こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。企業にとって避けて通ることのできない重要な課題のひとつである、従業員の労働時間管理。皆様の企業ではどのように対応していますか。労働時間管理は企業の義務として課せられているとはいえ、理解し遵守しなければならないルールがたくさんあります。本記事では、
- 労働時間管理がなぜ企業に求められているのか
- 労働時間管理が義務化された背景
- 労働時間管理の対象と管理項目
に焦点をあてて解説します。
目次
労働時間の管理は利用者の義務
まずは労働時間の管理が厳重化された経緯と背景について確認しましょう。
労働時間管理とは
労働時間の管理について、これは従業員の労働時間、時間外労働、休日労働の有無と時間数について、それぞれ客観的な方法で正確に把握することを指します。労働に関する法改正が相次いで行われていることもあり、経営陣や労務関係者にとって身近な話題のひとつといえるでしょう。
2019年の法改正で労働時間把握が義務化される
労働時間のより厳格な管理が求められるようになったのは、2019年の法改正（労働安全衛生法改正）により、従業員の労働時間の管理が義務化されたことが関係しています。
法改正がなされるほど従業員の労働時間を正確に管理する流れができたのは、企業で働く従業員の心身の健康保護、過重労働の防止、コンプライアンス（法令遵守）を求める声が高まったのが理由です。
当該法令の改正により、従業員の出勤、退勤、休日出勤日について、データによる客観的管理が義務化されます。法改正以前は、エクセルやタイムカードによる管理方法が多くの職場で取り入れられていました。しかし、こうした方法では後からデータを修正しやすいことから、不正打刻や改ざんなどのリスクが高いことを、厚生労働省では懸念していました。
労働時間の管理が強化された背景
労働法改正により労働時間の管理が厳格化された背景には、以下のような事情があります。
残業時間の上限が明確に
残業時間の上限が明確になったことで、上限を超過した場合の罰則も設けられました。いわゆる36協定を締結している従業員に対して命じることができる時間外労働の上限（限度時間）は、
- 月46時間
- 年360時間
です。臨時的な特別な事情がない限り超えることは原則許されていません。また、特別な事情があって労使が合意する場合でも、
- 年間720時間
- 複数月平均80時間以内（休日労働を含む）
- 月間100時間未満（休日労働を含む）
を超えることはできないことと定めています。
厚生労働省『36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針』
残業代の割増率が引き上げ
すでに大企業では適用されていますが、従業員が週40時間を超えて残業した場合、企業は従業員に対して割増賃金（25％の割増率をかけた残業代）を支払うことが義務化されています。2023年4月には、中小企業での適用も開始しました。つまり、従業員が従来どおり残業をしてしまうと支払う残業代が増えてしまい、人件費が企業経営を圧迫するおそれが出てきたのです。
名ばかり管理職への対応
管理監督者は、一般的な従業員を管理・監督する役目が求められます。そのため、一般的な労働者とは異なり
- 労働時間（1日8時間、週40時間）
- 休憩（6時間以上の勤務で45分以上、8時間以上の勤務で60分以上）
- 休日（一週間に1日以上）
の制限を受けません。管理監督者は、裁量労働制によりスケジュールを業務内容に応じて組み立てることができるわけですが、この制度を悪用したのがいわゆる「名ばかり管理職」です。
労働法改正により、管理監督者も労働時間の把握対象に含まれるようになりました。
労働者のワークライフバランス改善
価値観の多様化などの社会の変化を受けて、ワークライフバランスの充実に関心を持つ労働者が増えました。こうした流れを受けて、柔軟な働き方ができる企業や職種の人気が高まっており、優秀な人材をより多く確保できるよう各企業ではワークワイフバランスの見直しと改善を進めています。本記事で取り上げている労働時間の把握は、ワークワイフバランス改善に向けた第一歩といえるでしょう。
労働時間の適正把握と管理が求められている対象範囲と管理項目
労働時間の把握が求められるのは、正社員だけではありません。労働時間制が適用される労働者（ただし、事業外労働を行う者にあたっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る）を除外した全労働者です。つまり、一人でも従業員を雇っていれば、たとえそれがパート・アルバイトでも、労働時間の把握と適正な勤怠管理が必須です。
始業・終業時刻ならびに労働時間と休憩時間
厚生労働省が定めている『労働事案の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』では、
- 使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること
と記載されています。
従業員の労働時間を正確にするには、当該従業員が何時から何時まで就業し、うちいつ休憩を取ったのか把握する必要があります。
時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間
企業が従業員に対して上限以上の労働を命じたり、深夜や休日に就業するよう指示した場合、企業は従業員に対して割増賃金を支払う必要があります。また、割増賃金の計算方法もそれぞれ異なる点にも注意が必要です。
出勤日・欠勤日・休日出勤日
各従業員が適切に休暇を取れているか確認することも重要です。出勤や欠勤記録に不審な点はないか、休日出勤をしていたら代休や振替休日をその後取得しているか忘れずに確認しましょう。
有給休暇取得日ならびに残日数
2019年4月から、年5日の年次有給休暇取得が義務付けられています。これにより、すべての企業は年10日以上の年次有給休暇が付与されている管理監督者を含む全従業員に対して、年5日間の年休を必ず取得させなければなりません。
