こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
皆さんの職場では、「仕事の見える化」が話題になったことはありますか。この仕事の見える化には、業務の効率化やミス予防などメリットがたくさんありますので、「仕事の見える化？聞いたことがない」「知っているけれど、やっていない」というようであれば、ぜひとも実施を検討していただきたいワークフローです。
本記事では、仕事の見える化と目的、メリット、ステップ、注意点について解説します。仕事の見える化について詳しく知りたい経営者や企業担当者は、ぜひ本記事を参考にしてください。
仕事の見える化と目的
仕事の見える化とは？
そもそも今回取り上げる「仕事の見える化」について、これは業務内容を
- いつ
- どこで
- 誰が
- 何をしているのか
を具体的に把握できるようにすることです。
「見える化」について、製造現場を例に考えてみましょう。いつ、どの製品、どのくらい製造したか、うちどのくらいを在庫として保管しているかといった情報を、現物と帳簿を突合して「見える化」していれば、在庫の過不足具合を知りたければ帳簿を見ればひと目で確認でき、商談をしたり製造計画を立てたりするのがスムーズになります。
こうした「見える化」を仕事に置き換えたのが、今回ご紹介する「仕事の見える化」です。
目的１・業務改善
仕事の見える化の目的として、まず挙げられるのは業務改善です。人員は足りているはずなのに業務が滞ってしまうことに悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。
- 業務が停滞しがち
- 特定の従業員にしか任せられない仕事が多い
- 生産性を上げたい
などのお悩みがある場合、まずは原因を特定して、それから改善点の探索と改善案の策定・実践と、順を追って進める必要があります。仕事の見える化とは、この一連の流れを進めるために必要なファーストステップとも言えるでしょう。
目的２・ツール導入のための地ならし
現場に何かしらのITツールを導入したい場合も、仕事の見える化は欠かせないタスクのひとつです。なぜかというと、自社の業務全体像とITツールを導入したい部分の業務について具体的に把握できていなければ、特に適したツールを選定し導入するのは困難だからです。
ところが、仕事の見える化をしようにも、Excelなどを使用しシート上で情報管理するというのも現実的ではないでしょう。そうなると、BPMツールを導入し、PDCAサイクルを循環させることで業務の可視化と問題点の発見・改善を行うのを検討してもよいでしょう。
目的３・業務の仕組みを整える
企業の健全な運営には、業務全体の仕組みを整備することと、内部統制の強化が求められます。内部統制とは、企業が事業活動を健全かつ効率的に行うために必須となる、仕組みやルールのことを指します。
業務全体像を把握し管理していないと、思わぬミスやトラブルを招く原因にもなります。つまり、仕事の見える化は危機管理の観点からも重要なタスクと言えるでしょう。
仕事の見える化のメリット
仕事の見える化を行うメリットは以下です。
業務の全体像把握
業務の可視化を進めると、一連の業務プロセスと全体像を客観的に把握可能です。
業務のスタートからゴールまでの流れ、関連する部門での動きを可視化できるので、自社の手掛ける業務の理解にも役立ちます。経営陣は、仕事の見える化によって全体像を把握でき、経営戦略の策定や見直しを進めることができます。また、従業員も自分たちが手掛ける業務がどのような脈絡で必要とされているのか、そのためには何を果たすべきなのか、より具体的にイメージしやすくなるでしょう。
つまり、業務の見える化とは誰か特定の従業員や部門でなく、企業全体と全従業員にメリットがあるのです。
業務効率アップ
各業務を洗い出して客観的に把握することは、業務全体を見直すきっかけにもなります。そのため、
- どの業務に
- どのタイミングで
- どの程度の無駄や無理が生じているのか
を具体的に把握しやすくなるのも、仕事の見える化のメリットです。
業務に割ける工数、コスト、従業員数などには限度があります。今まで見えてこなかった問題点を可視化できれば、そこから改善策を導くことが可能です。
