こんにちは！リモートワークリサーチ編集部です。
リモートワークを導入してから数年経った企業や部門も多いのではないでしょうか。あるいは、この数年間でリモートワークOKの職場に就職や転職をしたりして、初めてリモートワークを経験したという方もいらっしゃると思います。慣れた空間で業務に専念できるリモートワークですが、「仕事中の様子を監視されているようでちょっと苦手」という方も。
本記事では、そうしたリモートワークに対して苦手意識を持っている方、リモートワークで働いている従業員の監督方法でお困りの方を対象に、リモートワークを実施することのメリットとデメリットについてご紹介します。
目次
リモートワークを可視化する目的は監視ではありません！
企業にとって、リモートワークをしている従業員が自身の業務にしっかり専念できているかどうかは気になるポイントのひとつだと思います。なかには、「リモートワークはさぼり放題だから、リモートワーク下の稼働状況を可視化しなければ」と監視体制の強化を検討中の企業担当者も多いのではないでしょうか。しかし、リモートワークの可視化の本来の目的を取り違えないよう注意が必要です。
本来の目的は業務状況を把握すること
リモートワーク中の様子を可視化する本来の目的は、従業員の監視ではありません。従業員が、いつ、何をしているのか把握することです。イメージとしては、さぼらないよう目を光らせるというよりは、従業員を見守り、必要に応じて保護をする状態です。
長時間労働の抑制と発見も兼ねている
リモートワークでは、自宅など任意の場所で業務を行うことから、一人黙々と作業をしがち。勤務前後の通勤がなく気持ちの切り替えが難しいこともあいまって、つい働きすぎてしまうという傾向があります。
オフィス勤務であれば、長時間勤務をしていたり遅くまで残業をしたりしている人がいれば、その人の上司や同僚が声をかけフォローすることもできます。しかし、リモートワークではそうはいきません。
こうした事情から、リモートワークでは従業員個々人の業務状況をより具体的に把握する目的で、可視化が必要とされているのです。
より妥当性をもたせた人事評価の根拠にも
従業員の働きぶりと成果を客観的に評価する判断材料を集めることも、リモートワークを導入する本来の目的です。
パソコンを使う業務では、忙しそうにしていてもその従業員が本当に仕事をしているのか外見だけでは判断が難しいです。「熱心にパソコンをいじっていると思ったら、ネットサーフィンをしていた」という同僚を見た経験がある方もいらっしゃるかもしれません。
リモートワークでは他の従業員の目が及ばないことから、ついさぼってしまう人も一定数存在します。リモートワーク下でも変わらず成果を出せている従業員をしっかり評価できるようにするためにも、ある程度の把握は必要なのです。
顔が見えない状態で働く従業員のコンディションを把握する役割も
同じくらい大切なのが、コンディションの把握と管理です。
たとえば、ルーティンワークを処理するときのスピードが平時よりも早ければコンディションは良好、反対に時間がかかっていたり精度が下がったりしているようであれば、コンディションを下げるような何かしらのトラブルが生じている可能性があるかもしれないと判断できます。
業務の進捗状況やコンディションは、日報や成果物の提出など目に見えるもので判断しがちです。しかし、リモートワーク中の従業員を遠隔でも見守れるシステムを導入して業務状況を客観的に把握できるようになれば、従業員本人も自覚していない不調を発見できるきっかけになるかもしれません。
業務に関連した機密情報の漏えい防止
企業にとって、情報漏洩は数あるインシデントの中でも重大かつ取引先企業に及ぼす影響が懸念される出来事です。
情報漏えい事案は、ほとんどが社内からの流出です。
独立行政法人情報処理推進機構が2020年に実施し公表した調査を見ると、情報漏洩に関するインシデント発生率は2016年よりも減少が認められるものの報告されていること、特に
- 中途退職者（役員・正社員）による漏えい
- 現役従業員による誤操作・認証等による漏えい
- 現役従業員によるルール不徹底による漏えい
が目立っていることが確認できます。ここから、業務に関連する情報の取り扱いルールの周知と徹底は企業にとって重要な課題であることがおわかりいただけるでしょう。
独立行政法人情報処理推進機構『企業における営業秘密管理に関する実態調査2020』
従業員の生産性向上にも貢献
適度なストレスとプレッシャーは、適度な緊張感をもたらします。オフィスで働いているとき、「チームメンバーや上司が見ている」と感じれば、仕事を堂々とさぼりにくいため、 業務に専念しようとスイッチが入る経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
