくれる人材を募集中です👍
「キャリア組、積極採用中です！働き方に関しては、ぜひご相談ください」と佐藤さん。若いスタッフが多く、現在絶賛成長中とのこと。その中で、やはり即戦力となりえるスタッフもメンバーに入ってほしいというのが、本音でしょうか。「働く時間などの柔軟性は高いと思います。もちろん服装も自由です」と、堅苦しい会計事務所のイメージは皆無。正直なところ、どんな人に入ってほしいですか？と尋ねたところ、「素直な人！同じ方向を見て、一緒に頑張っていける人」と、これまたとても素直な返答をいただきました。
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取材中のこぼれ話「もっとこうだったいいのに！」
「導入後、もっとこうだったらいいのに」と感じる部分がないかを、佐藤さんに伺ったところ、具体的なお話を聞くことができました。「PCログから分かる情報は、『みえるクラウド ログ』を使うことで、俯瞰してみることができますが、電話での対応やオフラインでの行動も、デイリーレポートなどに集約できればいいなと思います。PCを使用せずに行った業務を入力するなどして、PCログと合わせて分析してくれる機能があれば、便利だと思うんですよね。カレンダーとの連携などもあれば、もっと活用できるかも？とはいえ、個々のスタッフの能力を知るには、管理者としての肌感覚に頼る部分も大きかったのですが、『みえるクラウド ログ』の可視化された情報から一歩踏み込んだ部分をも知ることができたと思います」との嬉しいお言葉とともに、率直なご意見を賜りました。続けてお使いいただくうちに、業務の効率化や生産性向上に結びつくことを、私たちも祈っています。
「導入事例」とは違った視点ですが、興味深い内容ですので、紹介させていただきました。
