こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
ビジネスシーンのいろいろなところで耳にする「可視化」というワード。「スケジュール共有？」「業務のフロー化？」など、具体的に何をすればいいのか分からないという方もいるのではないでしょうか？
今回の記事では、「働き方の可視化」について掘り下げていきます。働き方や業務内容の「可視化」は、今、本当に必要なのか？
また、「可視化」することで叶う「生産性向上」や「業務の効率化」への道筋についても、実践的な方法に絞ってお話ししたいと思います。最後に、昨今、導入する企業が急増している「業務管理システム」の賢い選び方についても紹介していきます。
目次
働き方の可視化って、そもそも何？
一般的に「可視化」と言われ意味するところは、さまざまな業務が同時進行する社内で、「誰が、いつ、どんな業務を、どのように、どれくらいの工数で進めているのか」という多面的な情報を、分かりやすく把握することです。
また、「働き方」に限定すると、「従業員一人ひとりの勤務時間やタスクの内容、進捗状況など」が共有されている状態となります。
本当に必要？可視化する目的は？
「大きな問題はないけど、どことなく業務が滞る印象がある」「生産性を上げるために、何から始めるべきか分からない」「担当者が不在になると、動かせない工程がある」など、どんな企業でもなにかしらの課題はあるものです。
このような課題を解決していくには、まずそのモヤっとした課題をクリアに理解する必要があります。今までなら、主観や経験に基づく情報を手掛かりに、課題解決の方法を探っていく方法しかありませんでした。
しかしながら、より細かなデータや客観的な事実が出揃えば、一歩踏み込んだ対策を講じることができるようになります。
業務を可視化する目的
・業務の効率化を図り、生産性を高める
・労働時間の管理や、時間外労働時間超過の防止
・従業員に対する正確な評価と人材育成
企業により働き方を可視化することの目的は、いろいろあると思いますが、大きく分けるとこのようになるのではないでしょうか？「働き方改革関連法」が施行され、労働時間や業務の効率化については、多くの企業で問題となっているようです。
また「テレワーク」や「フレックス制」を導入している企業では、日々の業務に対する不透明感が広がっているかもしれません。これらの解決のために、可視化することは必要と言えるでしょう。
可視化させるべき項目
・従業員一人ひとりの勤怠状況やスケジュール
・タスクの分配と進捗状況
・業務フローやナレッジ
業種や部署によっては、顧客情報や売上情報なども可視化する必要があるかもしれません。可視化を進める目的と照らし合わせて、対象を選定することが重要です。
可視化を行うことのメリット
実際に可視化を進めていくと、何が良くなるのかを考えましょう。
業務量やタスクの分配の最適化
組織全体の業務量と、従業員一人ひとりが抱えている業務量を可視化することで、負担の偏りに気づくことができます。特定の部署や従業員への負担は、品質低下やミス、不平不満のもとになるので放置は禁物です。また、それぞれのパフォーマンスをチェックすることにより、客観的なアドバイスも可能に。業務量を適正に把握、分配することで、より良いサービスや商品につなげる近道になります。
ナレッジの共有や業務フローの見直し
いつ、誰が、どのように仕事を進めているのかをクリアにすれば、どこを改善すべきかが見えてきます。また、いつも時間に追われている人とそうでない人の違いを浮き彫りにすることで、業務フローに問題があるのか、業務量の分配が不適切なのか、スキルの問題なのかを見極めて対処することができます。
さらに、個々のナレッジを共有することで、より効率的に作業を進められる可能性もあります。作業が属人化している部分があるなら、それが作業効率低下の原因かもしれません。全体を可視化することで問題が表面化する前に修正することができるようになります。
業務の全体像を把握し、協力体制の構築
働き方を可視化することで、今まで担当している部門の仕事だけに注目してきた従業員も、会社全体の業務に目をむけるようになります。お互いの業務を理解することで、新たな価値やアイディアに結びつくこともあるかもしれません。
また、お互いを知ることで仲間意識が強くなり、会社を良くしていこうという気概も育まれていきます。
従業員の得手不得手を把握し、成長を促す
管理者にとって、従業員の働き方を正しく把握し、成果を見極めることは、とても難しいものです。数字だけで判断するわけにもいかず、主観に頼るのも考えものですし、具体的な判断材料があるに越したことはありません。
それぞれの得意分野と苦手分野を見極め、業務の中で発揮してもらう。または、必要に応じてアドバイスをしたり、研修や勉強会の機会をもつのもいいでしょう。企業の成長に、従業員が成長は不可欠です。働き方を可視化することで、個々だけでなく全体のブラッシュアップにもつながります。
可視化を行うことのデメリット
可視化することのメリットは、多岐にわたることはご理解いただけたと思います。しかしながら、デメリットもあります。
第一に、可視化を進めるために「時間を割かなくてはいけない」ということです。可視化する方法によりますが、日報などで共有しようとすると、それを記入する時間と確認する時間とが必要になります。
業務フローやナレッジの洗い出しも、やはり作業に時間がかかります。もう一つのデメリットは、従業員によっては「自分の働き方を可視化したくない」と感じる人がいることです。
特に、仕事量をそれにかかる時間が可視化されると、パフォーマンスの良さが明るみに出てしまいます。また、営業職などでは自分の顧客の情報やナレッジを、たとえ社内とは言え人に言いたくないと考える人もいるからです。営業成績などを競っている従業員にとって、手の内を見せることを嫌がる気持ちも理解できますね。このようにデメリットをあげると、工夫することである程度は解決できそうですね。それも踏まえて、現実的な方法を考えていきましょう。