リモートワークの監視は度が過ぎるとストレスになりますが、ほどよい加減での実施なら集中力を高めたり作業スピードを高める推進力にもなるのです。
リモートワークによるデメリットについておさらい
リモートワーク中の従業員に対する監視が行き過ぎると、どのようなデメリットが生じるのでしょうか。
監視されていると感じることが従業員のストレスになることも
直接見られていないとはいえ、パソコンの立ち上げから始まり、メールの送受信、社内チャットの利用履歴、オフィスなどの利用状況に至るまで、していることのすべてを記録されている状況では、息苦しさを感じる方がほとんどです。
従業員が無理をしすぎないよう良かれと思って導入したテレワーク管理が、かえって従業員の負担とならないよう注意が必要です。
監視体制が強化されすぎると生産性の低下を招くことがある
監視体制を強化しようと、テレワーク中はオンライン会議システムを起動させ一部始終を動画として監視できるようにしている職場もあります。ほかにも、社内チャットや通話機能等を使って業務時間中の定期的な報告を義務づけているなんてことも。
こうなってしまうと、従業員からすれば「ずっと監視されているようで落ち着かない」と感じてしまい、管理する上長や担当者としても新しい業務が増えることになり、お互いに生産性を落としてしまうでしょう。
プライバシーに対して十分な配慮が求められる
リモートワークでは、従業員のプライバシーに配慮した対応が求められます。背景を設定しないままオンライン会議システムを使用すれば自室の様子が丸わかりになってしまううえ、同居人などがいれば生活音や会話内容が伝わってしまう恐れもあるためです。
リモートワークを監視する適切な方法とは？
リモートワークをしている従業員を見守る方法は複数あります。ここでは、特に代表的な方法をご紹介します。
勤怠管理システム
メジャーな方法として勤怠管理システムの導入があります。オンライン上で出退勤を管理できるのが最大のメリットですが、自己申告制であることから実態との乖離が生じる場合もあることを考慮すると他の手段と組み合わせて運用するのがよいでしょう。
支給しているパソコンのログを管理
初期設定を行うだけで、監視対象の従業員が使用するパソコンの電源を入れたり切ったりした時間を記録・保存可能です。製品によっては、終業時間が近づくとアラートを出して退勤準備を促したりするものも。深夜時間帯にパソコンが立ち上がっている状態だと電源を強制的にシャットダウンするサービスがあるので、従業員の隠れ残業に悩んでいる職場にとってぴったりのサービスでしょう。
Webアクセス監視
どのようなサイトを閲覧しているのかログとして記録・管理する方法もあります。「業務に関係ないサイトの閲覧はバレる」と従業員も認識していればおいそれとネットサーフィンもできませんので、リモートワーク下でも業務に専念しやすくなるでしょう。
特定の条件を満たすサイトを閲覧できないようにする機能を有している製品もあります。ですので、マルウェア対策や情報漏洩対策の観点からもWebアクセス監視は有用な手段といえるでしょう。
アプリケーション起動ログ
業務で使用するアプリケーションを監視することで、利用する従業員の稼働状況とタスク進捗具合などを確認する方法です。業務に欠かせないツールが立ち上がっていない場合、利席をしていたり他のことをしている可能性があるため、利用状況から適宜判断して従業員をフォローアップするきっかけになります。
タスク管理ツール
TrelloやBackLogなどのタスク管理ツールを用いて、どの従業員が何をしているか俯瞰的に把握できるため、リモートワーク下でも従業員を適度に管理可能です。部署全体あるいは部門やチームで進めている業務の可視化も兼ねているため、円滑な業務の実施とトラブル発生時の早期対応の観点からも有益な方法です。
チャットツール
業務に関する情報共有や相談の場所を作る目的で、チャットツールを導入するのもおすすめです。
業務で困ったことが出てきたら、同じくチャットツールにログイン中の人たちに相談できます。業務以外のことは専用のスレッド（掲示板）やルームを作成しておけば、リモートワーク中でもコミュニケーション不足の解消も期待できるでしょう。
リモートワークをする従業員を監視する際に抑えておくべきポイントは４点
繰り返しになりますが、リモートワークの様子を可視化する本来の目的は、従業員をストレスや過重労働から守ることです。すべての行動をガチガチに監視することではありません。最後に、リモートワーク中の従業員に対して過度な監視が横行しないよう気を付けるべきポイントをご紹介します。
リモートワークの監視は従業員と企業の双方にメリットがあることを説明
