こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
働き方改革や新型コロナ感染症拡大などの影響もあり一気に増えたテレワーク。生産性が上がり、今後も続けていくとしている企業もある中、業務のやりづらさなどの問題点を抱えていた企業は、第5類への移行によりオフィスワークにシフトしています。
今後、ますます難しくなるとされる人材確保の観点からも、テレワークを導入し、生産性を上げていくことは、避けては通れないように感じます。
今回の記事では、「テレワークの生産性向上」に着目して、テレワークの概要に少し触れた後、テレワークの生産性が下がる原因から、生産性を上げるノウハウ、最後に生産性向上に役立つツールを紹介します。ますます厳しい社会情勢の今こそ、時代の波を上手く捉えて推進力を叶えましょう。
目次
いろいろあるテレワーク。正しく知って誤解を防ぐ！
情報通信技術を利用して、オフィスとは離れた場所で働く勤務形態のこと全般を「テレワーク」と呼んでいます。日本でのテレワークのはしりは、1984年の日本電気株式会社(NEC)によるサテライトオフィスの設置といわれています。都心の地価上昇や通勤のしやすさから、三菱マテリアル株式会社や日本電信電話株式会社(NTT)など、様々な企業でサテライトオフィスを設置しましたが、1991年前後のバブル崩壊とともに閉鎖が相次ぎました。
その後、インターネットの普及により、再びテレワークを導入する企業が増加。働き方改革や新型コロナ感染症拡大により、さらに柔軟な働き方が推進されました。
現在、テレワーク・リモートワーク・モバイルワーク・在宅勤務・サテライトオフィス勤務など、様々な言葉がありますね。ちょっとおさらいしておきましょう。
テレワーク？リモートワーク？在宅勤務との違いは？
インターネット環境のある自宅で働くのが「在宅勤務」。
ノートパソコン・タブレット・スマートフォンなどの端末を使い、飛行機や新幹線などの移動中、またはカフェやホテルなど、オフィスでも自宅でもない場所で働くことを「モバイルワーク」。
本来の事務所や事業所とは異なる場所に開設したオフィス(作業空間)で、オフィスに近い状態で働くことを「サテライトオフィス」。
これらの働き方の総称として、「テレワーク」や「リモートワーク」という言葉があります。
厚生労働省が定めるテレワークとは？
「テレワーク」と「リモートワーク」は、意味に違いはないと考えていいと思います。
厚生労働省が定めたガイドラインには「テレワーク」で統一されているため、自治体等の書類も「テレワーク」と表現されており、それに準じて「テレワーク」と呼称することが多いようです。
テレワークの問題点。生産性低下のナゼ？
テレワークを導入することになった背景は、企業によって様々です。
「従業員も気持ちよく働いているし、生産性も向上した」という企業もあれば、「業務が思うように進まず、苦戦をした」と答える企業も多いなど、一概に数値化できるものではありません。しかしながら、5類移行後、一定数のオフィス回帰があったことを思えば、何かしら上手くいかなかった経緯があるということです。その原因を紹介します。
なにはともあれ！コミュニケーションの問題
メンバーがどんな状況で業務にあたっているのかを、実際に見ることができないので、「今、電話するのは迷惑かな？」「こんなことでチャットを送ってもいいかな？」と、お互いに遠慮してしまうことも多いでしょう。休憩中の何気ない雑談や、ちょっとした声掛けもなくなってしまうのですから、コミュニケーション不足は必至です。
進捗状況が見えない！困りごとに気づけない！
ぐるっと見渡しても、誰がどんな作業をしているのか分かりません。「部下が取引先と電話をしている内容を聞いて、上司が問題に気付く」ということも、テレワークでは不可能です。忙しい時にメンバー同士でフォローし合うにしても、進捗状況を報告することに時間がかかってしまっては、本末転倒。また、急に差し込まれた業務を、誰に振ればいいのかを瞬時に判断し、すぐさまメンバーに伝えるのは難しくなります。状況に応じて進めるような業務は、特に生産性に影響が出るようです。
労働環境は整っている？集中できていないかも？
メンバーの視線がない状態で働くのは、集中できずミスが生じることもあるかもしれません。ついサボってしまうことも、ないとは言い切れませんね。仕事に適した環境を、すべての社員が自宅に用意できているかも分かりません。
集中力低下につながる原因は様々でしょうが、オフィス内のように管理するのは難しくなります。
テレワークの生産性向上は叶います！その秘訣は？
様々な問題点はありつつも、テレワークで成功している企業は多くあります。円滑に情報共有できるツールの整備をしたり、勤怠管理や業務管理に問題が生じないようシステム構築を進めるなど、体制を整えることが重要になります。それらのポイントについて、整理していきましょう。
コミュニケーションの方法やタイミングを見直す
気持ちよくコミュニケーションが取れる機会を設けるのは、重要なことです。短い時間でもいいので、Web会議ツールなどを使った定例会を実施するのも効果的。終業時などに、気になる点を書き出して共有するなど、「言った方がいいかな？」「どのタイミングで言おうかな？」というような、直接業務に関係なさそうな内容も気軽に発信できる場があるのは、若手社員にとっては有難いと感じるかもしれません。また、緊急の時は電話、そうでない時はチャットツールを使用するなど、ケースに応じたルールを整備しておくこともオススメです。
勤怠管理や評価制度も重要！客観的に把握するには？
タイムカードが使えないテレワークでは、始業と終業時にメールを送るなどで対応している企業も多いようです。しかし、つい忘れてしまうこともあるでしょうし、虚偽の申告がないとも言い切れません。勤怠管理がいい加減だと、給与計算の作業が滞るような事態に陥ってしまいます。そこで、労働時間の管理には、出退勤管理システムや業務管理システムをオススメします。パソコンの起動状況やログイン情報と労働時間を紐づけるシステムなら、労働時間を正確に管理でき、労働時間の超過を防ぐことにもつながります。
