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データ漏洩や管理のためのシステムを探して辿り着いた
静岡県磐田市で40年以上、地域企業に税務・会計業務を提供し続けている、税理士法人あい会計様。
代表社員の鈴木弘之さんのもとに、総勢10名のスタッフがいます。
鈴木さんは異業種から会計業界へ転職してきました。
「採用された理由は、たぶんパソコンが強かった面もあるのだと思います。それでシステムについては、ほぼ任せてもらっていました」
税理士資格の取得後に、情報処理技術者（初級システムアドミニストレータ）の資格も取得した鈴木さん。事務所内のデータ管理は重要課題の一つでした。
「はじめはUSBメモリによるデータの持ち出し。わるいことをしようと思わなくても、データの持ち出しはコンピュータウイルス感染のリスクがあり得ます。他にも、リモートアクセスによるデータ漏洩もリスク。辞める従業員さんに大量のデータを引き出されて困ったという同業の先生の話も聞きました。ですから、『管理のためにログ（記録）を取りたいけれど、どうすればいいのか？』と、もともと考えていました」
そこで以前から、各端末の管理ができるシステムについて、調べていた鈴木さん。
「調べると『かなり高いシステムなのだなあ』と思っていたんです。その後もテレビCMで流れているようなシステムも調べましたが、コストなどから見送っていました」
こうした経緯を踏まえて、鈴木さんが知ったのが「みえるクラウド ログ」でした。
比較的安価で機能充実「自分にマッチしたシステム」
鈴木さんが「みえるクラウド ログ」と出会ったのは2022年2月のこと。
「まずは、自分の要望とマッチしているかが一番気になったところです。ご担当者から話を聞いてみると、比較的安価でイニシャルコストがあまりかからないかたちで導入できそうだと感じました。そこで、とにかく一度使ってみることにしたんですね」
実際に自分で試して、リモートワークでの記録が取れるか、従業員によるパソコンの利用状況が分かるかなどを確認したと話す鈴木さん。
「入れてみると、見たい情報がちゃんと見られる。一番良かったのは、端末画面を10分ごとにキャプチャしてくれて、誰が何をやっているかすぐわかること。リアルタイム表示に近いかたちで見られます。使用ソフトのログも残ることも良いですね。リモートワークや事務所で従業員さんが行っている仕事ぶりなどが、自動的にログが取れる。これは監督責任を果たす意味でも非常に有用だなと思いました。やらなきゃいけないと思っていたことの一つができていると感じています」
一方で、期待と違っていた部分はなかったのでしょうか。
「初めてのシステムなので、操作画面に最初は戸惑いもありました。それもご担当者の力を借りて、分かるようになりましたね。また、画面についてはデザインなので、人それぞれの好みにより印象は異なるのではないでしょうか。私は、導入して日も浅く、まだすべて確認できているわけではないですけれど、当事務所にマッチしているシステムだと感じています」
実態調査でも一役買うことに
会計業界だからこそ、進めていかなければならないデジタル化もあります。
「よくDX（デジタルトランスフォーメーション）と言われていますが、昔から何をすればいいのかよくわからないという話はありますよね。結局のところ、仕事の中で環境の変化に応じる必要はあります。電子帳簿保存法への対応や、電子インボイス（デジタルインボイス）…。業界として、やっていかざるを得ないデジタル投資があると思っています」
鈴木さんの税理士法人あい会計では、今年、税務署からの実態調査がありました。「4月のちょうど忙しい時期でしたね（笑）」と振り返ります。
「最近は「パソコン管理」も実態調査のチェック項目にあるようで聞かれました。入れ始めていた『みえるクラウド ログ』のことを話したら『それは良いですね』と。税務署も、ある程度の規模の事務所はシステムで管理すべきと認識しているのだと思いますね。ですが、まだ入れている事務所はほとんどありませんし、浸透していないようで、税理士に特化したシステムだと話したら関心を示していました。これも導入して良かったことです」
お客様へのサービス充実を目指して
最後に、鈴木さんは今後の目標について以下のように話しました。
「あい会計は、私が代表としては三代目。私は完全な外様（とざま）で、初めての親族外での承継でした。つぶすわけにはいきませんし、できれば大きくしたいですね。従業員さんへの福利厚生なども改善したいところはいろいろあります」
目指すもののためにも、お客様へのサービスを充実させたいと話す鈴木さん。
「多くのお客様がいますが、社長自身が紙で情報管理している会社は少なくありません。しかし一方で、一般的な会計事務所にしても、まだそこまで情報管理ができておらず、デジタル化を考えあぐねている先生も多いと思います。電子帳簿保存法にしても、本格的に始まれば困ってしまうのではないでしょうか。あい会計も、従業員それぞれのデジタルスキルや考え方には差があります。その点で難しさは感じます」
課題はありながらも、鈴木さんはシステム導入を前向きにとらえています。
「例えばログを監視ととらえる方もいるかもしれませんが、ログは真面目に仕事をしている証明にもなりますし、従業員さんにも良いことなのではないかと思っています。税理士法人での管理は法律で定められていますし、税理士法人でなくとも2桁以上の職員数なら、本来こうした管理システムが必要ではないでしょうか。『みえるクラウド ログ』は、その点でも、他の税理士法人にもおすすめしたいですね」
（編集協力：三坂輝、2022年7月）
コラム
担当者の視点
あい会計様には「みえるクラウド ログ」をリリースして間もない頃から、税理士法対策としての情報管理ができる点などから、ご導入いただいております。
「みえるクラウド ログ」はそこから機能アップを繰り返しており、現在は業務分析機能も充実しました。例えば、どの業務に時間をかけているのかが数字で分かるようになったり、業務に集中している時間帯などがグラフにより把握できたりもします。これらの機能のご活用も今後のお勧めですね。
