経営指標を可視化！ITツールで把握・分析・改善するためのツール6選

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今回は経営指標を可視化するためのシステムの中でもおすすめツールをご紹介〜♫ 皆様にとっての経営指標（経営を行う上での重要なキーファクター）は業種によって様々ですが、複数の指標を一元的に把握することで経営課題を把握することに役立つ。

可視化経営システムとは

可視化経営システム（VMS：Visibility Management System）とは、複数の経営指標を定量的に可視化し、一元管理するためのITツールを指す。経営指標は企業によって異なるが、業界によって、以下のような指標を可視化するだろう。

・全店舗の営業売上（小売サービス）
・会社全体の仕入原価（アパレル業界）
・月毎の採用決定数（人材業界）
・サブスクリプションサービスにおける月間入会者数（情報・通信業界）

可視化経営システムの導入メリット

可視化経営システムを導入することにおいては、以下のメリットが考えられる。

経営への影響

・売上予測や利益予測と実績へのズレがなくなる
・中期経営計画と短期施策に一貫性が生まれる
・社員同士、部門間のコラボレーションが促進される
・顧客情報の蓄積から市場の予測が容易になる

従業員の影響

・ミッションや営業戦略を具体的に描くことに繋がり、社員のモチベーションがアップする
・社内で統一した問題意識を醸成することができ、当事者意識を持つ社員が増える
・トラブルの未然把握、クレームの経緯等を即座に取得できる
・適切にフェーズ管理や営業売上管理、工数を把握できる
・業務のマニュアル化やナレッジの蓄積ができる

今回の記事では、以上のような効果が得られるツールを6つ厳選してお伝えする。

可視化経営システムの種別

可視化経営システムにおいては4種類に大別される。

・案件管理（販促管理）システム – CRM
・関連業務 効率化 システム
・工数/把握 システム
・業務可視化 システム

案件管理システム

案件管理システムは営業担当者や販促を担当するスタッフの営業活動を可視化する仕組みである。例えば、マーケティング施策を実施した際に得られたリード情報の管理をしたり、商談を行った顧客の成約確度を整理したりする際に、使用される。このような仕組みを導入することによって、営業ミーティングの削減につながるだけでなく、売上予測やコスト計算を容易にする。

従来、中小企業ではExcelやスプレッドシートで顧客・売上・その他情報を管理することが一般的ですが、近年ではデータ量が増える傾向が強いため、管理情報の同時アクセス・同時編集ができることも本システムの利点の一つである。

関連業務 効率化システム

関連業務効率化システムでは、営業担当者や店舗窓口はもちろん、会社スタッフ全般が使用することが多い。例えば、名刺管理システムもその一つである。営業担当者が対面での商談を実施する際に、名刺を顧客と交換する。その際の情報を会社の資産として、データで管理することができるものである。またタスク管理ツールも存在する。会社全体の施策推進状況や単純業務の進捗などを一元管理することができ、どのスタッフが担当しているかも把握することができる。

従来、PCフォルダ上や社内の資料棚、ホワイトボードで紙媒体を管理することを主流としていたが、このようなシステムの拡大によって情報の一元管理・漏洩防止・紛失防止を行っている。

工数管理システム

工数管理システムの主な利用用途は、プロジェクトや部署ごとの工数・コストを把握することである。日報記入システムと接続されることが多いが、どの仕事にどれほどの時間を要しているかを個々人で把握できる。またプロジェクトや部署に紐づけることができるため、売上に対して、どの程度の原価（コスト）になるかを把握できる。

従来、日報記入や勤怠管理システム、また自己申告によって人的工数を管理したり、人件費の割り振りを決めたりしていたが、より客観的にデータ取得ができることがウリである。

業務可視化システム

業務可視化システムは営業スタッフはもちろん、会社全体で使用されることが多い。工数管理システムと類似の側面を持っているが、アクセスログ等を活用し、客観的に工数やコストを算出できる。加えて、プロジェクトごとの工数やコストに対して、主な理由や原因もダッシュボード等を利用して可視化しやすくしている点が魅力的である。

従来、工数管理システムより取得したデータをExcel / スプレッドシート等を活用して図表で表示していた。そのようなデータ取得・整形業務自体も削減することができ、どのような改善が必要かを一目でわかる。

案件管理システムのおすすめ3選

導入社数の観点から特にメジャーな案件管理システムのおすすめを3選紹介する。

▼案件管理システム例

特に営業情報の管理や顧客情報（資産）の蓄積においては、CRM（Customer Relationship Management）と呼ばれている。案件管理はそのようなCRMシステム等も含めているが、導入社数の観点から以上のようなシステムが主流である。

Sales force Cloud

見込み顧客情報の管理から契約までの一連のプロセスを蓄積・可視化・効率化できるプラットフォームである。また近年では営業支援の側面だけではなく、マーケティング施策の管理として使用できる。そのため潜在顧客から既存クライアントの管理まで顧客間のコミュニケーションログ等を残すことが魅力的である。

