【2023年最新】業務可視化ツール比較7選！タイプ別に紹介

業務量可視化ツールの種類

業務量可視化ツールは大きく2つの種類に分けられます。

業務可視化特化型

こちらはPCログから従業員一人ひとりの業務実態を可視化し、業務改善のため大きく役立ちます。各従業員のPCログを記録することで、時間ごとの仕事の仕方、よく使用するアプリやブラウザの把握、顧客や案件ごとに費やしている時間が分かるので、具体的なフィードバックをしたり、振り返り時に定量数値を見て、業務改善が出来るため、改善点が明確になったうえで日々の業務効率を改善することが出来ます。

これだけではなく、PC起動時からログを記録しているので、「勤怠時間の差異」や「休日出勤」、「隠れ残業」等も把握でき、不正行動の防止も可能です。業務を詳しく可視化し、様々な観点から業務効率を改善したり、従業員の早期成果創出を目的をするならば業務可視化特化型が良いでしょう。

IT資産管理型

IT資産管理型は「資産管理」、「デジタル情報のセキュリティ管理」をメインとしたツールの1つとして業務量可視化のための機能が備わったものになります。IT資産管理ツールの導入も導入したい場合は、こちらを検討しても良いでしょう。

ただし、多くの企業では目的に応じてツールを使い分けて、専門性や深い分析の基に、業務効率化を図っています。それだけ業務改善を行うのは難しく、会社経営の基盤は売上の向上であり、そのためには業務改善は必須です。

「Qasee」では、業務量を可視化した後に、蓄積したデータに基づいて各従業員ごとの独自の業務レポートまで作成し、業務改善に役立ちます。「みえるクラウドログ」では、業務データと労務データを可視化し、10分に1度のスクリーンショットで作業画面が把握でき、蓄積されたPCログを基に自動分析を行い、案件ごとにかかる作業時間やコストまで可視化出来ます。いずれのサービスも「PCログ」を取得することでスピーディーかつ正確に情報を可視化出来るものです。

業務量可視化ツールとは何か/業務量可視化ツールで出来ること

業務可視化ツールとは、従業員が使用するデバイスの利用時間と動きを、可視化し、蓄積したデータを分析し、業務改善に役立てるツールです。定量的なデータから「1人当たりの生産性」を把握したり、勤怠時刻と作業時間を照らし合わせることで「不適切な業務実態の是正」など、PCログから分析を行うことで、ありとあらゆる業務改善に繫げることができます。

また、近年では働き方改革の推進やリモートワークの普及による働き方の多様化、業務委託等の働き方と雇用方法の選択が増えたことにより、業務量の把握と可視化がより一層重要視されています。1つのツールを導入するだけでも自動的に定量分析まで出来ることから今では多くの企業での導入が進んでいます。

業務量可視化ツールのメリット

業務可視化ツール導入するメリットは大きく分けて4つあります。

業務効率の可視化から改善まで

業務可視化ツールのほとんどは、それぞれのPCログを記録し続けることで「一人ひとりの業務量」が定量で把握出来ます。これにより、営業職であれば、顧客との商談時間にどれほど時間を使えているか、資料作りに時間を割きすぎて、顧客接点の時間が確保出来ていないなどがわかります。プログラマーであれば、案件ごとの業務量を把握することで、各個人のプログラマーが得意な案件の傾向や、言語が把握でき、適材適所に人員をアサイン出来ます。

問題の早期検知

業務を可視化することで、就業時間中にSNSやインターネットショッピング等の「業務とは関係のない行動」の検知や、外部ディスクやクラウドサービスへの接続といったデータ持ち出しの検知も可能なので、早期に問題を検知し、対策を施すことが出来ます。例えば、「みえるクラウドログ」であれば、PCログデータに基づいて、特定の検索ワードで絞り込むことで、事前に業務リスクを把握することが出来ます。

自社データならまだしも、顧客データが含まれるものまでが漏洩してしまったら、取引先との大きなトラブルにまで発展しかねません。業務可視化ツールを導入することで「今後起こる可能性がある問題」までも把握し、事前に対策を講じることが出来るようになります。

フィードバックの適切化

これまでは自己申告制でExcelやWordに一日の行動を記入して、それを基にフィードバックを行っていたものが、業務量可視化ツールを導入することで、定量数字が分かるので、それを基に仕事のプロセスを分解して、適切なフィードバックをすることが出来るようになり、業務効率の早期改善も実現出来ます。

また、蓄積したPCログデータを基に分析してくれるツールであれば、適宜分析結果を本人に共有することで、無駄な工数を省いて、業務効率の早期改善も可能です。これまで蓄積した分析結果を月単位や年単位で見比べていくことで、どういったアクションを起こすことで、能力が伸びるのか、出来ないことが出来るようになるかも把握出来るので、中途社員や新卒社員の育成にも応用することが可能です。

プロジェクトの細かな進捗把握

複数の案件をチームに分けて仕事を推し進めていくと、各案件ごとの始まり〜完了までのプロセスを細かく把握出来にくく、それによって納期から逆算した時に遅れが出たり、顧客の要望に対してスピーディーに対応出来なくなることが多々あります。