リモートワークは、上司と部下、ひいては従業員と企業の双方にとってメリットがある行為です。
従業員側のメリットは、自身の働きがデータ化されることで人事評価に反映できること、無理な働き方をしないよう企業が”見守っていること”です。企業側のメリットは、従業員の過重労働抑止、コンディションの把握、情報漏えい対策ができることです。単なる監視ではないことと自身の成果がより透明性をもって評価できるようになることを周知すれば、従業員を不安から解放できるきっかけになるでしょう。
ネットワーク上での監視が必要な理由を明確にする
そもそもなぜリモートワークを監視する必要があるのか、前提を話しておらず認識が一致していないことから従業員が不安になっていることも考えらえます。あるいは、職場によってはリモートワーク中の様子を監視していることすら伝えられていないケースもあるかもしれません。相手に対して不信感を一度でも抱くと、その後の信頼関係に悪影響を及ぼします。従業員のリモートワーク中の様子を監視するなら、企業側は監視する理由と目的を事前に共有しましょう。
過度な監視に及ばないよう企業側は配慮する
過度な監視は、従業員のプライバシーを侵害する恐れがあります。リモートワークの様子を監視することが従業員の不利益とならないよう、企業と監視を担う担当者はリスクと対処方法について事前に学んでおくのがベターでしょう。
従業員との信頼関係を構築する
テレワークはお互いの状況が見えない状況で行われるから、オフィスに出勤し勤務するのと比べて双方の信頼関係が重要な意味を持ちます。
業務開始時や終了時あるいは新しい業務を配分する際などには、上司と部下とで連絡を取りあって
- 具体的な業務内容
- 期日
- 着手するにあたって意識する内容
等の情報を交換し認識の齟齬がないか確認する習慣をつけましょう。
PCログ管理にはみえるクラウドログ
管理者の使い勝手にこだわった「みえるクラウド ログ」をご存じですか？大手士業セブンセンスグループのセブンセンスマーケティング社が提供する業務管理システムです。
安心のセキュリティ、考え抜かれた操作性だけでなく、様々なPCログを記録し、可視化してくれるのが「みえるクラウド ログ」の大きな特徴。安心の月額定額制で、初期投資も無料と、導入のしやすさも人気の理由です。アプリをダウンロードするだけでスタートでき、サポート体制も充実！従業員のPC起動やログイン情報、操作記録などを細かく保存できるので、テレワークの監視には、とくにオススメです。
【みえるクラウド ログの主な機能】
・従業員のPC起動時間、ログインログオフ状況の記録
・従業員の業務内容の可視化（PC画面キャプチャ）
・個々のタスク対応時間や内容の把握
・会社や部署、各プロジェクト、個々のメンバーなど、業務の進捗状況を多角的に集計
労働時間の正確な把握
全従業員のPCの起動、ログイン・ログオフの状況だけでなく、オフラインであってもPCログ（記録）を残せるので、記録漏れという事態を招きません。
これまでタイムカードや勤怠打刻システムに頼っていた勤怠管理も、PCの起動回数や起動時間の算出により、自動的に記録、計算することができます。
隠れ残業やサビ残による残業時間超過、またはカラ残業やサボりなども、素早く検知！常習化する前に対応できるのが、助かります。
安全安心のセキュリティ
「いつ、どこで、誰が、どのような操作したのか」という操作履歴の記録は、トラブル時に大いに役立ちます。
誤操作による情報漏洩や、社内ルールの人為的な逸脱なども、素早く発見できれば、迅速に対応することができます。二次被害防止に一役買ってくれることでしょう。
タスク内容と対応にかかる時間の最適化
蓄積された定量的なデータにより、個々のプロジェクトや各タスクの対応時間を可視化。業務の対応時間や手が止まってしまうタイミングなど、オフィスで机を並べている時よりも、詳細まで把握することができます。
可視化されることで、従業員ひとり一人の得意、不得意を見極めることも容易に。
効率的なタスクの割り振りや、適切なフォローができれば、業務の効率化にもつながります。
使い勝手の良いダッシュボードと可視化されたデータ
膨大なデータを保存できても、活用できなくては意味がありません。
それらのデータを様々な場面で活用できるよう可視化してくれるのが、「みえるクラウド ログ」の特徴です。
見やすく工夫されたダッシュボードのおかげで、PCが得意でなくてもすぐに使いこなせるでしょう。可視化されたデータは、直感的に把握することができ、忙しい管理者の負担軽減にもつながります。まずは無料の資料請求を！
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