Salesforceは単体のサービスや機能を指すものではなく、顧客との接点領域によってさまざまな製品に分かれており、それらを組み合わせて導入することにより、より大きな効果を得ることができます。

Hubspot（ハブスポット）

営業管理からマーケティング活動、カスタマーサポートへの問い合わせ管理まで、幅広く利用可能ができる。先のSalesforceと機能面は類似しているが、無料利用できる範囲が大きいことが魅力的である。

kintone（キントーン）

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームである。ノンコード（プログラミング作業なし）で、日報・スケジュール管理・問合せ管理・顧客情報の管理・採用管理などの、業務で実践的に使えるアプリを作成・運用できる。

一番の強みはエンジニアでなくともノンコードでアプリを組み合わせながら、顧客情報マスタシートから採用管理ツールまで生み出せること。

関連業務効率化システムのおすすめ3選

導入社数の観点から特にメジャーな関連業務効率化システムのおすすめを3選紹介する。

▼関連業務効率化システム例

名刺管理 SanSan

カメラ機能からOCM技術を利用してテキストデータ化する。これによって名刺の99.9%以上をデータ管理することができる。従来は営業担当者がそれぞれ紙媒体で管理していたが、会社全体として蓄積できるため、正確な顧客情報を全社で共有し、社外へのコミュニケーションをシームレスにするだけではなく、クロスセルやアップセルといった営業機会を生み出すことにも役立つ。

Asana（アサナ）

導入実績10万社以上のタスク管理やプロジェクト管理まで対応できるツールである。米国の会社が開発し、日系企業や非営利団体での利用も進んでいる。

操作面に関してはドラック等のマウス操作で情報更新や編集することができる。タスクの進捗や提出期日も個々人で設定することができる。ルール設定で毎日の作業を自動でタスク化したり、反復するプロジェクトをテンプレート化し、工程をタスク化したりできます。チームやメンバーごとの仕事量をグラフで可視化できるため、状況に合わせた業務の割り振りに役立つ。

ChatWork（チャットワーク）

現在41万社以上が導入しているチャットツールである。社内外問わずアカウントを保有している方々とコミュニケーションをとることが可能。従来はメールや電話で社内外のコミュニケーションをとっていたが、より効率的かつ迅速に情報共有を行うことができる。

LINEやSlackツールと同様にグループでチャットを行うことができるため、1onNに対して情報提供を行うことも可能。また資料の受け渡しなども容易である。無料での利用もできるため、小規模プロジェクトや少人数で連絡先を交換する場合などにも利用できる。

業務可視化システムのご紹介「みえるクラウド ログ」

最後に業務可視化ツールのご紹介。リモートワークリサーチの運営元であるセブンセンスマーケティング株式会社が販売する「みえるクラウド ログ」である。

業務改善等の仕事を行う際に最も重要な観点は、現状の業務状況を詳細に把握し、改善施策の着手における優先順位や重要度をつけることである。

本システムは、パソコンの操作ログを利用し、社内スタッフの作業内容をリアルタイムで可視化する。加えて、会社全体やプロジェクトごとに業務量や業務時間を統合・可視化・分析を行うことができるツールである。

「在宅勤務時に社員がどの程度仕事をしているかわからない」
「各プロジェクトごとの工数や原価率を客観的に知りたい」
「社員に本日実施した業務の日報を書かせるには負担が大きすぎる」

このような課題に対して、効率的かつ見やすくアプローチができるシステムだ。

業務可視化システム「みえるクラウド ログ」の機能概要

業務が「みえる」だけでなく、ログとして記録されるので蓄積されたデータからよりよい組織へ生まれ変わります。PC操作上の作業はもちろんのこと、各クライアントごとの作業工数や処理速度を見ることができるため、社内のチームやプロジェクトごとの改善点が可視化されます。

1.業務時間管理

全社員のログイン・ログオフをひと目で把握 できるようになる。また、PCの機動状況を記録に残し、起動回数・ 時間の算出が可能。

2.セキュリティ管理

操作履歴で「いつ、どこで、だれが」操作したか 確認できるため、誤操作や管理ミス、二次被害 も防止できる。また、現在の作業内容も記録される。

3.隠れ残業防止/勤怠状況の可視化

時間外の稼働状況や休日出勤を把握し、社員の 健康への影響をストレスの蓄積を未然に防ぎます。

4.業務の可視化・改善

これまでの１〜３の機能で蓄積された定量的なデータにより、プロジェクトやツールに対してメンバーごとの対応時間がみえる。結果として、役職・役割別にタスクの最適化が図れるようになり、組織全体の改善につながる。

いかがでしたか？少しでも興味をお持ちの担当者様やクライアントの皆様は、ぜひ無料資料のダウンロードください。在宅勤務時の環境整備からリモートワーク時の監視まで一から進め方を説明しております。

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