こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。「うちの社員はそんなことはしないはず！」とお考えの経営者の皆さん。タイムカードの不正打刻は、誰でも簡単にできてしまう不正のひとつです。
不正を行っている従業員も「そんなに悪いことなの？」と、自覚のない場合も無きにしも非ず。さらに上司からタイムカードを切った部下に対して、何らかの仕事を指示してしまう場合もあるかもしれませんし、「残業は、定時でタイムカードを切った後」という暗黙の了解ができているかもしれません。
しかしながら、出勤・退勤時間の申告に虚偽があるということは、れっきとした犯罪であり、見過ごすわけにはいきません。労働契約違反として当事者を訴えることも、解雇することもできますが、処分を下したがためにその従業員から逆襲にあったという事例も、過去にあったようです。
実際にタイムカード打刻不正が行われるには、いくつかのパターンがあります。今回の記事では、タイムカードを巡るトラブルのケーススタディと、発覚した時の対処法を紹介。
さらに、心配の尽きないタイムカードでの勤怠管理に変わる、便利でお手頃な方法についてもお伝えします。低コストで導入でき、様々なメリットがある業務管理システムの解説も、ぜひお読みください。
タイムカード打刻の不正は、こうして行われる！
勤怠管理の要であるタイムカードを改ざんするということは、給与の過払い、もしくは未払いを引き起こす可能性のあることは、みなさんご存じですね。
そんな重要なタイムカードの打刻ですが、その都度チェックするというのは、なかなかできるものではありません。まずは、タイムカードの打刻不正の実例を、見ていきましょう。
「ちょっと遅刻しそう…」良い仲間の存在が仇になる代理打刻
一番多いと考えられる「実際には出勤していないのに、タイムカードの打刻が行われている」というパターン。
仲の良い同僚から「5分ほど遅刻しそうです」とオフィスに電話があったとします。同僚は5分の遅刻なら…と親切心で「了解！タイムカードは押しておくから、気を付けてきてね」と答えてしまう。
ありそうなシーンですよね。でも、これは犯罪です！多くの事業所でタイムカードは、全員が手に取れる状態で管理しているのではないでしょうか？パスワードなどもなく本人確認もないタイムカードでの勤怠管理では、簡単に不正が行えてしまうのです。また、月末になってから確認しようにも、確認する方法がないことが多く、不正打刻自体に気づかないままというのが、現状ではないでしょうか。
さらに従業員同士は、そこまで深刻なこととは考えていないでしょう。このような不正打刻は、悪意ではなく親切心であることも多く、上司から指摘するのにも気を遣いますね。
ネットゲームかも？カラ残業は意外にバレない
先ほどと違って悪意を感じるタイムカードの不正打刻も、残念ながら存在します。
周囲の人が帰宅してからも、仕事をしているふりをしてネットゲームやSNSで時間をつぶす。または、タイムカード打刻前に、同僚とおしゃべりに夢中になるというパターンもあるでしょう。目視での確認ができないテレワークともなると、業務管理システムなどを導入していない限り、残業の水増しは簡単にできてしまいます。
残業はタイムカードを切ってから？上司の指示もあり得ます
「管理者が指示をして定時に打刻させ、残りの仕事をさせる」。そんなことはないと信じたいところですが、中間管理職により行われていることもあります。
「部署内の残業時間を多くしたくない」、「隣の部署は、ほとんど定時に帰っているのに…」など管理者ならではの焦りにより、サービス残業を強いてしまうというパターンです。
このような事態に経営者が気づかずにいるのは、とても危険です！
発覚したらどう対処する？タイムカードでの虚偽申請
もしこのような事態が発覚してしまったら？または、疑わしいと感じたら、どのように対処するべきでしょうか。
不正の証拠を残し、客観的に立証できるように
「不正かも？」と思った時点では、まだ当事者には気づかれないように注意しましょう。改ざんを裏付ける証拠として、オフィスの入退室記録や防犯カメラ映像、パソコンのログなどを収集します。証拠もなく本人に問いただし、万が一それが上司の勘違いだった場合、信頼関係にひびが入ることになるので要注意。
客観的に判断できる証拠が揃った時点で、次のアクションに進めましょう。
勝手に書き直すのは危険！まずは話し合いを
「これはおかしい！」と感じた上司や管理者が、勝手に修正することは、「改ざん」と見なされることもあるので注意が必要です。まずは事実を確認し、口頭で注意をすることが、後々のトラブル回避につながります。また、派遣会社に籍がある派遣社員については、派遣会社との労働契約のもと働いています。このような場合は、まず派遣会社へ報告しましょう。
放置は厳禁！管理義務を怠ったと見なされることも
会社側は従業員の勤務管理を行うのは義務であり、チェックをせず長期間放置する行為は、「労働契約法」の適応により会社側が責任を追及される可能性があります。
不正を行った従業員に対してはもちろん、社内全体で「タイムカードの正しい打刻の重要性」について共有することが望ましいですね。ちなみに、タイムカードの不正は「就労規定」に違反するだけでなく、残業代を多く手に入れようとする行為が「詐欺罪」に問われます。
また、タイムカードは勤怠を記録した正式な書類にあたることから「私文書偽造罪・電磁的記録不正作出罪」にも違反したことになります。さらに、上司の指示で不正が行われた場合は、「労働基準法」に違反したことになるでしょう。
