こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。「在宅勤務を導入・継続したいけれど、従業員や部下がサボるのではないか？」と心配する企業担当者は多いのではないでしょうか。
本記事では、在宅勤務を従業員はどのように受け止めているのか、従業員のサボりを見極める方法、在宅勤務中のサボりが発覚した従業員への対応方法を中心に解説します。記事後半では在宅勤務中でも従業員をサボらせない方法をご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。
目次
在宅勤務中の従業員はサボりやすい？
一般的に、在宅勤務では従業員の働く様子を直接見られないことから、「もしかしたら、業務時間中にサボっている従業員がいるのではないか」と不安に感じる管理職の方は多いようです。緊急事態宣言や行動制限などが解除され以前のような往来が可能になったことを受けて、一部の業界や企業ではオフィスへの出勤を徐々に再開しています。しかし、たとえばマーケティング職・エンジニア職・人事職などの業種では、依然在宅勤務を選択・継続している模様です。
在宅勤務では気が緩んでしまう従業員も一定数いる
在宅勤務は自宅などのプライベートな環境で行うことから、オフィスに出勤する場合よりも気持ちが緩んでしまう従業員が一定数いることも確かです。周囲の目がないことからオンとオフを切り替えにくく、ついスマートフォンをいじったり家事をしたりしてしまうのです。
在宅勤務は従業員の満足度は高いものの作業効率は下がる傾向が
ある調査では、在宅勤務を導入したことに対して「満足している」と回答したのは18.8％、「どちらかといえば満足している」と回答した方は38.2％でした。在宅勤務をプラスに捉えた方は全体の半分以上にのぼる結果となりました。
ところが、在宅勤務で仕事の効率が「上がった」「やや上がった」と回答した方は33.8%。全体の半数にも満たない結果となりました。理由として自宅内では、業務に専念できる環境を用意するのは難しいことと、業務で使用するデータや資料などの閲覧に制限がかかることなどが挙げられています。両者の回答結果から、在宅勤務そのものは従業員に対して高い満足感が得られる働き方であるものの、働きやすさという観点で考えるよい影響ばかりではないことが伺えます。
管理職は在宅勤務の従業員がサボっていないか不安に感じている
管理職は、自分の部下が在宅勤務をしているときにサボっていないかどうか心配になることが多いです。「自分はサボっています」と堂々宣言するような方はなかなか見かけないので具体的な割合は不明ですが、「在宅勤務 サボり方」などのキーワードが検索されていることを考慮すると、在宅勤務中に手を抜いてしまう方は一定数いることは理解しておいたほうがよいでしょう。また、前項で取り上げた理由などから、サボる意図はなくても結果的にサボってしまったという事態もありそうです。
「サボっているかも」と思われることで在宅勤務にストレスを感じている従業員もいる
管理職側が従業員側を疑っているように、従業員側が管理職側を疑っていることもあります。どういうことかというと、「真面目に在宅勤務をしていても実はサボっていると思われているのでは？」と従業員が疑心暗鬼になっている可能性があるのです。
ある企業では、在宅勤務中にサボっているかもしれないと思われることに対してストレスを感じるかアンケート調査を実施しました。20歳代で「よく感じる」と回答したのは9.4％、「たまに感じる」と回答したのは35.0％で、20歳代では半数近くの方が、サボっていると思われることにストレスを感じていることがわかる結果となりました。
在宅勤務でサボっている従業員を見抜く方法
在宅勤務を導入している職場で、従業員が在宅勤務をしていないかどうかを見抜く方法とコツにはどのようなものがあるのでしょうか。
業務用パソコンの操作ログ
企業が従業員に貸与している業務用パソコンの操作ログをチェックする方法があります。パソコンの操作ログには、アプリケーションやファイルの利用履歴と、キーボードやマウスの操作履歴が残されています。従業員の勤務状態をチェックするには、従業員が申告した勤務時間と作業内容に対して業務油パソコンの操作ログを突合すれば具体的に把握できます。
GPSなどの位置情報
