こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
2019年より働き方改革関連法案の施行が段階的にスタートし、時間外労働の上限規制が厳しくなっています。「業務の効率化」を図ることは必須であり、さらに「業績アップ」も実現させなくてはいけません。
「徹底的に無駄を省こう！」と意気込んでいる経営者も多いことでしょう。そのためには、まず従業員一人ひとりの仕事量や内容を把握し、効率的なやり方に転換していく必要がありますね。「さて、どうやって？」と思案しているのなら、この記事がお役に立てるかもしれません。日々の仕事量や内容の確認方法にはじまり、業務全体の効率化を目指す方法や、管理者の業務負担軽減など、順を追って考えていきましょう。また、この難しい状況を打破する画期的な業務管理システムについても、紹介していきます。
デメリットしかない！部下の仕事量を把握できない上司の存在
「最近、残業時間が多いな」「ミスが増えた気がする」など、気になることはあるのに、日々の業務に追われて放置気味。心当たりがあるなら、危機感を持って対応することが必要です。
組織全体にじわじわと影響が広がり、従業員から不満増加、やる気の低下、商品やサービスの品質に問題が生じるなど、大きな問題につながってしまいます。まずは、仕事量を把握していないことのデメリットを確認します。
仕事の分配に対する不公平感
従業員の仕事量は、マネージャーなどの管理者がどう割り振るかによって決まります。なんでも快く引き受けてくれる人と、何かと嫌そうな顔をする人がいるとしたら？頼みやすい人に、ついつい仕事をお願いしてしまうということはないでしょうか？
このような人は、いろんな人から助けを求められたり、相談を受けている可能性も高いです。また、細かな指示を出せない時など、優秀な部下にざっくりと仕事を渡してしまうこともあるでしょう。「どうして自分ばかりに？」と、職場や上司への不満が積み重なっていくことは容易に想像できます。せっかくの人材をつぶしてしまう可能性もあるので、注意したいですね。
オーバーワークによるミスややる気の低下
仕事量とその進捗状況を管理者が把握できない状況を続けるのは、大きなミスや重大な事故を引き起こすことになるかもしれません。「まったく余裕がないのに、さらに仕事を割り振られてしまう」というオーバーワークの状況が続けば、モチベーション低下や心身の健康さえも損なうことになります。
部下が抱える仕事量と、全体の見通しを正しく把握することで、オーバーワークにならないようコントロールが必要です。
トラブル対応が後手に回る
事故や病気などで部下が急に業務から離脱する、または問題が発生しイレギュラーな対応が必要になるなど、仕事をしていれば予想外のトラブルが起こることもありますね。そんな時、「今、誰が、何の仕事を、どこまで進めているか？」というのを、すぐに把握できなければ、対応は後手後手になってしまいます。
また、トラブルが起きた案件について、状況や原因、経過などを正確に把握することが困難になってしまいます。
トラブルをゼロにすることは不可能ですが、発生した時に迅速に対応できるかは、「日々の仕事量や進捗状況を常に把握しているか」にかかっていると言っても過言ではないでしょう。
日々の仕事量を確認する方法は？
適切に仕事を分配したとしても、進捗状況と合わせて、日ごとの仕事量の確認は必要です。確認する方法を紹介します。
日報などで報告させる
すぐに導入できるのは日報ですね。タスクやスケジュールの確認、その日の成果や問題点などを記入して、上司やチームリーダーなどがチェックをします。ツールは、表計算ソフトやチャットアプリやカレンダーアプリを活用。
上司のチェックだけでなく、チーム内で共有し、お互いに把握をしあうのもオススメです。しかし、部下も上司も、日報にかかる時間を捻出しなくてはいけなくなります。時短で確実な方法を見極めることが重要になります。また、日報を提出したのに、「管理者がいいかげんにしか確認をしていないのでは？」と従業員に感じさせてはいけません。問題点や困りごとに気づき、対処するようにしていきましょう。
ミーティングやブリーフィングを行う
長時間のミーティングは負担になりますが、時間を決めて短時間のミーティングやブリーフィングを行うことで、直接共有することができます。顔を見る分、状況は把握しやすいですが、逆に詳細を確認するには不向きの場合もあります。外回りの多い職場やフレックス制やテレワークを導入している部署には、タイミングが難しいという側面もあります。
職場をオープンに！ホワイトボードなどで共有する
コミュニケーションを取りやすいようオフィス内のレイアウトを工夫したり、ホワイトボードを活用して、進捗状況を共有できるようルール決めする方法もあります。
しかしながら、「部下は問題なく進んでいると思っていても実は危ない状況」の場合、相談にくることもなく、上司はその状況に気づくことさえできません。日々の仕事量を確認するのを目的とするのであれば、他の方法と併用することで効果を発揮できるでしょう。
業務管理システムなどのツールの導入
最近よく耳にする業務管理システムを導入し、データとして日ごとの仕事量を確認する方法もあります。「日報を書く」「ブリーフィングを行う」など、仕事量やタスクの確認のために時間を割く必要がなく、最もオススメの方法と言えます。