また、社員がどのように仕事に取り組んでいるかが見えにくいことから、上司からの評価も難しくなります。当然、正しく評価されていないと社員が感じれば、モチベーション低下を招いてしまいます。テレワークにおいては、定性的な業務目標より、定量的なものを設定することが重要。業務管理システムなどを導入し、客観的に進捗状況や効果を測定することで、公平な評価をくだすことができます。
生産性向上に必要なのは「業務の見える化」
コミュニケーション促進には、チャットツールやオンライン会議ツールの活用を。勤怠管理や業務管理は、PC利用状況やプロジェクトの進捗状況が把握できる業務管理システムの導入を。このように、テレワークをスムーズに運用するのに役立つツールは、世の中にたくさん出回っています。「何を選べばいいのか分からない」「使いこなせるだろうか？」と躊躇しているなら、ぜひ参考にしてください。
業種や勤務体制などにより多少の差はあるにせよ、重視すべきポイントは「業務の可視化」ができるかどうかです。
テレワークの弱点は、オフィスを見渡せば気づけることが「なにも見えない」という点です。業務管理システムを駆使して業務を可視化すれば、テレワークのメリットだけを享受でき、デメリットを抑えることができるのです。
テレワークに重要な「業務の可視化」は？
・業務の内容と作業時間
・進捗状況とスケジュール
・勤務時間
これらの内容を可視化することで、管理する側の負担も減り、社員も気持ちよく効率的に働くことができます。問題点に素早く気づき対処することもでき、テレワークで働く社員の不安を取り除くことにもつながります。
また、可視化された内容を分析し、改善を試みることも重要です。定期的な振り返りを行い、ナレッジや業務フローなどの改善を繰り返すことで、生産性向上につながっていくのです。
続いてオススメの業務管理システムを紹介します！
業務可視化システム「みえるクラウド ログ」
生産性向上を目指すために導入するツールは、コストパフォーマンスを重視して選びたいものです。
初期投資無料、安心の月額制で利用できる「みえるクラウド ログ」は、アプリをダウンロードするだけで始められます。
大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供しており、「業務全体を可視化できる」と今注目の業務管理システムです。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・社員のPC起動時間の把握
・社員の業務内容の可視化(PC画面キャプチャ)
・会社や部署、プロジェクト、個々のタスク対応時間や内容の把握
個々のPCにインストールすることで、PCの起動やソフトの使用状況などの操作ログを記録できるようになります。また、管理がしやすいよう工夫されたダッシュボードを装備しており、管理者の負担軽減にも役立ちます。
1番の特徴は、蓄積されたデータを可視化した状態で確認できるということ。実際の作業内容はもちろん、「どのソフトをどれだけの時間費やしたか？」「無駄な作業が入り込んでいないか？」「必要な作業が抜けていないか？」など、社員全員の働きを詳しく把握できるようになります。
社員を正しく評価することにもつながり、モチベーションの維持にも役立ちます。
さらに、オンライン中だけでなく、オフラインでも操作ログを取得できるのも「みえるクラウド ログ」の使い勝手のいいところ。効率的な働き方をしているかを見極める、重要なデータを蓄積することができます。
労働時間の正確な把握
PCの起動状況は、すべて記録します。起動回数や起動時間を記録することにより勤務時間を正確に算出。タイムカードや勤怠打刻システムの代用となり、「打刻忘れ」や「不正打刻」を回避することができます。手間のかかる勤怠管理業務も、素早く正確に行うことができるのが特徴です。
また、テレワークを含む全社員のログイン・ログオフ状態を、リアルタイムに確認することができます。ちょっとしたミーティングの時間を見つけるのも容易になり、円滑なコミュニケーションの手助けにもなります。
安全安心のセキュリティ
「いつ、どこで、誰が、どのような操作をしたのか」という細かな操作履歴を、ログとして保存。
誤操作や入力ミスだけでなく、情報漏洩や社内ルールの逸脱も、素早くキャッチすることができます。詳細なログと分析能力のおかげで、二次災害を未然に防ぐことにもつながります。
テレワーク中の監視
テレワーク中であっても、個々の作業を可視化してくれるので、管理者は安心して仕事を任せることができます。また、隠れ残業や休日勤務の把握、サボり対策にもオススメ。
勤怠業務も一括に管理できる「みえるクラウド ログ」なら、月末に手作業で集計するタイムカード方式とは違い、労働時間超過になる前に管理者が気づくことができます。法律遵守はもちろん、従業員の健康を守ることにもつながります。
タスク内容と対応時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、メンバーごとの対応時間を「見える化」。困り事を抱えている社員にもすぐに気づくことができます。また、多面的なデータをもとに分析することで、タスクの最適化や業務内容の見直しの大きな指標になります。社員のモチベーションアップだけでなく、組織全体の業績アップが期待できるのが魅力ですね。
管理者にとって把握できることが格段に多くなることで、生産性の向上や業務負担の軽減など、会社全体に良い変化が訪れることでしょう。
まずは、気軽にダウンロードできる無料の資料請求を！
情報を可視化してくれる業務管理システムを導入し、生産性向上を目指しましょう。