年次有給休暇は、労働者の心身のリフレッシュを図ることを目的として、原則として、労働者が請求する時季に与えることとされていますが、実際には取得率が低調であることから、年次有給休暇の取得促進が課題とされていました。
労働者の労働時間の管理には、どのくらい働いたかだけでなく、このように「きちんと休めているかどうか」を把握することも同じくらい求められているのです。
労働時間を管理するなら勤怠管理システムの導入がマスト
上述のとおり、従業員の労働時間管理でチェックすべき項目と内容は多岐にわたることをふまえると、従業員の労働時間を管理するには勤怠管理システムの導入がおすすめです。
法定三帳簿の管理が容易
法定三帳簿とは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿のことで、労働基準法によって作成と管理が義務付けられている帳票類です。このうち従業員の労働時間管理で必要になるのは、出勤簿です。なお法定三帳簿は、3年間の保存が義務付けられています。万が一、保存期間内に廃棄したり紛失してしまうようなことがあると、30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。
勤怠管理システムを導入すると、出勤簿に記載するデータを一括管理可能です。必要に応じて当該従業員のデータを引き出し閲覧することもできるので、保存場所がわからなくなったりデータを紛失したりするおそれがありません。
勤務時間外に出勤・労働する従業員の管理に便利
従業員の時間外勤務状況を管理・集計する観点でもメリットが大きいです。タイムカードやエクセルで管理している場合、休日勤務が発生すると代休や振替休日の申請・記録が煩雑になることが多いです。
勤怠管理システムでは、振替休日・代休申請機能が実装されていると、休日出勤日と振替休日・代休のデータを紐づけて管理できるので、従業員・上長・労務担当者の管理と把握が用意になるでしょう。
客観的な記録が残せることから従業員の自己申告した勤務内容と突合しやすい
勤怠管理システムは、PCSの立ち上げやシャットダウンをした時刻を記録することができます。製品によっては、ブラウザの使用状況、スラック等社内チャットの利用履歴、入退館で使用するICカードなどのデータを連動し管理することもできるため、エクセルシートやタイムカードよりも、客観性を持った労働時間管理が可能です。
従業員の労働時間管理なら「みえるクラウド ログ」
リモートワークリサーチが推奨するツールは「みえるクラウド ログ」です。「みえるクラウド ログ」は、社労士事務所を持つ、大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しています。「みえるクラウド ログ」によって解決できることは隠れ残業の可視化と軽減に繋げる定量的なエビデンスを揃えることができます。
《みえるクラウド ログの主な機能》
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・会社や部署、プロジェクト、個人ごとのタスク対応時間や内容の把握
みえるクラウド ログはPCの操作ログを記録するだけではなく、操作ログを整理し、管理者にとって判断がしやすくなるダッシュボードを展開しています。＊オンライン / オフライン問わず、操作ログを記録することが可能なため、Office365のようなオフライン環境下で編集ができるソフトも操作ログを取得します。＝オフライン環境下での隠れ残業を防止
主な機能を解説します！
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正確な労働時間の可視化・把握
全社員のログイン・ログオフをひと目で把握 できるようになる。また、PCの起動状況を記録に残し、起動回数・ 時間の算出が可能。これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって労働時間を管理していた社内体制以上に客観的かつ漏れなく業務時間を把握できます。
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セキュリティ対策
操作履歴で「いつ、どこで、だれが」操作したか 確認できるため、誤操作や管理ミス、二次被害 も防止できる。また、現在の作業内容も記録される。テレワークが普及したことで、自宅環境での情報漏洩や社内ルールの逸脱を防ぎます。
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テレワーク中の監視の対策
時間外の稼働状況や休日出勤を把握し、社員の 健康への影響をストレスの蓄積を未然に防ぎます。
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テレワーク時のタスク内容と対応時間の管理
これまでの１〜３の機能で蓄積された定量的なデータにより、プロジェクトやツールに対してメンバーごとの対応時間がみえる。結果として、部署、プロジェクト、役職・役割（社員）別にタスクの最適化が図れるようになり、組織全体の改善につながります。
タスク内容と対応時間の記録を蓄積させることで以下のようなメリットを得られます。
・特定タスクにおいて得意・苦手な社員を把握できるため、役割分担の判断材料となる
・土日の休日残業や平日の深夜残業を把握し、勤怠システムとの乖離を可視化できる
・残業をした社員を特定するだけではなく、残業の内容を把握し、是正できる
いかがでしたか？“従業員の労働時間管理でお困りでしたら、アクセスログを活用した社員のタスク内容の可視化を初めてみてください。”少しでも興味をお持ちの担当者様やクライアントの皆様は、ぜひ無料資料のダウンロードください。在宅勤務時の環境整備からテレワーク時の監視まで一から進め方を説明しております。