現在、様々なタイプの業務管理システムが登場しており、どの機能が必要か、イニシャルコストの有無やランニングコストについても気になるところですね。
また、「うちの会社の規模では、必要ない」と考えるのは早計です！従業員ひとり一人の仕事量や進捗状況を確認することのメリットは、会社の規模や従業員の人数は関係ありません。むしろ、業務内容や仕事量を確認することで、効率的な役割分担ができ、生産性を上げることにつながります。
業務全体を見える化するメリットは？
日ごとのタスクや個々の仕事のボリュームを確認することは、手間がかかるようなイメージがありますね。あやふやな状態で仕事を進めてしまっていると、なおさら難しく考えてしまうかもしれません。ここで必要になるのは、仕事量の可視化（見える化）です。
従業員のひとり一人の負担を把握
もし離職率が高いと感じるなら、それは従業員への負担が多いか、偏りがあると考えた方がいいかもしれません。可視化することで、個々の従業員の負担が把握できます。仕事量や内容を適切に調整することで、ポテンシャルを発揮することができます。
仕事量や進捗状況の把握
「まだ半分も終わっていない？」「この作業にどれだけの時間をかけたの？」など、部下に任せた仕事を、まとめて確認しようとすると、想定外の状況に…。それでは管理者としての能力を問われてしまいます。プロジェクトには複数の人が関わっていることが多いと思いますが、それらの進捗状況が同時に確認できる仕組み作りは、管理者の負担軽減にもなりオススメです。
能力や経験値の把握
同じ仕事量でも、能力や経験値によって進み具合や完成度は異なります。個々が持つそれらの能力も可視化することで、チームや部署内での調整がしやすくなります。能力や経験値を可視化するには、「なんの作業にどれだけ時間をかけたか」「品質の高さはどうか」などのデータを蓄積させることが重要です。また、そのような人材のナレッジやノウハウの共有も、大切です。
プロセスにおける無駄を把握
業務全体を可視化することで、今まで気にならなかった無駄や、効率化できるポイントが洗い出されてくるでしょう。
また、業務を標準化することができれば、より効率的な働き方が叶います。「誰でもできることは、誰でもできるよう」に業務フローを整備することは、従業員の不在時にそれらの業務が遅延することを防止できます。
業務を可視化すると、その先に進めます！
このように業務の見える化ができれば、おのずと違和感や問題点に気づけるようになるでしょう。日ごとの仕事量やタスク、完成品のクオリティなどを常に把握できると、無駄な作業を減らすことができます。目的達成に必要な要素や課題を認識し、正しくブレイクダウンできれば、あとは対処していくだけになります。
また、労働時間の超過等も防止することができるので、ぜひオススメしたいです。次に、業務内容の可視化について、オススメの業務管理システムがあります。詳しく紹介していきましょう。
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
初期投資無料、安心の月額で利用できる「みえるクラウド ログ」は、アプリをダウンロードするだけで始められるお手軽な業務管理システムです。
大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しており、セキュリティ対策も万全。
操作性の良さに加え、業務全体のブラックボックス化をトータルに解消します。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化(PC画面キャプチャ)
・会社や部署、プロジェクト、個々のタスク対応時間や内容の把握
PCの操作ログの記録はもちろん、管理者が整理・管理がしやすいよう工夫されたダッシュボードを装備。可視化された情報をもとに、従業員一人ひとりの個性を理解するのにも役立ちます。やる気を引き出すヒントにもなり、適切な業務の分配にもつなげられます。さらに、オンラインだけでなく、オフラインでも操作ログを取得できるので、きめ細やかな管理ができるのも「みえるクラウド ログ」の特徴です。
労働時間の正確な把握
PCの起動状況はすべて記録しており、起動回数や起動時間の算出によりタイムカードや勤怠打刻システムの併用は不要になります。また、全従業員のログイン・ログオフ状態も、ひと目で把握できます。時間のかかっていた労働時間や勤怠管理業務も、手間をかけず、正確に行うことができます。
安全安心のセキュリティ
いつ、どこで、誰が操作したのか、詳しく確認できる操作履歴の記録。誤操作や入力ミス、情報漏洩や社内ルールの逸脱も素早く把握できることから、問題が大きくなる前に処理することができます。
在宅ワーク中の監視
隠れ残業や休日勤務の把握にも役立ち、労働時間超過なども未然に防ぎます。
法律遵守にくわえ、従業員の健康を守り、職場環境の改善も図れます。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、メンバーごとの対応時間を「見える化」。多面的なデータをもとに行う個々のタスクの最適化や業務内容の見直しが、結果的に組織全体の業績アップにつながります。「みえるクラウド ログ」の活用は、日報を書く手間や報告業務を省けるので、従業員にとってもメリットは大きいですね。少しでも気になる時は、無料の資料をダウンロードしてみてください。管理者と従業員をつなげるコミュニケーションとして、今こそ適切なツールの導入をオススメします。