事の重大さをきちんと伝え、理解してもらうことも大切なことです。
処分を下したら、 残業代の返還要請も忘れずに
どのような処分を下すかは、ケースバイケースです。懲戒処分のうち最も軽い「戒告」で従業員が改善できるのか、「減給」が必要か。明らかに意図的に不正を続け、残業代を受け取り続けていたような場合は、「停職」や「懲戒解雇」という処分になることもあると思います。
一方的な解雇ではなく従業員に退職を促す「諭旨解雇」ということもあると思います。忘れてはいけないのが、残業代の返還請求です。返還請求を行わないと、他の従業員に「解雇になってもお金を受け取れる会社」と認識されるリスクがあるからです。
法律や労働契約の違反にきちんと処罰をすることも、不正を予防する大事なポイントになるでしょう。
タイムカードの不正は、未然に防ぐべし！
出勤・退勤時刻の申請を昔ながらのタイムカードに委ねているのなら、そろそろ見直しすることをオススメします。
タイムカードは手軽で、分かりやすい反面、不正と隣り合わせであることは否めないからです。
また、打刻不正が発覚したとしても、それを立証するための情報が不足しています。
集計作業の手間や人為的ミスの観点からも、業務管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
手軽なものがいい！業務管理システムを紹介
「タイムカードの代わりになる勤怠管理ツールとは…？」と考えるより、従業員の日々の業務を包括的に管理できれば効率的ですよね。最近注目を集めている業務管理システムは、始業・就業の時刻の記録にとどまらず、日々の業務内容まで可視化！
管理者が把握しやすいよう工夫がなされた業務管理システムは、生産性の向上や業務改善の大きなヒントにもなります。
プロジェクトの進み具合やタスクの量などを客観的に把握することで、部下に適切な指示を与えることができ、従業員の困りごとにも素早く手を差し伸べられます。実際に業務を行っている時間のログ（記録）をきっちり残すことができれば、タイムカードに頼る勤怠管理からも解放されますね。
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
初期投資無料、安心の月額で利用できる「みえるクラウド ログ」は、機器の購入もなく、アプリをダウンロードするだけで簡単にスタートできます。大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しており、使いやすさにこだわったオススメの業務管理システムです。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・会社や部署、プロジェクト、個々のタスク対応時間や内容の把握
PCの操作ログの記録だけにとどまらず、管理者が整理・管理がしやすいダッシュボードを装備。可視化された情報をもとに、業務の無駄を減らすヒントや各々が成長できるポイントを見つけることができるかもしれません。また、オンラインだけでなくオフラインでも操作ログを取得するなど、さりげなく従業員の不正を見つけることもできます。
労働時間の正確な把握
これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって管理していた労働時間は、手作業で集計を行う必要がありました。これは社員の人数が増えれば増えるほど、大変な作業になります。そんな中、タイムカードの打刻忘れや改ざん疑惑が見つかれば、なお時間がかかってしまいます。それならば、そもそもミスや不正ができない勤怠管理ツールを導入するのが賢明です。
「みえるクラウド ログ」では、全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状態を、タイムリーに確認でき、それを記録保持することができます。
安全安心のセキュリティ
操作履歴により、いつ、どこで、誰が操作したのかを記録できるので、誤操作や入力ミス、情報漏洩や社内ルールの逸脱も素早く把握できます。
そのスピード感によって、二次被害を未然に防ぐことにも役立ちます。
オフィス勤務も在宅ワークもしっかり管理
タイムカードの不正打刻やカラ残業、隠れ残業など、可視化すれば発見するのも簡単！法律遵守の観点だけでなく、正しく把握し、評価を下すことができれば、従業員と経営者の信頼関係を築くことにもつながります。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータが、業務の効率化や事業の発展のハンドブックになります。
具体的にいくつか例を挙げておきます。
・特定のタスクにおいて、それが得意か苦手かを把握できると、スムーズな役割分担が適います
・休日出勤や平日の残業時間を把握し、円滑な勤怠管理につなげることができます
・個々の残業内容や時間をチェックし、業務推進のアドバイスや是正を行うことができます。
「みえるクラウド ログ」を利用することで、簡単に必要な情報をデータとして蓄積でき、可視化することでより分かりやすく活用できるのです。それが結果として、生産性向上の糸口になっていくはずです。
タイムカードの打刻や日報を書く手間を省けるので、従業員にとっても嬉しいツールです。「もっと詳しく知りたい」と感じたのなら、無料の資料を今すぐダウンロード！人手不足も深刻化する今こそ、効率的な勤怠管理ツールの導入を検討してみてくださいね。