具体的な方法
「風通しのいいオフィスを目指そう！」「見える化をして無駄をなくそう！」「可視化することで生産性をあげよう！」というのは簡単ですが、実践できる具体的な方法を考えなくてはいけません。
マニュアルを作成する
「何をどう可視化するのか？」を考え、マニュアル化していくことが初めの一歩となります。統一的なフォーマットを作るなど、目的を見失わないように注意しながら、マニュアルを作成し、共有していくことが必要です。
日報などで情報収集
先に作ったマニュアルをもとに、統一したフォーマットに勤務時間や業務内容を入力してもらわなければなりません。特別なソフトを使用するより、使い慣れた表計算ソフトなどを利用して、すべての従業員が記入できるようにしましょう。また、情報漏洩などにも留意し、使いやすいものを準備する必要があります。
情報の分析や調査
収集した情報を確認し、分析します。表やグラフにまとめ、可視化できるようにします。それをもとに、業務改善や働き方の見直しを進めます。
賢く可視化をするなら「業務管理システム」を！
具体的な方法を羅列してみると、手間がかかることが分かります。日報をうまく利用してすることで、業績アップを続けている企業もあるようですが、働き方を可視化するという大きな枠で考えると、日報など従業員からの報告に頼ることは、「時間がかかる」という点でオススメとは言えません。
また、「日々のパフォーマンスを細かく報告したくない」と考える従業員に、「詳しく日報を書くこと」と伝えることは、やる気を削ぐことになりかねません。そこでオススメしたいのは、「業務管理システム」の利用です。
「うちの規模の会社では、必要ないのでは？」「経費はかけられない」と尻込みしている経営者の方も多いようですが、可視化することに時間をかければ、それは人件費を使うことと同じことになりますね。さらに、働き方改革や時間外労働の規制が厳しくなった今、スムーズな勤怠管理も必須と言えるでしょう。
ここで悩ましいのは、どの業務管理システムを選ぶかということです。勤怠管理と業務やタスクの進捗状況など、包括的に管理できるソフトを選ぶことが重要です。そうは言っても、操作が複雑すぎたり、収集したデータを読み取るのに時間がかかるものは避ける方が無難でしょう。
今回は、「働き方を可視化する」ということに重点を置いているので、有益な情報を「パッと見て理解できる」ように工夫された業務管理システムを選ぶべきだと考えます。続いて、編集部イチオシの業務管理システムを紹介していきます。
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
さまざまなタイプの業務管理システムが登場している今こそ、使い勝手のいいものを選ぶことが重要です！断然オススメなのは、「みえるクラウド ログ」です。同システムは、導入のハードルが低い初期投資無料で、安心の月額定額制です。
必要最低限の経費で、多くの機能を利用することができます。大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しており、「あったらいいな」という機能はしっかり装備しているスグレモノ！その魅力を、ポイントを絞ってお伝えしますね。
【みえるクラウド ログ】
・アプリをダウンロードするだけで手軽にスタート
・イニシャルコスト無料、定額のランニングコストのみ
・社員全員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャの取得）
・会社や部署、プロジェクト、個々のタスク対応時間や内容の把握
・管理者の使い勝手を考えたダッシュボード装備
労働時間の正確な把握
多くのオフィスで採用されているタイムカードでの勤怠管理は、手作業での集計が必要です。打刻ミスや不正申請などの懸念もあり、時間外労働が多くなっても、集計し終わるまで築くこともできません。
「みえるクラウド ログ」では、全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状態の記録を残せるので、労働時間を正しく把握することができます。労働時間の可視化は、業務の振り分けやタスク管理に直結する労働時間の可視化は、外せない機能のひとつです。
安全安心のセキュリティ
操作履歴も、ログとして記録を残すことができます。「いつ、どこで、誰が操作したのか」を過去をさかのぼって確認できることで、誤操作による情報漏洩や人為的な社内ルールの逸脱も、早期に発見し、正確に把握することができます。
事実としての情報が残せるので、早期解決、または二次被害を未然に防ぐことも可能です。
可視化された定量的なデータの蓄積
時間のかかるタスクや仕事中に手が止まりがちな業務は、人それぞれです。従業員自身も気が付いていない得手不得手も、主観ではなく客観的に捉えることができ、業務のブラックボックス化も防ぐことができます。
また、蓄積された定量的なデータを可視化することで、従業員のひとり一人の強みを引き出すことにもつながります。さらには、適切なタイミングでフォローすることもできるようになります。
加えて、それらの分析をもとに、正しく評価することができれば、従業員との信頼関係の構築にも役立つことでしょう。
使い勝手のいいダッシュボード
膨大なデータを可視化することで、管理者がそのデータを活かすことができるということが、何よりも魅力です。また、それらの可視化されたデータを活用するために、便利なダッシュボードを装備しています。
管理者の負担軽減にも貢献する 「みえるクラウド ログ」。サポート体制も充実しているので、初めて導入する業務管理システムとしてもオススメできます。
業務管理を包括的にサポートする「みえるクラウド ログ」を活用し、生産性向上を目指しましょう。
