業務の見える化とは？
“見える化”は可視化と同様の意味で使用されることが多い単語です。トヨタ自動車が使用した製販分離体制の記述である。製造工程を”みえる化”するという発言や記載が初めて使用されたケースである。現在では様々な産業で使用されております。
見える化はズバリ！誰がいつ、どのような仕事をどの程度行っているかを全て可視化する作業のことを指します。本記事では次章から、業務の見える化を行う上でのメリットから始め方まで１から丁寧に説明します。
業務の見える化を行う目的
業務の見える化を行うにあたって一番大事になることは、”どんな目的で行うか”です。本章では企業が業務の見える化を行う目的の一例を紹介します。
業務の効率化を検討するため
従業員同士や会社全体で仕事の流れを再確認すると、無駄な仕事や想定以上に工数がかかる仕事に出会うこともあります。従業員一人一人に適切な仕事を振り分け、無駄のない効率的な業務分担になっているかを確認し、改善する上では現状の業務の見える化が必要になります。特によくあるケースも記載します。活躍社員に仕事が偏りがちになり、逆に売上減少や開発納期の遅れをきたします。従業員全員の業務を見える化し、仕事の量を確認し、再配分・再配置を行うことが重要なケースです。
業務の仕組みを整理するため
先ほどの目的では業務量の可視化が主な目的でしたが、業務そのものの流れを改善することも大事です。大企業では一つの行動を行うために何人もの上長のハンコが必要であったり、確認が必要であったりと工数がかかっている仕組みがあります。業務の量ではなく、流れに問題があるケースです。この場合は、従業員の業務の量を可視化するのではなく、定例業務やプロジェクトといった単位のベースで開始から完了までの流れを確認します。前で述べた量とセットで可視化することも大事です。業務量が増えている原因は業務の流れでもあるからです。
ツール導入を検討するため
業務の量や流れを見える化するためではなく、新しい製品やツール導入の検討が経営陣から報告があることもあります。本来は業務の量や流れに課題が発見された上で、可視化するケースが多いです。しかし、このように先にツールや設備・製品の導入の話題が上がることもあります。その際は現状使用しているツールの使用状況や現在導入中の製品や設備の状況を可視化する必要があります。またそもそもツール導入がない場合は、普段どんな作業で代替しているかをヒアリング等を通じて見える化する必要があります。
業務の見える化のメリット・デメリット
業務の見える化からメリットを４つご紹介します。
業務の量と流れを整理し、効率化を図ることができる
先の章の目的部分で示したように業務の見える化を行うことで、本来把握していなかった業務の内容や量、そして非効率になっている流れに気づくこともできます。これまで、主観的に遅い・早い、そして多い・少ないを感じてしまうものです。しかし、定量的・定性的に業務を見える化する必要があります。
業務の全体像を把握し、改善を行うことができる
業務量や流れを可視化すると非効率な部分や任せる人と仕事のミスマッチを発見することに繋がります。全体像の見える化によって新たな業務の流れを生み出したり、人材の再配置を検討したりすることができます。
適切な人事評価と労務問題を解決できる
これまで気づけなかった社員の頑張りや成果に気づくことができます。また非効率業務の発見が残業時間を減らし、労災問題発展を防ぐことができます。営業の役割の社員や経営陣の評価はわかりやすく営業売上や利益の増減に相関しますが、管理部門や開発・製造部門の成果は見えづらいものです。業務の見える化によって、従業員全体の働き方と評価を適正に保つことができます。
勤務体系の見直しを行うことができる
昨今、テレワークや定期的な在宅勤務制度の導入により、働き方に変容が見られております。この結果によってプライベートと仕事の境界線が曖昧になり、労働時間の増加が見られます。サボりも発生しており、従業員間の不信感も繋がっています。業務の見える化を行うことによって、サボりの抑制、業務の生産性向上、そして勤務体系の見直しにより働きやすい職場環境の実現を行うことができます。
業務の見える化を行う上での始め方
従業員への漏れのないヒアリング
業務の見える化を行う上で、従業員全員にどんな仕事をどの程度行っているかを把握することが大事です。仕事の成果やミッションだけではなく、量や経過時間も主観的に報告してもらいましょう。
日報の作成とデータ分析
会社全体で日報や月報を定量的に作成することをしてみましょう。業務の内容と経過時間を突合し、業務の量を見える化することが可能です。
業務可視化ツールの導入
日報やヒアリングでは主観的で精緻な見える化を行うことができないケースもあります。会社のスタッフも経営陣も日時の仕事内容や成果を正確かつ正直に伝えないものです。そこでパソコンの操作ログやクラウド上のカレンダーなどを見える化し、分析できるツールもあります。ぜひ正確かつスピーディな業務の見える化をする上では、業務可視化ツールの導入が大事だと言えます。
業務可視化ツールには「みえるクラウド ログ」
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【みえるクラウド ログの主な機能】
- 従業員のPC起動時間、ログインログオフ状況の記録
- 従業員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
- 個々のタスク対応時間や内容の把握
- 会社や部署、各プロジェクト、個々のメンバーなど、業務の進捗状況を多角的に集計
労働時間の正確な把握
全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状況だけでなく、オフラインであってもPCログ（記録）を残せるので、記録漏れという事態を招きません。
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