従業員間の情報共有がしやすくなる
各部門やフェーズでの業務内容を一括して把握しやすくなります。そのため、従業員間で共通認識を持ったり情報共有がしやすくなるのも、仕事の見える化を進めることのメリットといえるでしょう。
よくあるのが、外部クライアントとの契約書を営業部門とバックオフィス部門で連携して対応しているケースです。仕事の見える化を進めると、業務フロー全体のうち現在はどの部分に該当するか、契約書は誰が持っているのかなどの情報を明確にできます。
ミスの抑制
仕事の見える化を行うことは、業務フロー、タイムスケジュール、タスクの状況がひと目見てわかるようになるのに加え、担当者のミス予防にも役立ちます。
各ステップで必要な対応や注意事項を添付したり資料のリンクを貼ったりすれば、作業に慣れていない従業員でも対応しやすくなる上、こうした添付資料を用いてセルフチェックに役立てることもできます。「この業務はこの人でないとできない」といったような業務の属人化予防にも役立つでしょう。
仕事の見える化で必要なステップ
目的とメリットを把握したら、次はいよいよ仕事の見える化の進め方を確認しましょう。
現在の業務を洗い出す
まずは業務の全体像を整理するためにも、
- 各ステップでの業務内容（何を行うのか）
- 業務量（どのくらいの工数およびリソースが必要なのか）
- 必要なスキル（どのような技術が求められるのか）
- 作業時間
を明らかにします。その後、各フェーズにおける問題点を精査・抽出し、ボトルネックの改善案を練ったり無駄な作業を省いたりします。
業務の洗い出しでは、現場は何を問題視していて、どのように困っているのか正確かつより具体的に把握することが、その後の仮説立てと仕事の見える化の精度を左右します。実務担当者の意見をしっかり聞いて状況の把握と理解に努めましょう。
マニュアル作成
全段階までの調査で得られたデータなどから、業務マニュアルを作成します。マニュアルの内容には、何をやるのかだけでなく、大体の目安で問題ないので作業時間を盛り込むようにしましょう。また、ミスを起こさないようにするためのTIPSなどを盛り込んでおくと、実務担当者の作業ミス防止にも役立つでしょう。
マニュアルを作成することで、比較的簡単な業務、内容を文章化し整理できる事務作業などは効率化を進めやすいです。「これはマニュアル化できないのでは？」と思うような営業のコツなどについては、無理に文章化するよりもマニュアル化を進めるのではなく、考え方のキーポイントや成功事例を掲載するなど柔軟に対応しましょう。
人員配置等の見直し
ここまでの段階で、業務全体像を俯瞰的に把握できるようになりました。次は、各業務に対してどのように人員配置するのか考えるフェーズです。
人員配置は、頭数を合わせるのではなく、従業員個々の適正とスキルを考慮しながら適材適所にしかるべき人員を配置することが求められます。必要に応じて従業員との面談を実施したり、過去の面談内容から得た情報を参考にしたりしながら、各従業員のスキルを十分発揮できる人員配置を考えましょう。
定型業務の自動化を検討
現在実施している業務の中には、単純作業やルーティンワークと化している定型業務などもあることがほとんどです。仕事の見える化を進めるにあたって、こうした業務はITツールなどを導入して自動化することを検討しましょう。
定型業務を自動化すると、今までその作業に取られていた作業を別の業務に割り当てることができるようになるからです。また、スケジュール管理、勤怠管理、売上・在庫情報等は自動化によって社内での情報共有がしやすくなるというメリットもあります。
仕事の見える化の注意点
仕事の見える化にはたくさんのメリットがあります。しかし、間違った進め方をしてしまうと、本来期待する機能を発揮するどころか、現場に混乱を招く原因にもなりかねません。
最後に、仕事の見える化を進める際に気を付けていただきたいポイントをご紹介します。
本質を見失わないようにする
本質を見失って管理システムへの入力や数値上の評価にばかり気を取られると、仕事の見える化の「手段」と「目的」を取り違えてしまうおそれがあります。ほかにも、本来業務を効率的に行うために作成するマニュアルづくりに専念するあまり、コア業務（本来課されている業務）に使える時間が減少してしまうといった可能性にも注意が必要です。