しかし、業務可視化ツールを導入することで、それぞれのプロジェクトの管理を一目で分かるようになり、確実に納期通りに推し進めることが出来たり、スピードと品質を担保して日々の業務を進めることが出来ます。特に顧客起点での業務においては納期遅れやズレが生じるのは致命傷のため、プロジェクトの進捗を細かく把握するのは必須でしょう。

業務量可視化ツールのデメリット

業務可視化ツールは導入するだけで完結するものではありません。蓄積して分析されたデータを基に最終的には人がデータを通して業務改善や部下へのフィードバックに活かしていきます。可視化されたデータを活かせるかがポイントであり、それが難しいのであれば余計な混乱や、不適切なフィードバックをしてしまい、従業員の士気やチームメンバーのモチベーションを下げるだけです。

事前に必ずそれぞれのツールを比較して、自社できちんと活かせるかどうかを検討したうえで導入をしていきましょう。

業務量可視化ツールの比較ポイント

おすすめの業務量可視化ツール5選

おすすめの業務可視化ツールを、特徴と併せてご紹介します。

MeeCap

こちらのツールでは業務時間を可視化し、作業傾向から非効率的な業務プロセスを抽出することが出来ます。業務プロセス図や業務ログを自動生成してくれるため、業務の非効率性の根本的な要因を発見し解決するのに役立ちます。案件処理の件数やそれぞれの所要コストも測定し、常に最新のデータを取り続けることで、データに基づいた正確かつ的確な意思決定や組織作りが実現されます。

・料金:要問い合わせ
・無料トライアルなし

Qasee(カシー)

専用アプリをPCにインストールするだけで計測開始出来る簡単導入可能な便利ツール。従業員ごとにプロジェクトと作業を紐付けし、データに基づいて、プロジェクトや作業単位でのコスト把握が可能になります。週次・月次単位で、社員や組織の働き方のステータスをスコア化し、業務負荷や工数も可視化することができ、負荷の大きいメンバーには独自のアラート機能で知らせて、思わぬ休職や離職を防ぐことが出来ます。工数を把握することで、正確な見積もり金額を提示することができ、競合他社要因やクライアントの要望に合わせた金額に対応出来、これまでのような失注を減らすことも可能です。※WindowsとMacに対応。Googleカレンダー、Outlookカレンダーと連携も可能です。

・料金：問い合わせ
・無料トライアル有

Look me

PCログから業務時間の内訳を細かく抽出し、課題や問題を早期に発見することができ、業務改善やRPAツールの導入が可能になります。全部の作業ログをアプリやサイトごとに切り分けて情報を残すことも出来るので、プロジェクトとメンバーが使うアプリの比率や比重が分かり、加速度的に案件の振り分けを適正化出来たり、最小の工数で最大の利益を図ることが出来ます。また、USBデバイスなどでPC内の情報を移した場合などについても、履歴を残すことができるので、情報漏洩を防止することができます。

・料金：月額基本料[2,200円/部署] + 月額ライセンス利用料[11,000円/台]※税込
・無料トライアルなし

F-Chair+

PC用アプリをインストールして、出勤・退勤を押すだけで、勤務時間の中抜け時間や休憩時間が一覧で表示されます。業務実態の細かな可視化が実現でき、過剰労働や生産性の把握ができ、無駄な工数削減が期待出来ます。退席中にはPCを使用できないように設定も出来るので、正確な業務量を把握出来ます。業務ごとの作業時間も記録でき、その日の日報も自動作成する他、業務ごとの分析から評価までも自動で行えます。

・料金:スタンダードプラン:月額1000円/人、プレミアムプラン:1500円/人、各税別
・無料トライアル有

みえるクラウドログ

PCログの蓄積と10分ごとのスクリーンショットにより、業務をみえる化するツールになります。勤務時間を可視化して基本的な労働状況や業務効率の改善まで可能なうえに、データの持ち出しや勤務中のサボりも感知でき、不正行動の防止までもが可能です。案件ごとにかかるコストも細かく分析出来るので、採算の健全化や、利益の最大化も図ることができ、極めて正確なデータを基に従業員に対してフィードバックが可能になります。

※導入してからのサポート体制も充実

・料金:月額3万円で全ての機能が使い放題
・無料トライアルなし
・資料請求後担当サポートから詳しいご案内有

MITERAS

大手のパーソルが提供する業務可視化ツールで、蓄積したログから業務量を把握し、勤怠管理に加えて、社員のコンディションを可視化し、理想の働き方を実現します。キーボードを押している時間や1ヶ月ごとのPCデータをCSVファイルで保管出来る。データの掛け合わせも出来るので、複数の観点から客観的にデータを見ることが出来る。

・料金:初期費用:48万円〜240万円、月額:4万円
・無料トライアル有

まとめ

多くの業務可視化ツールの基本的な機能は変わらないため、データの分析や可視化の方法、どこまでデータを取得することが出来るのかをきちんと見たうえで検討しましょう。単純な業務可視化だけでなく、導入してからのサポートがあるか、データの不正持ち出しを防止出来るのか等、細かな機能も比較検討し、どのツールが自社と1番親和性があり、実際に使用することが出来るかまで考えて導入してみてください。