パソコンやスマートフォンなど業務で使用する社用端末の位置情報も、従業員の在宅勤務儒教を把握する判断材料になりうるでしょう。端末のGPS機能を利用すれば従業員の現在地を割り出せますので、いつどこにいたのか、どのタイミングで移動していたのかは明白です。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、出勤、退勤、休憩時間などを一括管理可能なツールです。勤務時間を正確に把握できるので、先にご紹介した業務用パソコンの操作ログと合わせて確認することで、実際の働きぶりと実績を検証できます。
インターネット閲覧履歴などのログ
業務用パソコンを使ってどのようなサイトを閲覧していたのかログを調べることで、在宅勤務中の従業員がサボっていないか調べることもできます。閲覧履歴を調べて業務に関係ないサイトの閲覧に時間を費やしていることが判明すれば、当該従業員を注意することもできます。
社内チャットなどの利用ログ
業務連絡や資料共有等で社内チャットを使用している企業も多いのではないでしょうか。実は社内チャットも、従業員の勤務状況を把握する材料になります。
メールの送信履歴やログ
従業員が社内外に向けてメールを送っているようであれば、ログが残ります。ですので、従業員が在宅勤務中にサボっていないかどうか判断する材料として、メールの送信履歴、内容、頻度を確認するのも有効です。
タスクの進捗状況
従業員各自に割り振ったタスクの詳細と進捗状況を確認することも、在宅勤務中の重ギュインの様子をチェックするのに役立ちます。進捗状況の把握と管理に役立つツールで代表的なものとしては、BacklogやTrelloなどがあります。
在宅勤務でのサボり防止には業務管理システムがおすすめ！
従業員の在宅勤務状況をチェックする方法は、このように多岐にわたります。導入しやすさやコストなどのメリットとデメリットがそれぞれ存在しますので、職場環境や人数に応じて自社に適した方法を選択しましょう。なお、みえるクラウドログは、上記内容を一括して管理でき、業務の見える化とログ管理ができるので、データに基づいた改善と組織運営に役立てられます。
在宅勤務中の従業員のサボりが発覚した場合に取るべき行動
従業員がサボるということは、企業からしてみると生産性低下を自ら招いているようなものです。従業員が在宅勤務中にサボっていたことが判明した場合、上長や担当者にはどのような対応が求められるのでしょうか。
責めすぎない
大前提として、在宅勤務でサボっていた従業員を必要以上に責めるのは避けましょう。オフィス勤務時でも、同僚たちと雑談をしたり気分転換を兼ねて休憩を取ったりすることがあるはずです。こうした行動は、常識の範囲内であれば目くじらを立てて叱責するようなものではないでしょう。
相談したり休んだりしたりしやすい職場環境か見直す
体調不良等やむをえない理由で離脱していた可能性もあります。休憩時間が異様に長い場合は、どうして長くなったのか従業員本人に直接確認するのもよいでしょう。
従業員がオンオフをつけて働きやすい環境作りを推進する
本来ならリラックスできる環境で働く在宅勤務だからこそ、従業員の時間を徹底的に管理することも視野に入れましょう。作業時間を厳格に決めることで、勤務時間内で所定の業務を終了させようとスイッチが入り集中力が高まりやすくなります。オンとオフのメリハリを付けて働くことは長時間労働の防止にも役立ちます。集中力の高め方として、仕事に専念するスペースを作ったり、こまめに休憩を挟むことを意識したりする方法があります。
従業員が在宅勤務でサボらないようにする方法３選
最後に、従業員が在宅勤務下でも業務に専念できるようにする方法で代表的なものをご紹介します。
社内チャットなどを導入してコミュニケーションをとる
従業員間でのコミュニケーションや業務連絡をするときに、社内SNSやチャットツールを活用する方法があります。
社内SNSの活用方法の具体的な例としては、その日の成果物や業務進捗をアップロードし共有することで、日報として利用する方法があります。社内SNSは、内容を見た他の従業員がコメントを付けたり、内容に不明点などがあれば書き込みを切り口に相談をしたりできるので、社内コミュニケーションにも役立つでしょう。
Webカメラを常時オンにしておく
在宅業務予定の従業員に、勤務時間中はウェブ会議システムをオンにして入室状態のままで業務をしてもらう方法もあります。この方法なら、普段は音声をオフにしておいて、必要に応じて話しかけられるような状態にできます。ただし、この方法は従業員からすると自宅の様子がまるわかりで、監視されているように感じてしまうこともあるのは留意しましょう。