現場の柔軟性を失わない
一連の業務を可視化しマニュアル化することは経験が浅い従業員でも業務に従事しやすくなるメリットがある反面、行動が固定化されることから現場の柔軟性が失われる可能性もあります。
- 臨機応変な対応が得意
- アイディアが豊富
といった特性を持つ従業員からすると、業務内容とフローがマニュアルで完全に固定された環境は働きにくいと感じることがあるかもしれません。
業務効率化ツールの導入も視野に入れる
業務可視化ツールとは、業務で使用するパソコンの操作履歴やアプリケーションの利用履歴に基づいて、従業員の就業時間中の動向を監視・記録するツールです。ログは管理サーバー上に格納されるので、データ化と分析も可能です。
仕事の見える化にはみえるクラウド®ログ
管理者の使い勝手にこだわった「みえるクラウド ログ」をご存じですか？大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供する業務管理システムです。
安心のセキュリティ、考え抜かれた操作性だけでなく、様々なPCログを記録し、可視化してくれるのが「みえるクラウド ログ」の大きな特徴。安心の月額定額制で、初期投資も無料と、導入のしやすさも人気の理由です。アプリをダウンロードするだけでスタートでき、サポート体制も充実！従業員のPC起動やログイン情報、操作記録などを細かく保存できるので、テレワークの監視には、とくにオススメです。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・従業員のPC起動時間、ログインログオフ状況の記録
・従業員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・個々のタスク対応時間や内容の把握
・会社や部署、各プロジェクト、個々のメンバーなど、業務の進捗状況を多角的に集計
労働時間の正確な把握
全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状況だけでなく、オフラインであってもPCログ（記録）を残せるので、記録漏れという事態を招きません。
これまでタイムカードや勤怠打刻システムに頼っていた勤怠管理も、PCの起動回数や起動時間の算出により、自動的に記録、計算することができます。
隠れ残業やサビ残による残業時間超過、またはカラ残業やサボりなども、素早く検知！常習化する前に対応できるのが、助かります。
安全安心のセキュリティ
「いつ、どこで、誰が、どのような操作したのか」という操作履歴の記録は、トラブル時に大いに役立ちます。
誤操作による情報漏洩や、社内ルールの人為的な逸脱なども、素早く発見できれば、迅速に対応することができます。二次被害防止に一役買ってくれることでしょう。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、個々のプロジェクトや各タスクの対応時間を可視化。業務の対応時間や手が止まってしまうタイミングなど、オフィスで机を並べている時よりも、詳細まで把握することができます。
可視化されることで、従業員ひとり一人の得意、不得意を見極めることも容易に。
効率的なタスクの割り振りや、適切なフォローができれば、業務の効率化にもつながります。
使い勝手の良いダッシュボードと可視化されたデータ
膨大なデータを保存できても、活用できなくては意味がありません。
それらのデータを様々な場面で活用できるよう可視化してくれるのが、「みえるクラウド ログ」の特徴です。
見やすく工夫されたダッシュボードのおかげで、PCが得意でなくてもすぐに使いこなせるでしょう。可視化されたデータは、直感的に把握することができ、忙しい管理者の負担軽減にもつながります。まずは無料の資料請求を！
テレワークの監視だけでなく、様々な場面で有益に使える「みえるクラウド ログ」。
イニシャルコストをかけず、定額のランニングコストで、実践的なデータを入手できるのは、管理者にとって嬉しい限りです。
こちらでは紹介しきれない活用法などが掲載された無料の資料は、こちらからダウンロードできます。業務管理システムを上手く使い、理想的な働き方を叶えましょう。