監視ツールを導入
従業員が使用するパソコンに監視ツールを入れる方法もあります。監視ツールでは、監視対象のパソコンの操作ログを記録・閲覧可能です。また、インターネット接続状況も把握できるので、勤務時間中にネットサーフィンなど業務に関係ないことをしていないかどうか確認できるのも魅力です。そのため、近年では従業員の勤務状況をより正確に管理したい企業での導入が広がっています。
注意点
監視体制を強めすぎると従業員のストレスになるので要注意在宅勤務を導入した企業では、従業員がオフィスと同じように就業しパフォーマンスを発揮できるかどうかは非常に気になる部分だと思います。
しかし、生産性アップと業務効率化をもとめるあまり、過度な監視に走らないよう注意が必要です。在宅勤務をしている従業員は、さまざまな理由で業務を中断することがあります。ちょっとした気分転換の場合もありますが、子育てや介護など、商業地区から近く騒音が気になり集中できていない可能性もありえるためです。「勤務時間中なのに稼働している形跡がない」からとすぐにサボっていると決めつけるのではなく、当該従業員からも話を聞いて現状を把握して、従業員と企業の双方にとってよりよい在宅勤務を目指しましょう。
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
様々な業務管理システムが登場していますが、必要な情報が簡単に取り出せるものでないといけません。大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供する「みえるクラウド ログ」は、多くのデータから必要な情報を可視化できるスグレモノです。また、初期投資無料で、安心の月額定額制。料金を気にせず様々な機能が利用できるだけでなく、導入時はアプリをダウンロードするだけという手軽さも魅力です。管理者の負担を極力抑え、業務全体を把握できる「みえるクラウド ログ」の導入は、コンプライアンスの実践に役立ちます。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・従業員のPC起動時間、ログインログオフ状況の記録
・従業員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・個々のタスク対応時間や内容の把握
・会社や部署、各プロジェクト、個々のメンバーなど、業務の進捗状況を多角的に集計
労働時間の正確な把握
全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状況だけでなく、オフラインであってもPCログ（記録）を残せるのが魅力。
起動回数や起動時間の算出により、これまでタイムカードや勤怠打刻システムによって管理していた労働時間を、確実に把握できます。サービス残業やカラ残業が発生しても、すぐに管理者が気付くことができれば、常習化する前に素早く対応することができるでしょう。
安全安心のセキュリティ
操作履歴により、いつ、どこで、誰が、どのような操作したのかを確認できるようになります。誤操作による情報漏洩や、社内ルールの人為的な逸脱なども、タイムリーにキャッチ。早急な対応ができれば、二次被害を防ぐことにもなります。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、メンバーごとのプロジェクトや各タスクの対応時間を可視化することができます。
サービス残業の原因は、過剰なタスク量を背負うスタッフを作ってしまうこと。
可視化された業務の対応時間から、メンバーひとり一人の得意、不得意を見極め、最適なタスクの分配を実現できます。
使いやすさにこだわったダッシュボードと可視化されたデータ
多くの情報が保存されても、それを活用できなければ意味がありません。情報は把握しやすいよう可視化されるので、時間をかけて読み解く必要がなく、管理者の負担軽減につながります。
まずは知ることから！無料の資料請求を
「従業員の在宅勤務を許可しているけれど、サボっていないか心配」と考える管理者と、「ちゃんと自宅でも働いているのに、サボっていると思われていたらショックだな」と考える従業員とのミスマッチを減らしたいとお考えでしたら、無料資料をダウンロードしてみてください。業務の見える化を進めて、サボらない・サボらせない在宅勤務を実現させましょう。
